Kuinka hyödyntää Kontevia täysimääräisesti: kymmenen kirjanpitoskenaariota
Kontevia automatisoi asiakirjojen keräämisen ja käsittelyn: kuitit chatissa, laskut sähköpostitse, pankkitäsmäytys, laskujen eräpäivät, laskutus maksu-QR-koodeilla, ALV-yhteenvedot sekä viennit kirjanpitäjällesi. Tässä on kymmenen konkreettista mallia, oletpa sitten yksityisyrittäjä, pieni yritys tai tilitoimisto missä tahansa EU-maassa.
Kymmenen skenaariota
1. Kuitti kuvattuna ja lähetettynä chatissa
Tilanne: Palaat materiaalien ostosta taskussasi kolme kuittia, jotka normaalisti päätyisivät laatikkoon ja vuoden lopussa paniikkiin.
Mitä asetat: Tallenna Kontevian numero WhatsAppiin. Siinä kaikki, ei erillistä sovellusta.
Mitä tapahtuu automaattisesti: Kuvaa kuitti ja lähetä se. Kontevia poimii toimittajan, summan, päivämäärän ja ALV:n, määrittää kategorian maasi sääntöjen mukaan ja tallentaa asiakirjan. Jos jokin on epäselvää, se kysyy chatissa.
Mitä hyödyt: Noin kaksi kolme minuuttia per asiakirja verrattuna uudelleenkirjoitukseen, eikä yhtään kuittia katoa.
2. Toimittajien laskut edelleenlähetettynä sähköpostitse
Tilanne: Toimittajien laskut saapuvat sähköpostiisi PDF-tiedostoina tai jäsenneltyinä verkkolaskuina, ja lataat ja arkistoit ne käsin.
Mitä asetat: Käytä työtilasi saapuvien viestien osoitetta, joko lähettämällä edelleen manuaalisesti tai sähköpostiohjelman säännöllä.
Mitä tapahtuu automaattisesti: Jokainen saapuva liite käsitellään kuten valokuva: rivit, summat, ALV ja eräpäivä. Asiakirja ilmestyy hallintapaneeliin ilman toimenpiteitäsi.
Mitä hyödyt: Noin viisi kymmenen minuuttia päivässä yritykselle, jolla on säännöllisiä toimittajalaskuja.
3. Pankkitäsmäytys avoimen pankkitoiminnan kautta
Tilanne: Kuukauden lopussa istut tiliotteen äärellä ja selvität, mikä maksu kuuluu millekin laskulle.
Mitä asetat: Yhdistä pankkitilisi (saatavilla valituille tšekkiläisille pankeille; PSD2-yhteydet muihin maihin ovat suunnitteilla). Yhteys on vain luku -tilassa ja voidaan peruuttaa milloin tahansa.
Mitä tapahtuu automaattisesti: Kontevia tuo tapahtumat ja täsmää ne lähetettyihin ja saapuneisiin asiakirjoihin summan, viitteen ja vastapuolen IBAN:n perusteella. Hallintapaneelista näet, mikä on maksettu ja mikä on avoinna.
Mitä hyödyt: Noin yksi kaksi tuntia kuukaudessa manuaalista tiliotteen tarkistusta.
4. Eräpäivät ja määräajat
Tilanne: Et huomannut laskun eräpäivää ajoissa, menetit ennakkomaksualennuksen tai asiakas ei maksanut ja huomasit sen liian myöhään.
Mitä asetat: Ei mitään. Eräpäivät saadaan poimituista asiakirjoista.
Mitä tapahtuu automaattisesti: Kontevia tietää jokaisen laskun eräpäivän ja näyttää, mitä pitää maksaa ja kuka on sinulle velkaa. Muistutukset maasi ALV- ja veromääräajoista ovat suunnitteilla; ilmainen verokalenteri listaa ne jo nyt.
Mitä hyödyt: Ei viivästyskorkoja unohtuneista maksuista ja nopeammat muistutukset myöhässä oleville maksajille.
5. Lasku minuutissa, maksu-QR-koodilla
Tilanne: Sait työn valmiiksi ja haluat laskuttaa heti, et illalla tietokoneen ääressä.
Mitä asetat: Täytä laskutustietosi kerran. Sen jälkeen luo laskut hallintapaneelista tai chatista.
Mitä tapahtuu automaattisesti: Kontevia täydentää laskun pakolliset tiedot, laskee ALV:n ja luo PDF-tiedoston maksun QR-koodilla (EPC euroille, QR Platba Tšekin korunalle). Maksu täsmätään myöhemmin pankkiin.
Mitä hyödyt: Noin kymmenen minuuttia per lasku verrattuna mallipohjaan, ja nopeammat maksut QR-koodin ansiosta.
6. ALV-yhteenveto valmiina ennen määräaikaa
Tilanne: Ilmoituksen määräaika lähestyy, ja kokoat ALV-lukuja useasta pinosta.
