Detectarea duplicatelor: niciun document nu este înregistrat de două ori
Kontevia verifică fiecare document primit față de cele deja procesate. Recunoaște aceeași factură sau chitanță chiar și atunci când a ajuns o dată ca poză pe WhatsApp și o dată ca PDF prin e-mail. Un posibil duplicat este semnalat, iar decizia rămâne la dumneavoastră.
invoice_hosting_08.pdf
184 KB, PDF
Factură procesată: 3 poziții, net 6.000 RON, TVA 21 % 1.260 RON, total 7.260 RON. Nu este duplicat. Categorie: software și hosting. Scadență în 14 zile.
Cum funcționează
Documentul sosește prin orice canal
WhatsApp, e-mail sau încărcare în panoul de control. Verificarea se face pentru toate canalele împreună.
Comparație cu documentele existente
Documentul nou este comparat cu cele deja procesate. Nu contează dacă este o poză, un PDF sau o captură de ecran.
Semnalarea suspiciunii
Un posibil duplicat este semnalat vizibil. Nimic nu este eliminat sau înregistrat pe ascuns.
Decizia vă aparține
Cu un singur clic confirmați duplicatul (documentul este exclus) sau îl marcați drept document nou, de exemplu pentru două achiziții identice consecutive.
De ce duplicatele sunt înșelătoare
Un document duplicat nu este neglijență, ci o consecință firească a modului în care circulă documentele. Un furnizor trimite o factură prin e-mail și, o săptămână mai târziu, o retrimite ca reamintire. Un antreprenor fotografiază o chitanță la casă și o retrimite seara, ca să fie sigur. Un client îi înmânează contabilului un dosar în care jumătate din documente au fost deja trimise pe parcurs.
Consecințele nu sunt doar cosmetice: o cheltuială înregistrată de două ori înseamnă costuri supraevaluate, o deducere de TVA greșită și, la un control, o decizie de impunere cu penalități. Iar urmărirea manuală a duplicatelor este exact genul de muncă la care o persoană greșește după sute de documente, în timp ce o mașină nu.
O verificare care nu cere disciplină
Proprietatea esențială a unei verificări bune a duplicatelor este că nu depinde de comportamentul expeditorului. Clienții nu trebuie să se gândească dacă au trimis deja un document sau prin ce canal. Sistemul compară documentele în sine, așa că recunoaște aceeași chitanță indiferent de forma și canalul prin care a ajuns a doua oară.
A doua proprietate esențială este că decizia finală rămâne la om. Două achiziții identice și legitime, consecutive (două cafele identice, două plinuri de combustibil identice) arată ca un duplicat, dar nu sunt. De aceea un document suspectat nu este niciodată eliminat automat, ci este semnalat și așteaptă confirmarea.
Situații tipice detectate de verificare
| Situație | Ce se întâmplă |
|---|---|
| Aceeași factură a sosit de două ori prin e-mail | A doua este semnalată ca posibil duplicat |
| O chitanță ca poză pe WhatsApp și ca PDF prin e-mail | Sistemul recunoaște același document indiferent de canal |
| Un client a predat un dosar cu documente deja trimise | Duplicatele sunt semnalate, cele noi trec mai departe |
| Două achiziții identice și reale, consecutive | Semnalate pentru verificare, un clic confirmă ambele |
Întrebări frecvente
Cum recunoaște Kontevia un duplicat?
Compară documentele în sine, nu fișierele. De aceea recunoaște aceeași factură chiar dacă a ajuns o dată ca poză și o dată ca PDF, printr-un alt canal. Documentul suspectat este semnalat, iar decizia rămâne la utilizator.
Poate verificarea să șteargă un document din greșeală?
Nu. Verificarea nu șterge și nu elimină nimic automat. Un posibil duplicat este doar semnalat vizibil și așteaptă confirmarea dumneavoastră; abia atunci este exclus.
Dacă am chiar două achiziții identice?
Două documente identice consecutive (de exemplu două achiziții identice de combustibil) sunt semnalate pentru verificare. Cu un clic le confirmați ca fiind două documente separate și ambele sunt înregistrate normal.
Funcționează verificarea pentru contabili cu mai multe companii?
Da. Verificarea se face separat pentru fiecare companie, astfel încât același document în două companii diferite nu este tratat greșit ca duplicat, în timp ce o depunere dublă în cadrul aceleiași companii este detectată.
Funcționalități și instrumente conexe
Testați cu propriile documente
Trimiteți câteva documente și vedeți chiar dumneavoastră extragerea, categoriile și TVA. Perioadă de probă gratuită, fără card.
Actualizat 7 septembrie 2026