Categorizare automată: fiecare cheltuială la locul ei
Kontevia plasează automat fiecare bon și factură într-o categorie, pe baza furnizorului și a conținutului documentului. Pentru companiile cehe, categoria este mapată pe planul de conturi ceh; planurile de conturi locale pentru alte țări, cum ar fi Planul de conturi general (OMFP 1802/2014) în România, sunt planificate. De asemenea, semnalează cheltuielile care pot fi deductibile fiscal. Vedeți fiecare alocare și o puteți modifica înainte ca documentul să ajungă în contabilitate.
invoice_hosting_08.pdf
184 KB, PDF
Factură procesată: 3 poziții, net 6.000 RON, TVA 21 % 1.260 RON, total 7.260 RON. Nu este duplicat. Categorie: software și hosting. Scadență în 14 zile.
Cum funcționează
Documentul sosește
Prin fotografie pe WhatsApp, prin e-mail sau prin încărcare în browser. Categorizarea funcționează la fel pentru bonuri și facturi.
Alocare automată
Pe baza furnizorului, a conținutului și a istoricului dumneavoastră, documentul este plasat într-o categorie: materiale, deplasări, servicii, cheltuieli de exploatare și altele.
Verificare și învățare
Vedeți alocarea în situație și o modificați cu un singur clic. Sistemul reține corecția și data viitoare plasează corect același furnizor.
Cifre pentru declarația fiscală
Categoriile urmează structura evidențelor dumneavoastră, astfel încât cifrele pentru declarație sunt gata continuu, nu în ultimul moment.
Categoriile nu sunt birocrație, sunt bani
Clasificarea corectă a cheltuielilor decide cât impozit plătiți. O cheltuială în categoria greșită înseamnă fie o deducere nesolicitată (plătiți mai mult decât trebuie), fie o cheltuială solicitată greșit (un risc de impunere la un control). Majoritatea antreprenorilor se ocupă de categorii o dată pe an, în grabă înainte de declarație, când nimeni nu mai ține minte circumstanțele.
Categorizarea automată mută această decizie în momentul creării documentului, când contextul este proaspăt. Documentul este clasificat singur, dumneavoastră doar confirmați sau corectați, iar sistemul învață din corecturi. După câteva săptămâni majoritatea documentelor sunt clasificate corect din prima.
Prudent acolo unde este vorba de fiscalitate
În materie fiscală o greșeală tăcută este mai rea decât o incertitudine recunoscută. De aceea Kontevia nu ghicește la documentele ambigue: le lasă în Altele și așteaptă decizia dumneavoastră. Amenzile și penalitățile sunt marcate imediat ca nedeductibile, ca să nu ajungă din greșeală în cheltuieli.
Semnalarea elementelor deductibile este o bază, nu consultanță fiscală: evaluarea finală a cheltuielilor de graniță aparține contabilului dumneavoastră, care primește documentul complet cu fotografia în export. Sistemul pregătește această muncă, nu o preia.
Ce urmărește categorizarea
| Situație | Ce face Kontevia |
|---|---|
| Cheltuială obișnuită de exploatare | O plasează într-o categorie și o include în situația cheltuielilor |
| Cheltuială potențial deductibilă | O semnalează și o adaugă în situația deducerilor |
| Penalitate sau amendă | Avertizează că este o cheltuială nedeductibilă |
| Document ambiguu | Îl lasă în Altele pentru alocare manuală, nu ghicește |
| Cheltuială personală pe un card de firmă | Sugerează marcarea ca privată, ca să rămână în afara contabilității |
Întrebări frecvente
Pe ce se bazează alocarea?
În primul rând pe furnizor și pe pozițiile de pe document, apoi pe istoricul dumneavoastră: odată ce realocați un document de la un anumit furnizor, sistemul reține și clasifică la fel următorul. Documentele ambigue rămân în Altele pentru o decizie manuală.
Pot schimba categoria?
Da, oricând înainte de exportul în contabilitate, cu un singur clic în situația documentelor. O modificare manuală are întotdeauna prioritate și sistemul învață din ea pentru documentele următoare de același fel.
Ce plan de conturi se folosește?
Pentru companiile cehe, planul de conturi ceh, iar contabilul dumneavoastră poate ajusta maparea. Planurile de conturi locale pentru alte țări, cum ar fi Planul de conturi general (OMFP 1802/2014) în România, sunt planificate; până atunci exportul conține categoria, iar contabilul o mapează.
Ce cheltuieli pot fi deduse?
În linii mari, cheltuielile efectuate pentru obținerea de venituri impozabile: materiale, mărfuri, chiria spațiului, telefon, software, literatură de specialitate, o parte din costurile auto. Nu sunt deductibile, de exemplu, amenzile, penalitățile și consumul personal. Regulile exacte sunt cele din România; Kontevia semnalează candidații, evaluarea finală aparține contabilului dumneavoastră.
Funcționalități și instrumente conexe
Testați cu propriile documente
Trimiteți câteva documente și vedeți chiar dumneavoastră extragerea, categoriile și TVA. Perioadă de probă gratuită, fără card.
Actualizat 7 septembrie 2026