Tietosuojaseloste

Kontevia-verkkosivuston ja -palvelun yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä on edellä yksilöity Eucalypt 4 s.r.o. Henkilötietoja koskevat kysymykset ja oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen hello@kontevia.com.

Tätä selostetta sovelletaan kontevia.com-sivuston ja sen maakohtaisten versioiden kävijöihin, Kontevia-palvelun käyttäjiin sekä meihin yhteyttä ottaviin henkilöihin. Se on laadittu EU:n laajuisesta näkökulmasta; kansallisen lainsäädännön asettamia lisävaatimuksia sovelletaan lisäksi.

Palvelun käyttäjien tietojen (rekisteröinti-, yhteys-, laskutus- ja käyttötiedot) osalta Eucalypt 4 s.r.o. on rekisterinpitäjä, ja tätä selostetta sovelletaan kokonaisuudessaan.

Käyttäjän lataamien kirjanpitoasiakirjojen sisältämien henkilötietojen (käyttäjän asiakkaiden ja toimittajien nimet, osoitteet, ALV-tunnisteet ja pankkitiedot, työntekijätiedot palkka-asiakirjoissa) osalta käyttäjä on rekisterinpitäjä, ja Eucalypt 4 s.r.o. toimii käsittelijänä käyttäjän ohjeiden mukaisesti. Tätä käsittelyä säätelee tietojenkäsittelysopimus. Jos olet jonkin käyttäjämme asiakas tai toimittaja ja sinulla on kysymyksiä tiedoistasi, ota ensin yhteyttä kyseiseen yritykseen.

Verkkosivuston kävijät

• Sivujen toimittamiseen tarvittavia teknisiä tietoja (IP-osoite, selain, pyydetty URL-osoite) käsitellään verkkosivuston toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi oikeutetun etumme perusteella (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), ja niitä säilytetään palvelinlokeissa lyhyen aikaa.
• Google Analytics 4 (kävijätilastot) toimii verkkosivustolla ja neuvojahakemistossa vasta, kun olet hyväksynyt analytiikkaevästeet evästebannerissa (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Microsoft Clarity ja Google Adsin konversioseuranta eivät ole tällä hetkellä käytössä; jos otamme ne käyttöön, nekin toimivat vain suostumuksellasi. Tarkemmat tiedot ovat evästekäytännössä.
• Mainoskampanjoiden attribuutio (lähde ja mainosklikkauksen tunniste, jonka kautta saavuit) tallennetaan evästeeseen db_attr enintään 90 päiväksi ja vain, jos hyväksyt markkinointievästeet (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta); ilman suostumusta mitään ei tallenneta. Jos rekisteröidyt sen jälkeen, attribuutio tallennetaan tiliisi kampanjoiden tehokkuuden arvioimiseksi.

Yhteydenotot

• Jos kirjoitat osoitteeseen hello@kontevia.com tai otat yhteyttä WhatsAppin kautta, käsittelemme sähköpostiosoitettasi tai puhelinnumeroasi, nimeäsi ja viestin sisältöä ainoastaan vastataksemme sinulle (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta). WhatsApp-viestejä käsittelee Meta Platforms Ireland Ltd. omien ehtojensa mukaisesti.
• Uutiskirjetilaukset perustuvat suostumukseesi, jonka voit peruuttaa jokaisessa sähköpostissa olevalla tilauksen peruutuslinkillä.

Palvelun käyttäjät

• Tunniste- ja yhteystiedot (nimi, yritys, sähköposti, puhelinnumero, osoite, ALV-tunniste) tilin luomista ja hallintaa sekä yhteydenpitoa varten: sopimuksen täyttäminen (6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
• Laskutustiedot (laskut, maksujen tila, tilaustaso, käyttö) tilauksen laskuttamiseksi ja kirjanpitovelvoitteiden täyttämiseksi: sopimuksen täyttäminen ja lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan b ja c alakohta). Korttitiedot käsittelee Comgate, a.s., eivätkä ne koskaan päädy palvelimillemme.
• Kirjautumis- ja tietoturvatiedot (salasanan tiiviste, kirjautumispalveluntarjoajan tunniste, chat-kanavassa käytetty WhatsApp-puhelinnumero, kirjautumisen IP-osoite ja aika, laitetyyppi, toimintaloki) tilin suojaamiseksi ja väärinkäytösten havaitsemiseksi: sopimuksen täyttäminen ja oikeutettu etu.
• Käyttötiedot (käsiteltyjen asiakirjojen määrä, käytetyt toiminnot, virheraportit) Palvelun toiminnan, tuen ja kehittämisen varmistamiseksi: oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
• Lataamiesi asiakirjojen sisältö, ohjeidesi mukaisesti, Palvelun toimittamiseksi: sopimuksen täyttäminen; kyseisissä asiakirjoissa olevien kolmansien osapuolten tietojen osalta toimimme henkilötietojen käsittelijänä, kuten kohdassa 2 kuvataan.
• Yhteydenpito asiakastuen kanssa (sähköpostit, chat-viestit) pyyntöjesi ratkaisemiseksi: sopimuksen täyttäminen.