Mitä asetat: Ei mitään ylimääräistä. Jokaisella poimitulla asiakirjalla on alusta asti ALV-kanta ja summa, mukaan lukien käännetty verovelvollisuus ja EU:n sisäiset tapaukset.
Mitä tapahtuu automaattisesti: Hallintapaneelin ALV-osio näyttää jatkuvasti kauden osto- ja myyntiveron, ja ilmoituksesi yhteenveto on valmis annettavaksi kirjanpitäjällesi tai ilmoitettavaksi.
Mitä hyödyt: Noin kaksi neljä tuntia joka kuukausi tai neljännesvuosi, riippuen asiakirjojen määrästä.
7. Verkkolaskutus: tilanne nyt
Tilanne: Maassasi otetaan käyttöön pakollinen sähköinen laskutus tai se on jo voimassa, etkä ole varma, täyttävätkö laskusi vaatimukset.
Mitä asetat: Tänään ei tarvitse asettaa mitään. Kontevia laatii PDF-laskut kaikilla pakollisilla tiedoilla ja maksun QR-koodilla.
Mitä tapahtuu automaattisesti: Jäsennellyt laskut kansalliseen järjestelmään, pakollisten kenttien tarkistus ja liitännät kansallisiin alustoihin ovat suunnitteilla. Siihen asti laskut toimitetaan virallisen portaalin tai sertifioidun palveluntarjoajan kautta siellä, missä velvoite on jo voimassa.
Mitä hyödyt: Täydelliset ja oikeat laskut jo nyt sekä selkeä kuva siitä, mikä muuttuu, kun velvoite tulee voimaan.
8. Vienti kirjanpitäjäsi järjestelmään
Tilanne: Kirjanpitäjäsi käyttää DATEViä, Odoota tai muuta järjestelmää, ja sinä toimitat asiakirjat kansiossa tai lähetät ne sähköpostilla yksitellen.
Mitä asetat: Valitse vientimuoto asetuksista tai kutsu kirjanpitäjäsi työtilaan.
Mitä tapahtuu automaattisesti: Kirjatut asiakirjat viedään CSV-muodossa luokkien ja ALV-erittelyn kanssa, tšekkiläisille yrityksille myös Pohoda-, Money S3- tai ISDOC-muodossa, valmiina tuotavaksi ilman uudelleenkirjoitusta. DATEV- ja Odoo-viennit ovat suunnitteilla.
Mitä hyödyt: Tilitoimistolle: tunteja uudelleenkirjoitusta säästyy asiakasta kohden kuukaudessa.
9. Hyväksymisprosessi tilitoimistoille
Tilanne: Hoidat useiden yritysten kirjanpitoa, ja asiakkaat lähettävät asiakirjoja viittä eri kanavaa pitkin vaihtelevalla laadulla.
Mitä asetat: Jokaisella asiakkaalla on oma työtila. Asiakkaat lähettävät asiakirjoja chatin tai sähköpostin kautta, ja sinä tarkistat ne monen asiakkaan hallintapaneelin hyväksymisosiossa.
Mitä tapahtuu automaattisesti: Asiakirjat saapuvat yhteen paikkaan jo poimittuina ja luokiteltuina kunkin asiakkaan maan sääntöjen mukaisesti. Tarkistat, hyväksyt ja viet ne.
Mitä hyödyt: Ei enää kuittilaatikoiden perään juoksemista.
10. Luokittelu, tuplien tunnistus ja PDF-erien käsittely
Tilanne: Toimittaja lähettää laskun sähköpostilla, ja lisäksi kuvaat paperisen kopion. Tai asiakas antaa sinulle yhden PDF-tiedoston, jossa on kymmeniä skannattuja asiakirjoja.
Mitä asetat: Ei mitään. Molemmat toimivat taustalla; lähetä koko PDF sähköpostilla tai lataa se hallintapaneeliin.
Mitä tapahtuu automaattisesti: Kontevia määrittää luokat sisällön ja aiempien korjaustesi perusteella, merkitsee tuplan ennen kuin se kirjataan kahdesti, ja jakaa useita asiakirjoja sisältävän PDF:n yksittäisiksi asiakirjoiksi, jotka poimitaan erikseen.
Mitä hyödyt: Ei tuplakuluja, yhtenäiset luokat eikä manuaalista suurten skannausten jakamista.
Käsin tehtynä versus Kontevian kanssa
Aikaluvut ovat karkeita arvioita tyypilliselle pienyritykselle, jolla on kymmeniä asiakirjoja kuukaudessa. Omat lukusi vaihtelevat asiakirjamäärän mukaan.
