Rilevamento duplicati: nessun documento viene registrato due volte
Kontevia verifica ogni documento in arrivo confrontandolo con quelli già elaborati. Riconosce la stessa fattura o ricevuta anche quando è arrivata una volta come foto su WhatsApp e una volta come PDF via e-mail. Un possibile duplicato viene segnalato e la decisione finale spetta a voi.
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184 KB, PDF
Fattura elaborata: 3 voci, imponibile 1200 €, IVA 22 % 264 €, totale 1464 €. Non è un duplicato. Categoria: software e hosting. Scadenza tra 14 giorni.
Come funziona
Il documento arriva tramite qualsiasi canale
WhatsApp, e-mail o caricamento nella dashboard. Il controllo viene eseguito su tutti i canali insieme.
Confronto con i documenti esistenti
Il nuovo documento viene confrontato con quelli già elaborati. Non importa se si tratta di una foto, un PDF o uno screenshot.
Segnalazione del sospetto
Un possibile duplicato viene segnalato in modo visibile. Nulla viene scartato o registrato in silenzio.
La decisione spetta a voi
Con un clic confermate il duplicato (il documento viene escluso) oppure lo segnalate come nuovo documento, ad esempio per due acquisti identici consecutivi.
Perché i duplicati sono insidiosi
Un documento duplicato non è una disattenzione, è una conseguenza naturale del modo in cui circolano i documenti. Un fornitore invia una fattura via e-mail e una settimana dopo la invia di nuovo come promemoria. Un titolare fotografa uno scontrino alla cassa e lo invia di nuovo la sera per sicurezza. Un cliente consegna al commercialista una cartella già in parte piena di documenti inviati in precedenza.
Le conseguenze non sono solo estetiche: una spesa registrata due volte significa costi gonfiati, una detrazione IVA errata e, in caso di verifica, un accertamento con sanzioni. E controllare manualmente i duplicati è esattamente il tipo di lavoro in cui una persona sbaglia dopo centinaia di documenti, mentre una macchina no.
Un controllo che non richiede disciplina
La caratteristica chiave di un buon controllo dei duplicati è che non dipende dal comportamento di chi invia i documenti. I clienti non devono chiedersi se hanno già inviato un documento, né tramite quale canale. Il sistema confronta i documenti stessi, quindi riconosce la stessa ricevuta indipendentemente dalla forma e dal canale con cui è arrivata la seconda volta.
La seconda caratteristica chiave è che l'ultima parola spetta a una persona. Due acquisti identici e legittimi consecutivi (due caffè identici, due pieni di carburante identici) sembrano un duplicato ma non lo sono. Per questo un documento sospetto non viene mai scartato automaticamente: viene segnalato e resta in attesa di conferma.
Situazioni tipiche individuate dal controllo
| Situazione | Cosa succede |
|---|---|
| La stessa fattura è arrivata due volte via e-mail | La seconda viene segnalata come possibile duplicato |
| Una ricevuta come foto su WhatsApp e come PDF via e-mail | Il sistema riconosce lo stesso documento tra i canali |
| Un cliente ha consegnato una cartella con documenti già inviati | I duplicati vengono segnalati, i nuovi vengono elaborati |
| Due acquisti identici e reali consecutivi | Segnalati per la verifica, un clic conferma entrambi |
Domande frequenti
Come riconosce Kontevia un duplicato?
Confronta i documenti stessi, non i file. Riconosce quindi la stessa fattura anche quando è arrivata una volta come foto e una volta come PDF tramite un canale diverso. Il documento sospetto viene segnalato e la decisione resta all'utente.
Il controllo può eliminare un documento per errore?
No. Il controllo non elimina né scarta mai nulla automaticamente. Un possibile duplicato viene solo segnalato in modo visibile e resta in attesa della vostra conferma; solo allora viene escluso.
E se ho davvero due acquisti identici?
Due documenti identici consecutivi (ad esempio due acquisti di carburante identici) vengono segnalati per la verifica. Con un clic li confermate come due documenti distinti ed entrambi vengono registrati normalmente.
Il controllo funziona per i commercialisti con più aziende?
Sì. Il controllo viene eseguito separatamente all'interno di ogni azienda, quindi lo stesso documento in due aziende diverse non viene correttamente trattato come duplicato, mentre un invio doppio all'interno della stessa azienda viene rilevato.
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Aggiornato il 7 settembre 2026