Kaksoiskappaleiden tunnistus: yhtäkään dokumenttia ei kirjata kahdesti
Kontevia tarkistaa jokaisen saapuvan dokumentin jo käsiteltyjä dokumentteja vasten. Se tunnistaa saman laskun tai kuitin, vaikka se olisi saapunut kerran valokuvana WhatsAppissa ja kerran PDF-tiedostona sähköpostitse. Epäilty kaksoiskappale merkitään, ja päätös jätetään sinulle.
invoice_hosting_08.pdf
184 KB, PDF
Lasku käsitelty: 3 rivikohtaa, netto 1 200 €, ALV 25.5 % 306 €, yhteensä 1 506 €. Ei kaksoiskappale. Kategoria: ohjelmistot ja hosting. Eräpäivä 14 päivän kuluttua.
Miten se toimii
Dokumentti saapuu mitä tahansa kanavaa pitkin
WhatsApp, sähköposti tai lataus hallintapaneeliin. Tarkistus toimii kaikissa kanavissa yhdessä.
Vertailu olemassa oleviin dokumentteihin
Uutta dokumenttia verrataan jo käsiteltyihin. Sillä ei ole väliä, onko kyseessä valokuva, PDF vai kuvakaappaus.
Epäilyttävän merkitseminen
Mahdollinen kaksoiskappale merkitään näkyvästi. Mitään ei hylätä eikä kirjata hiljaisesti.
Päätös on sinun
Yhdellä klikkauksella vahvistat kaksoiskappaleen (dokumentti suljetaan pois) tai merkitset sen uudeksi dokumentiksi, esimerkiksi kahden peräkkäisen samanlaisen ostoksen tapauksessa.
Miksi kaksoiskappaleet ovat petollisia
Kaksoiskappale ei ole huolimattomuutta, vaan luonnollinen seuraus siitä, miten dokumentit liikkuvat. Toimittaja lähettää laskun sähköpostitse ja viikkoa myöhemmin lähettää sen uudelleen muistutuksena. Yrittäjä valokuvaa kuitin kassalla ja lähettää sen illalla uudelleen varmuuden vuoksi. Asiakas antaa kirjanpitäjälle kansion, joka on puoliksi täynnä jo aiemmin lähetettyjä dokumentteja.
Seuraukset eivät ole pelkkää kosmetiikkaa: kahdesti kirjattu kulu tarkoittaa liian suuria kustannuksia, väärää arvonlisäveron vähennystä ja verotarkastuksessa jälkiverotusta sanktioineen. Kaksoiskappaleiden seuranta käsin on juuri sellaista työtä, jossa ihminen tekee virheitä satojen dokumenttien jälkeen, mutta kone ei.
Tarkistus, joka ei vaadi kurinalaisuutta
Hyvän kaksoiskappaleiden tarkistuksen keskeinen ominaisuus on, ettei se riipu lähettäjän toiminnasta. Asiakkaiden ei tarvitse miettiä, ovatko he jo lähettäneet dokumentin tai millä kanavalla. Järjestelmä vertaa itse dokumentteja, joten se tunnistaa saman kuitin riippumatta muodosta ja kanavasta, jolla se saapui toisen kerran.
Toinen keskeinen ominaisuus on, että viimeinen sana on ihmisellä. Kaksi aidosti samanlaista peräkkäistä ostosta (kaksi samanlaista kahvia, kaksi samanlaista tankkausta) näyttävät kaksoiskappaleelta, vaikka eivät sitä ole. Siksi epäiltyä dokumenttia ei koskaan hylätä automaattisesti, vaan se merkitään ja jää odottamaan vahvistusta.
Tyypillisiä tilanteita, jotka tarkistus havaitsee
| Tilanne | Mitä tapahtuu |
|---|---|
| Sama lasku saapui sähköpostitse kahdesti | Toinen merkitään mahdolliseksi kaksoiskappaleeksi |
| Kuitti valokuvana WhatsAppissa ja PDF-tiedostona sähköpostitse | Järjestelmä tunnistaa saman dokumentin eri kanavien välillä |
| Asiakas antoi kansion, jossa oli jo lähetettyjä dokumentteja | Kaksoiskappaleet merkitään, uudet menevät läpi |
| Kaksi aidosti samanlaista peräkkäistä ostosta | Merkitään tarkistettavaksi, yksi klikkaus vahvistaa molemmat |
Usein kysytyt kysymykset
Miten Kontevia tunnistaa kaksoiskappaleen?
Se vertaa itse dokumentteja, ei tiedostoja. Siksi se havaitsee saman laskun, vaikka se olisi saapunut kerran valokuvana ja kerran PDF-tiedostona eri kanavaa pitkin. Epäilty dokumentti merkitään, ja päätös jää käyttäjälle.
Voiko tarkistus poistaa dokumentin vahingossa?
Ei. Tarkistus ei koskaan poista tai hylkää mitään automaattisesti. Mahdollinen kaksoiskappale vain merkitään näkyvästi ja jää odottamaan vahvistustasi, vasta sen jälkeen se suljetaan pois.
Entä jos minulla todella on kaksi samanlaista ostosta?
Kaksi peräkkäistä samanlaista dokumenttia (esimerkiksi kaksi samanlaista tankkausta) merkitään tarkistettavaksi. Yhdellä klikkauksella vahvistat ne kahdeksi erilliseksi dokumentiksi, ja molemmat kirjataan normaalisti.
Toimiiko tarkistus kirjanpitäjillä, joilla on useita yrityksiä?
Kyllä. Tarkistus toimii kunkin yrityksen sisällä erikseen, joten sama dokumentti kahdessa eri yrityksessä ei virheellisesti näy kaksoiskappaleena, mutta yhden yrityksen sisällä tapahtuva kaksoislähetys havaitaan.
Aiheeseen liittyvät ominaisuudet ja työkalut
Kokeile omilla dokumenteillasi
Lähetä muutama dokumentti ja näe tietojen poiminta, kategoriat ja ALV omin silmin. Ilmainen kokeilu, ei vaadi korttia.
Päivitetty 7. syyskuuta 2026