Kuitit chatin kautta: kuvaa se ja se on kirjattu
Kontevia muuttaa WhatsAppissa lähetetyn kuitin valokuvan valmiiksi kirjanpitoasiakirjaksi. Muutamassa sekunnissa se poimii summan, päivämäärän, toimittajan ja ALV-erittelyn ja valmistelee viennin kirjanpitäjällesi. Ei asennuksia, ei uudelleenkirjoitusta.
IMG_2041.jpg
1.2 MB, JPG
Käsitelty 4 sekunnissa: Neste, Helsinki Yhteensä 55,00 €, ALV 25.5 % = 11,18 € Kategoria: polttoaine ja matkat Vastaa 'muokkaa', jos haluat muuttaa jotain.
Miten se toimii
Kuvaa ja lähetä
Ota kuittikuva puhelimellasi ja lähetä se tavallisena WhatsApp-viestinä. Myös PDF-lasku tai monisivuinen asiakirja käy.
Automaattinen tunnistus
Muutamassa sekunnissa saat erittelyn: summa, päivämäärä, toimittaja, ALV-tunniste, ALV verokannoittain ja ehdotettu kategoria.
Tarkista ja hyväksy
Tarkista asiakirja yleiskatsauksessa ja muuta kategoriaa tarvittaessa. Kaksoiskappaleet tunnistetaan ja merkitään.
Vienti kirjanpitäjälle
Hyväksytyt asiakirjat viedään CSV- tai Excel-muodossa, jonka Netvisor tai Procountor voi tuoda, tai suoran integraation kautta.
Miksi käsitellä kuitit nyt, ei kerran kuukaudessa
Paperinen kuitti on liiketoiminnan epäluotettavin asiakirja: se haalistuu, katoaa, ja kuukauden lopussa kukaan ei enää muista mistä se oli. Useimmat yrittäjät kasaavat kuitteja ja lajittelevat niitä silloin tällöin, mikä tarkoittaa illan lajittelutyötä ja silti puuttuvaa asiakirjaa. Ainoa hetki, jolloin kuitti on varmasti käsillä, on juuri maksun jälkeen.
Kontevia siirtää kirjauksen juuri siihen hetkeen. Kuvaaminen ja lähettäminen vie kassalla viisi sekuntia, ja työ kyseisen asiakirjan kanssa on tehty: se on poimittu, luokiteltu ja tallennettu alkuperäisen kuvan kanssa. Kuukauden lopussa ei tarvitse selata paperipinoa, vaan riittää yksi katsaus yleiskatsaukseen ja yksi klikkaus vientiin.
Mitä se pystyy käsittelemään
Perustana ovat puhelimella otetut kuittikuvat, myös rypistyneet ja vinossa olevat. Näiden lisäksi järjestelmä käsittelee PDF-laskuja, kuvakaappauksia sähköpostista ja monisivuisia asiakirjoja. Tunnistus tuntee maan Suomi ALV-verokannat (25.5 % yleinen, 13.5 % ja 10 % alennettu), paikallisten ALV-tunnisteiden muodon sekä yleiset vähittäiskauppaketjut ja kuittien lyhenteet.
Jokaisen asiakirjan alkuperäinen versio säilytetään, joten voit todistaa jokaisen erän verotarkastuksessa. Ja koska sama kuitti lähetetään joskus vahingossa kahdesti, kaksoiskappaleiden tarkistus käy läpi jokaisen asiakirjan ja varoittaa ennen kuin kulu laskettaisiin kahdesti.
Manuaalinen käsittely vs. Kontevia
| Käsin | Kontevian kanssa |
|---|---|
| Kuitit kasaantuvat laatikkoon ja lompakkoon | Asiakirja on järjestelmässä heti kun kuvaat sen |
| Summien ja ALV:n uudelleenkirjoittaminen taulukkoon tai ohjelmistoon | Tunnistus muutamassa sekunnissa, ei uudelleenkirjoitusta |
| Kadonneet ja haalistuneet kuitit vuoden lopussa | Arkisto, jossa jokaiseen asiakirjaan on liitetty alkuperäinen kuva |
| Paperikassin luovuttaminen kirjanpitäjälle kerran kuukaudessa | Vienti yhdellä klikkauksella, milloin tahansa |
Usein kysytyt kysymykset
Miten kirjanpito chatin kautta toimii?
Lähetät kuittikuvan tai PDF-laskun Kontevian WhatsApp-numeroon. Järjestelmä poimii tiedot asiakirjasta (summa, päivämäärä, toimittaja, ALV), sijoittaa sen kategoriaan ja valmistelee sen vientiä varten kirjanpitäjäsi ohjelmistoon. Kaikki asiakirjatyö tapahtuu chatissa, joka on jo puhelimessasi.
Kuinka tarkkaa tunnistus on?
Tunnistus on suunniteltu EU-asiakirjoille: se tuntee kunkin maan ALV-verokannat ja tunnistemuodot sekä yleiset vähittäiskauppaketjut. Jokainen asiakirja näytetään sinulle ennen vientiä ja voit korjata sitä, joten mikään ei päädy kirjanpitoosi ilman tarkistustasi.
Käsitteleekö se monisivuisia PDF-tiedostoja tai kuittinippuja?
Kyllä. Pitkä lasku tai kymmenien sivujen tiliote käy läpi järjestelmän. Voit lähettää useita kuitteja peräkkäin; kukin käsitellään erikseen ja tarkistetaan kaksoiskappaleiden varalta.
Toimiiko se myös tietokoneella?
Kyllä. WhatsAppilla on web- ja työpöytäsovellukset, joten voit lähettää asiakirjoja tietokoneelta aivan kuten puhelimesta. Asiakirjoja voi myös välittää sähköpostitse tai ladata selaimessa. Yleiskatsaukset ja viennit löytyvät verkkohallintapaneelista.
Onko Kontevia saatavilla maassa Suomi?
Kyllä. Kontevia on varhaiskäytössä yrityksille kaikissa 27 EU-maassa, ja kuittien ja laskujen tiedot poimitaan niiden kielestä riippumatta. Maakohtaiset viennit ja pankkiyhteydet ovat tällä hetkellä kattavimmat Tšekille.
Aiheeseen liittyvät ominaisuudet ja työkalut
Kokeile omilla dokumenteillasi
Lähetä muutama dokumentti ja näe tietojen poiminta, kategoriat ja ALV omin silmin. Ilmainen kokeilu, ei vaadi korttia.
Päivitetty 7. syyskuuta 2026