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Il titolare del trattamento dei dati personali trattati in relazione al sito web e al servizio Kontevia è Eucalypt 4 s.r.o., i cui dati identificativi sono indicati sopra. Domande relative ai dati personali e richieste di esercizio dei propri diritti possono essere inviate a hello@kontevia.com.

La presente informativa si applica ai visitatori di kontevia.com e delle sue versioni nazionali, agli utenti del servizio Kontevia e alle persone che ci contattano. È redatta da una prospettiva a livello dell'UE; ove la legge nazionale aggiunga ulteriori requisiti, questi si applicano in aggiunta.

Per i dati degli utenti del Servizio (dati di registrazione, contatto, fatturazione e utilizzo), Eucalypt 4 s.r.o. è titolare del trattamento e la presente informativa si applica integralmente.

Per i dati personali contenuti nei documenti contabili caricati da un utente (nomi, indirizzi, partite IVA e dati bancari dei clienti e fornitori dell'utente, dati dei dipendenti nei documenti relativi alle buste paga), l'utente è titolare del trattamento ed Eucalypt 4 s.r.o. agisce in qualità di responsabile del trattamento su istruzione dell'utente. Tale trattamento è disciplinato dall'Accordo sul Trattamento dei Dati. Se sei un cliente o un fornitore di uno dei nostri utenti e hai domande sui tuoi dati, ti invitiamo a contattare prima quell'azienda.

Visitatori del sito web

• I dati tecnici necessari per fornire le pagine (indirizzo IP, browser, URL richiesto) sono trattati per il funzionamento e la sicurezza del sito web sulla base del nostro legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR) e conservati nei log del server per un breve periodo.
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• L'attribuzione delle campagne pubblicitarie (la fonte e l'identificativo del clic pubblicitario da cui siete arrivati) è salvata nel cookie db_attr per un massimo di 90 giorni, solo se accettate i cookie di marketing (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR); senza consenso non viene salvato nulla. Se poi vi registrate, l'attribuzione viene salvata con il vostro account per valutare l'efficacia delle campagne.

Richieste di informazioni

• Se scrivi a hello@kontevia.com o ci contatti tramite WhatsApp, trattiamo il tuo indirizzo e-mail o numero di telefono, il tuo nome e il contenuto del messaggio esclusivamente per risponderti (art. 6, par. 1, lett. b e f, GDPR). I messaggi WhatsApp sono trattati da Meta Platforms Ireland Ltd. secondo i propri termini.
• Le iscrizioni alla newsletter si basano sul tuo consenso e possono essere revocate tramite il link di annullamento presente in ogni e-mail.

Utenti del Servizio

• Dati identificativi e di contatto (nome, azienda, e-mail, numero di telefono, indirizzo, partita IVA) per creare e gestire l'account e comunicare con te: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b).
• Dati di fatturazione (fatture, stato dei pagamenti, piano, utilizzo) per addebitare l'abbonamento e adempiere agli obblighi contabili: esecuzione del contratto e obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. b e c). I dati della carta sono trattati da Comgate, a.s. e non giungono mai ai nostri server.
• Dati di accesso e sicurezza (hash della password, identificatore del provider di accesso, numero di telefono WhatsApp usato per il canale chat, indirizzo IP e orario di accesso, tipo di dispositivo, registro delle attività) per proteggere l'account e rilevare abusi: esecuzione del contratto e legittimo interesse.
• Dati di utilizzo (numero di documenti elaborati, funzioni utilizzate, segnalazioni di errore) per gestire, supportare e migliorare il Servizio: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f).
• Contenuto dei documenti caricati, su tue istruzioni, per fornire il Servizio: esecuzione del contratto; per i dati di terzi contenuti in tali documenti agiamo come responsabili del trattamento come descritto nell'Articolo 2.
• Comunicazioni con l'assistenza (e-mail, messaggi in chat) per risolvere le tue richieste: esecuzione del contratto.