• Tili- ja käyttötiedot: sopimuksen keston ajan sekä 90 päivää sen päättymisen jälkeen viennin mahdollistamiseksi, minkä jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
• Palveluun ladatut asiakirjat: sopimuksen keston ajan; sopimuksen päätyttyä 90 päivää vientiä varten, ellet poista niitä aiemmin tai pyydä meitä säilyttämään niitä pidempään arkistointia varten.
• Laskutustiedot: Tšekin tasavallan vero- ja kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan, tällä hetkellä kymmenen vuotta.
• Asiakastuen viestintä: sopimuksen keston ajan ja yhden vuoden sen jälkeen.
• Oikeudellisten vaateiden esittämiseksi, käyttämiseksi tai puolustamiseksi tarvittavat tiedot: kunnes sovellettavat vanhentumisajat päättyvät.
• Muiden kuin käyttäjien yhteydenotot: niin kauan kuin niiden käsittely edellyttää, enintään yhden vuoden.
• Suostumustiedot (evästevalinnat, ehtojen hyväksyminen): ajan, jonka aikana meidän on kyettävä osoittamaan suostumus.

Jaamme henkilötietoja vain palveluntarjoajille, jotka auttavat meitä tuottamaan Palvelun, ja vain tarpeellisessa laajuudessa: palvelinhosting, tietokanta ja tallennus, sähköpostien toimitus, maksujen käsittely, WhatsApp-viestialusta, tositteiden tulkinnan ja avustajan mallit sekä pankkiyhteyden tarjoajat, kun yhdistät pankkitilin. Analytiikkatyökaluja lisättäisiin vain suostumuksellasi. Jokaista palveluntarjoajaa sitoo tietojenkäsittelysopimus.

Ajantasainen luettelo alikäsittelijöistä käyttötarkoituksineen ja sijainteineen on julkaistu alikäsittelijöitä koskevalla sivulla. Viranomaiset saavat tietoja vain lain sitä edellyttäessä.

Osa palveluntarjoajista sijaitsee Euroopan talousalueen ulkopuolella, pääasiassa Yhdysvalloissa. Näihin tehtävät siirrot suojataan EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehyksellä, jos palveluntarjoaja on sertifioitu sen mukaisesti, tai Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla yhdessä tarvittavien lisäsuojatoimien kanssa. Voit pyytää kopion suojatoimista.

Sovellamme riskiä vastaavia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä: salaus siirron aikana (TLS 1.2 tai uudempi) ja levossa (AES-256), pääsy tarpeen mukaan monivaiheisella tunnistautumisella ylläpitopääsyssä, henkilötietoihin kohdistuvan pääsyn kirjaaminen, säännölliset varmuuskopiot testatulla palautuksella, valvonta sekä häiriötilanteiden hallintamenettely.

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, joka todennäköisesti aiheuttaa riskin oikeuksillesi, ilmoitamme siitä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa ja korkean riskin tapauksessa myös asianosaisille ilman aiheetonta viivytystä.

Jos yhdistät Kontevia-tilisi liittimemme kautta avustimeen, kuten ChatGPT tai Claude, vain avustimen ohjeidesi mukaisesti pyytämät tiedot välitetään: asiakirjojen luettelot ja tiedot, ALV-yhteenvedot, raportit ja tilin tila. Pääsy on sidottu API-avaimeen, jonka voit peruuttaa milloin tahansa tilin asetuksista; avaimen peruuttaminen päättää pääsyn välittömästi.

Emme luovuta tietojasi millekään palveluntarjoajalle sen mallien kouluttamista varten, emmekä koskaan jaa muiden käyttäjien tietoja. Käsittely avustimen puolella määräytyy valitsemasi palveluntarjoajan ehtojen mukaan. Jokainen liittimen kutsu kirjataan (aika, avain, käytetty työkalu) tietoturvaa ja laskutusta varten.

• Oikeus tarkastaa tiedot (15 artikla): saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja kopio niistä.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen (16 artikla): virheellisten tietojen korjaaminen ja puutteellisten tietojen täydentäminen.
• Oikeus tietojen poistamiseen (17 artikla): tietojen poistaminen, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole oikeusperustaa. Tämä ei koske tietoja, joita meidän on lain mukaan säilytettävä, kuten laskuja.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla): käsittelyn rajoittaminen, kun tietojen paikkansapitävyydestä tai laillisuudesta käydään kiistaa.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 artikla): saada tietosi jäsennellyssä, koneluettavassa muodossa; Palvelu tarjoaa tähän tarkoitukseen vientitoiminnon.
• Vastustamisoikeus (21 artikla): vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, mukaan lukien suoramarkkinointi, milloin tahansa.
• Suostumuksen peruuttaminen (7 artiklan 3 kohta): milloin tahansa, ilman että se vaikuttaa ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Valitus: valvontaviranomaiselle. Tšekin tasavallassa tämä on henkilötietosuojavirasto (Urad pro ochranu osobnich udaju, https://uoou.gov.cz). Voit myös tehdä valituksen oman asuin- tai työskentelymaasi viranomaiselle.

Käyttääksesi jotain näistä oikeuksista, lähetä sähköpostia osoitteeseen hello@kontevia.com. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa; voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi.

Verkkosivustolla käytetään evästeitä ja vastaavia tekniikoita. Ehdottoman välttämättömät evästeet asetetaan oikeutetun etumme perusteella; analytiikka- ja markkinointievästeet vain suostumuksellasi, jonka voit muuttaa milloin tahansa alatunnisteen evästeasetuksista. Täydellinen luettelo ja säilytysajat löytyvät evästekäytännöstä.

Päivitämme tätä käytäntöä, kun Palvelu tai lainsäädäntö muuttuu. Käyttäjille ilmoitetaan sähköpostitse tai hallintapaneelin ilmoituksella; ajantasainen versio on aina saatavilla tällä sivulla viimeisimmän päivityksen päivämäärän kanssa.