Come sfruttare Kontevia al massimo: dieci scenari di contabilità
Kontevia automatizza la raccolta e l'elaborazione dei documenti: ricevute via chat, fatture via e-mail, riconciliazione bancaria, scadenze delle fatture, fatturazione con codici QR di pagamento, riepiloghi IVA ed esportazioni per il tuo commercialista. Ecco dieci ricette concrete, che tu sia un libero professionista, una piccola azienda o uno studio di contabilità in qualsiasi paese dell'UE.
Dieci scenari
1. Uno scontrino fotografato e inviato via chat
Situazione: Torni dall'acquisto di materiali con tre scontrini in tasca che normalmente finirebbero in una scatola e, a fine anno, nel panico.
Cosa configuri: Salva il numero di Kontevia in WhatsApp. Tutto qui, nessuna app aggiuntiva.
Cosa avviene automaticamente: Fotografa lo scontrino e invialo. Kontevia estrae il fornitore, l'importo, la data e l'IVA, assegna una categoria secondo le regole del tuo paese e archivia il documento. Se qualcosa non è chiaro, te lo chiede in chat.
Cosa ci guadagni: Circa due o tre minuti per documento rispetto alla digitazione manuale, e nessuna ricevuta persa.
2. Fatture fornitori inoltrate via e-mail
Situazione: Le fatture dei fornitori arrivano nella tua casella di posta come PDF o fatture elettroniche strutturate, e tu le scarichi e archivi a mano.
Cosa configuri: Usa l'indirizzo della casella in ingresso del tuo spazio di lavoro, inoltrando manualmente oppure con una regola nel tuo client di posta.
Cosa avviene automaticamente: Ogni allegato in arrivo viene elaborato come una foto: voci, importi, IVA e scadenza. Il documento appare nella dashboard senza il tuo intervento.
Cosa ci guadagni: Circa cinque o dieci minuti al giorno per un'azienda con fatture fornitori regolari.
3. Riconciliazione bancaria tramite open banking
Situazione: A fine mese passi tempo sull'estratto conto per capire quale pagamento corrisponde a quale fattura.
Cosa configuri: Collega il tuo conto bancario (disponibile per alcune banche ceche; i collegamenti PSD2 per gli altri paesi sono previsti). L'accesso è di sola lettura e può essere revocato in qualsiasi momento.
Cosa avviene automaticamente: Kontevia importa le transazioni e le abbina ai documenti emessi e ricevuti in base a importo, riferimento e IBAN della controparte. Nella dashboard vedi cosa è pagato e cosa è in sospeso.
Cosa ci guadagni: Circa una o due ore al mese di controllo manuale dell'estratto conto.
4. Scadenze di pagamento e termini
Situazione: Hai perso la scadenza di una fattura, un'occasione per uno sconto per pagamento anticipato, oppure un cliente non ha pagato e te ne sei accorto in ritardo.
Cosa configuri: Niente. Le scadenze provengono dai documenti estratti.
Cosa avviene automaticamente: Kontevia conosce la scadenza di ogni fattura e mostra cosa pagare e chi ti deve dei soldi. I promemoria per le scadenze IVA e fiscali del tuo paese sono previsti; il calendario fiscale gratuito le elenca già oggi.
Cosa ci guadagni: Nessun interesse di mora per pagamenti mancati e solleciti più rapidi verso i ritardatari.
5. Una fattura in un minuto, con codice QR di pagamento
Situazione: Hai finito un lavoro e vuoi fatturare subito, non la sera al computer.
Cosa configuri: Inserisci una volta i tuoi dati di fatturazione. Poi emetti fatture dalla dashboard o dalla chat.
Cosa avviene automaticamente: Kontevia completa i contenuti obbligatori della fattura, calcola l'IVA e genera un PDF con un codice QR di pagamento (EPC per l'euro, QR Platba per la corona ceca). Il pagamento viene successivamente abbinato alla banca.
Cosa ci guadagni: Circa dieci minuti per fattura rispetto a un modello, e pagamenti più rapidi grazie al codice QR.