• Dati dell'account e di utilizzo: per la durata del contratto e 90 giorni dopo la cessazione per consentire l'esportazione, dopodiché vengono cancellati o resi anonimi.
• Documenti caricati sul Servizio: per la durata del contratto; dopo la cessazione, per 90 giorni per l'esportazione, salvo che tu li elimini prima o richieda un periodo di archiviazione più lungo.
• Registri di fatturazione: per il periodo richiesto dalla normativa fiscale e contabile della Repubblica Ceca, attualmente dieci anni.
• Comunicazioni con l'assistenza: per la durata del contratto e un anno successivo.
• Dati necessari per accertare, esercitare o difendere diritti in sede legale: fino alla scadenza dei termini di prescrizione applicabili.
• Richieste di informazioni da parte di non utenti: per il tempo necessario a gestirle, al massimo un anno.
• Registri dei consensi (scelte sui cookie, accettazione dei termini): per il periodo durante il quale dobbiamo poter dimostrare il consenso.

Condividiamo i dati personali solo con i fornitori che ci aiutano a erogare il Servizio e solo nella misura necessaria: hosting, database e archiviazione, invio di e-mail, elaborazione dei pagamenti, la piattaforma di messaggistica WhatsApp, modelli per l'estrazione dei documenti e per l'assistente, e fornitori del collegamento bancario quando collegate un conto. Strumenti di analisi verrebbero aggiunti solo con il vostro consenso. Ogni fornitore è vincolato da un accordo sul trattamento dei dati.

L'elenco aggiornato dei sub-responsabili del trattamento, con la finalità e l'ubicazione di ciascuno, è pubblicato nella pagina Sub-processors. Le autorità pubbliche ricevono i dati solo se richiesto dalla legge.

Alcuni fornitori sono stabiliti al di fuori dello Spazio Economico Europeo, principalmente negli Stati Uniti. I trasferimenti verso di essi sono protetti dal Data Privacy Framework UE-USA quando il fornitore è certificato, oppure dalle clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea, insieme a misure supplementari ove necessario. Puoi richiedere una copia delle garanzie applicate.

Applichiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio: crittografia in transito (TLS 1.2 o superiore) e a riposo (AES-256), accesso su base di necessità con autenticazione a più fattori per l'accesso amministrativo, registrazione degli accessi ai dati personali, backup regolari con ripristino testato, monitoraggio e una procedura di risposta agli incidenti.

In caso di violazione dei dati personali che possa comportare un rischio per i tuoi diritti, notifichiamo l'autorità di controllo competente entro 72 ore e, quando il rischio è elevato, informiamo senza ingiustificato ritardo gli interessati.

Se colleghi il tuo account Kontevia a un assistente come ChatGPT o Claude tramite il nostro connettore, vengono trasmessi solo i dati richiesti dall'assistente su tua istruzione: elenchi e dettagli dei documenti, riepiloghi IVA, report e stato dell'account. L'accesso è legato a una chiave API che puoi revocare in qualsiasi momento nelle impostazioni dell'account; revocando la chiave l'accesso termina immediatamente.

Non forniamo i tuoi dati ad alcun fornitore per addestrare i propri modelli e non condividiamo mai i dati di altri utenti. Il trattamento da parte dell'assistente è disciplinato dai termini del fornitore scelto. Ogni chiamata al connettore viene registrata (ora, chiave, strumento utilizzato) per finalità di sicurezza e fatturazione.

• Accesso (art. 15): ottenere conferma se trattiamo i tuoi dati personali e una copia degli stessi.
• Rettifica (art. 16): ottenere la correzione di dati inesatti e l'integrazione di dati incompleti.
• Cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei dati quando non sussiste più una base giuridica per conservarli. Sono esclusi i dati che dobbiamo conservare per legge, come le fatture.
• Limitazione (art. 18): limitare il trattamento mentre si risolve una controversia sull'esattezza o liceità dei dati.
• Portabilità (art. 20): ricevere i tuoi dati in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico; il Servizio offre esportazioni per questo scopo.
• Opposizione (art. 21): opporti in qualsiasi momento al trattamento basato sul legittimo interesse, incluso il marketing diretto.
• Revoca del consenso (art. 7, par. 3): in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
• Reclamo: presso un'autorità di controllo. Nella Repubblica Ceca è l'Ufficio per la protezione dei dati personali (Urad pro ochranu osobnich udaju, https://uoou.gov.cz). Puoi anche presentare reclamo all'autorità del tuo paese di residenza o di lavoro.

Per esercitare un diritto, scrivi a hello@kontevia.com. Rispondiamo senza ingiustificato ritardo e al più tardi entro un mese; potremmo chiederti di verificare la tua identità.

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