| Tehtävä | Käsin | Kontevian kanssa |
|---|---|---|
| Paperikuitin arkistointi | 3–5 minuuttia uudelleenkirjoitusta | kuvaa ja lähetä, alle minuutissa |
| Toimittajan lasku sähköpostista | lataus, tallennus, uudelleenkirjoitus | automaattinen eteenpäinlähetyksen jälkeen |
| Laskun laatiminen | 10–15 minuuttia mallipohjassa | 1–2 minuuttia, QR-koodi mukaan lukien |
| Maksujen täsmäytys tiliotteeseen | 1–2 tuntia kuukaudessa | jatkuva automaattinen täsmäytys |
| ALV-yhteenveto | 2–4 tuntia koontia | jatkuvasti valmiina hallintapaneelissa |
| Asiakirjojen toimittaminen kirjanpitäjälle | erien manuaalinen uudelleenkirjoitus | vienti kirjanpitäjän järjestelmään |
Mistä aloittaa, jos olet uusi käyttäjä
Älä ota kaikkia kymmentä skenaariota käyttöön kerralla. Toimiva järjestys on aloittaa ensimmäisestä, kuiteista chatissa, koska se ei vaadi asetuksia ja tuloksen näkee heti. Lisää ensimmäisen viikon aikana laskujen edelleenlähetys sähköpostilla; se kattaa suurimman osan saapuvista asiakirjoista.
Toinen vaihe on pankin yhdistäminen. Kun maksut täsmäytyvät itsestään, saat yleiskuvan siitä, mikä on maksettu, ja eräpäiviä valvotaan puolestasi. Vasta sitten siirry edistyneempiin osiin: sähköisen laskutuksen muotoihin, vienteihin kirjanpitäjällesi tai hyväksymisprosessiin, jos käsittelet asiakirjoja useille yrityksille.
Jos jäät jumiin, käy läpi oppaat ja ohjekeskus.
Mitä Kontevia ei tee eikä väitä tekevänsä
Kontevia ei ylläpidä täyttä kahdenkertaista kirjanpitoa pääkirjan kanssa, ei hallinnoi varastoa eikä laadi tilinpäätöstäsi. Jos tarvitset näitä, pidä pääjärjestelmäsi käytössä ja anna Kontevian automatisoida asiakirjojen kerääminen, poiminta ja valmistelu, mikä on juuri se tapa, jolla tilitoimistot sitä käyttävät. Kansallisiin sähköisen laskutuksen ja verotuksen alustoihin valmistaudutaan, mutta niitä ei vielä ole yhdistetty suorassa käytössä jokaisessa maassa; integraatiosivulla kerrotaan nykytilanne.
Usein kysytyt kysymykset
Miten aloitan Kontevian käytön?
Luo tili, valitse maasi ja lähetä ensimmäinen kuitti WhatsAppilla, sähköpostilla tai lataamalla se. Varhainen käyttöoikeus alkaa ilman maksukorttia; käyttöönotto kestää muutaman minuutin eikä vaadi asennusta.
Mitä Kontevia voi automatisoida?
Asiakirjojen keräämisen chatin, sähköpostin ja latauksen kautta, tietojen poiminnan kuiteista ja laskuista, luokittelun, tuplien tunnistuksen, hyväksynnät, laskujen eräpäivät, pankkitäsmäytyksen valituille tšekkiläisille pankeille, laskutuksen maksujen QR-koodeilla, ALV-yhteenvedot sekä viennit CSV-muotoon, tšekkiläisille yrityksille myös Pohoda-, Money S3- ja ISDOC-muotoon. Verkkolaskutus, DATEV- ja Odoo-viennit sekä määräaikamuistutukset ovat suunnitteilla.
Käsitteleekö Kontevia oman maani säännöt?
Osittain. ALV-kannat, kynnysarvot, ilmoitusjaksot ja sähköisen laskutuksen muodot kaikille 27 EU-jäsenmaalle tulevat yhdestä tarkistetusta lainkäyttöalueiden tietokannasta, jota käytetään tällä verkkosivustolla ja ilmaisissa työkaluissa. Sovelluksessa kattavin maakohtainen tuki on tällä hetkellä Tšekille; yhteydet kansallisiin sähköisen laskutuksen alustoihin ovat suunnitteilla.
Paljonko Kontevia maksaa?
Suunnitelmat ovat Starter, Professional ja Business, hinnoiteltuina euroissa ilman ALV:tä ja laskutettuna kuukausittain tai vuosittain, jolloin vuosisuunnitelmassa kaksi kuukautta on ilmaisia. Suunnitelman rajan ylittävät asiakirjat veloitetaan asiakirjakohtaisesti. Nykyiset hinnat löytyvät hinnoittelusivulta.
Korvaako Kontevia kirjanpito-ohjelmiston tai kirjanpitäjän?
Ei, eikä se pyrikään siihen. Kontevia automatisoi asiakirjojen keräämisen, poiminnan ja valmistelun, mikä on osa, joka vie eniten aikaa, ja toimittaa tuloksen sinulle, kirjanpitäjällesi tai kirjanpitojärjestelmällesi. Tilitoimistot käyttävät sitä asiakkaidensa asiakirjojen keräyspisteenä.
Kokeile omilla asiakirjoillasi
Aloita varhaisessa käyttöoikeudessa ilman maksukorttia. Suunnitelmat alkavat Starter-hinnasta euroissa ilman ALV:tä; katso hinnoittelusivulta nykyiset hinnat ja rajat.
Päivitetty syyskuussa 2026