6. Riepilogo IVA pronto prima della scadenza
Situazione: La scadenza di dichiarazione si avvicina e raccogli i dati IVA da più pile di documenti.
Cosa configuri: Niente di extra. Ogni documento estratto ha fin dall'inizio la propria aliquota e importo IVA, inclusi i casi di reverse charge e intra-UE.
Cosa avviene automaticamente: La sezione IVA della dashboard mostra continuamente l'IVA a credito e a debito del periodo, e il riepilogo per la tua dichiarazione è pronto da consegnare al tuo commercialista o da presentare.
Cosa ci guadagni: Circa due o quattro ore ogni mese o trimestre, a seconda del numero di documenti.
7. Fatturazione elettronica: a che punto siamo
Situazione: Il tuo paese introduce, o già applica, la fatturazione elettronica obbligatoria e non sei sicuro che le tue fatture siano conformi.
Cosa configuri: Oggi non c'è nulla da configurare. Kontevia emette fatture PDF con tutti i campi obbligatori e un codice QR di pagamento.
Cosa avviene automaticamente: Le fatture strutturate per il tuo sistema nazionale, la validazione dei campi obbligatori e i connettori alle piattaforme nazionali sono previsti. Fino ad allora, dove l'obbligo è già in vigore, le fatture vengono inviate tramite il portale ufficiale o un fornitore certificato.
Cosa ci guadagni: Fatture complete e corrette già oggi e un quadro chiaro di cosa cambierà quando arriverà l'obbligo.
8. Esportazione verso il sistema del tuo commercialista
Situazione: Il tuo commercialista lavora con DATEV, Odoo o un altro sistema e tu porti i documenti in una cartella o glieli invii uno per uno via e-mail.
Cosa configuri: Scegli il formato di esportazione nelle impostazioni oppure invita il tuo commercialista nello spazio di lavoro.
Cosa avviene automaticamente: I documenti registrati vengono esportati in CSV con categorie e ripartizione IVA, o in Pohoda, Money S3 o ISDOC per le aziende ceche, pronti per l'importazione senza dover reinserire nulla. Le esportazioni DATEV e Odoo sono previste.
Cosa ci guadagni: Per uno studio di commercialisti, ore di reinserimento manuale risparmiate per cliente al mese.
9. Flusso di approvazione per studi di commercialisti
Situazione: Tieni la contabilità di diverse attività e i clienti inviano documenti attraverso cinque canali diversi con qualità variabile.
Cosa configuri: Ogni cliente ha il proprio spazio di lavoro. I clienti inviano documenti via chat o e-mail e tu li controlli nella sezione approvazione della dashboard multi-cliente.
Cosa avviene automaticamente: I documenti arrivano in un unico posto già estratti e categorizzati secondo le regole del paese di ciascun cliente. Tu controlli, approvi ed esporti.
Cosa ci guadagni: Niente più caccia ai clienti per scatole di scontrini.
10. Categorizzazione, rilevamento duplicati e PDF multipli
Situazione: Un fornitore ti invia una fattura via e-mail e tu fotografi anche la copia cartacea. Oppure un cliente ti consegna un unico PDF con decine di documenti scansionati.
Cosa configuri: Niente. Entrambe le funzioni operano automaticamente; invia l'intero PDF via e-mail o caricalo nella dashboard.
Cosa avviene automaticamente: Kontevia assegna le categorie in base al contenuto e alle tue correzioni precedenti, segnala un duplicato prima che venga registrato due volte, e divide un PDF con più documenti in documenti singoli, ciascuno estratto separatamente.
Cosa ci guadagni: Niente spese duplicate, categorie coerenti e nessuna suddivisione manuale di scansioni voluminose.
A mano rispetto a con Kontevia
I valori temporali sono stime approssimative per una tipica piccola impresa con decine di documenti al mese. I tuoi numeri varieranno in base al volume di documenti.
| Attività | A mano | Con Kontevia |
|---|---|---|
| Archiviare uno scontrino cartaceo | 3-5 minuti di reinserimento | fotografare e inviare, meno di un minuto |
| Fattura fornitore da e-mail | scaricare, salvare, reinserire | automatico dopo l'inoltro |
| Emettere una fattura | 10-15 minuti in un modello | 1-2 minuti, incluso il codice QR |
| Verificare i pagamenti rispetto all'estratto conto | 1-2 ore al mese | riconciliazione automatica continua |
| Riepilogo IVA | 2-4 ore di assemblaggio | sempre pronto nella dashboard |
| Consegnare i documenti al commercialista | reinserimento manuale delle voci | esportazione verso il sistema del commercialista |
Da dove iniziare se sei nuovo
Non introdurre tutti e dieci gli scenari contemporaneamente. L'ordine collaudato è iniziare dal primo, gli scontrini via chat, perché non richiede configurazione e vedi subito il risultato. Durante la prima settimana aggiungi l'inoltro delle fatture via e-mail; questo copre la maggior parte dei documenti in entrata.
Il secondo passo è collegare la banca. Una volta che i pagamenti si abbinano da soli, ottieni una panoramica di ciò che è pagato, e le scadenze vengono monitorate senza il tuo intervento. Solo dopo passa alle parti avanzate: formati di fatturazione elettronica, esportazioni verso il tuo commercialista o il flusso di approvazione se gestisci documenti per più attività.
Se rimani bloccato, consulta le guide e il centro assistenza.
Ciò che Kontevia non fa e non finge di fare
Kontevia non tiene una contabilità completa in partita doppia con un libro mastro, non gestisce l'inventario e non prepara il tuo bilancio annuale. Se ne hai bisogno, mantieni il tuo sistema principale e lascia che Kontevia automatizzi la raccolta, l'estrazione e la preparazione dei documenti, che è esattamente come lo usano gli studi di commercialisti. Le piattaforme nazionali di fatturazione elettronica e fiscali sono in preparazione, non ancora collegate in tempo reale in ogni paese; la pagina delle integrazioni indica la situazione attuale.
Domande frequenti
Come inizio a usare Kontevia?
Crea un account, scegli il tuo paese e invia il primo scontrino via WhatsApp, e-mail o caricamento. L'accesso anticipato inizia senza carta di pagamento; la configurazione richiede pochi minuti e non necessita di installazione.
Cosa può automatizzare Kontevia?
La raccolta di documenti via chat, e-mail e caricamento, l'estrazione dei dati da scontrini e fatture, la categorizzazione, il rilevamento dei duplicati, le approvazioni, le scadenze delle fatture, la riconciliazione bancaria per alcune banche ceche, la fatturazione con codici QR di pagamento, i riepiloghi IVA e le esportazioni in CSV, o in Pohoda, Money S3 e ISDOC per le aziende ceche. La fatturazione elettronica, le esportazioni DATEV e Odoo e i promemoria delle scadenze sono previsti.
Kontevia gestisce le regole del mio paese?
In parte. Le aliquote IVA, le soglie, i periodi di dichiarazione e i formati di fatturazione elettronica per tutti i 27 stati membri dell'UE provengono da un unico database normativo verificato, usato su questo sito e negli strumenti gratuiti. Nell'app, oggi il supporto più completo è per la Repubblica Ceca; i connettori alle piattaforme nazionali di fatturazione elettronica sono previsti.
Quanto costa Kontevia?
I piani sono Starter, Professional e Business, con prezzi in euro esclusa IVA e fatturazione mensile o annuale con due mesi gratuiti con il piano annuale. I documenti oltre il limite del piano sono addebitati per documento. I prezzi attuali sono nella pagina dei prezzi.
Kontevia sostituisce il software di contabilità o un commercialista?
No, e non ci prova nemmeno. Kontevia automatizza la raccolta, l'estrazione e la preparazione dei documenti, che è la parte che richiede più tempo, e consegna il risultato a te, al tuo commercialista o al tuo sistema contabile. Gli studi di commercialisti lo usano come punto di raccolta dei documenti dei loro clienti.
Provalo sui tuoi documenti
Inizia con l'accesso anticipato senza carta di pagamento. I piani partono dal prezzo Starter in euro esclusa IVA; consulta la pagina dei prezzi per i prezzi e i limiti attuali.
Aggiornato a settembre 2026