🇷🇴 Facturare electronică în România

Facturare electronică în România: e-Factura

Ce trebuie să știe companiile din România despre facturarea structurată sub e-Factura: cine este afectat, de când, în ce format și unde se află Kontevia.

Informații esențiale

Stare: Facturare electronică B2B obligatorie în vigoare
Sistem: e-Factura
Format: RO_CIUS XML (EN 16931, UBL 2.1)
Data lansării: 2024 B2B, 2025 B2C
Sfera B2B: în vigoare
Raportare SAF-T: Obligatorie

Datele au fost verificate cu surse oficiale; unele detalii se mai pot schimba înainte de lansare.

Cine trebuie să respecte obligația în România

Fiecare companie înregistrată în scopuri de TVA, stabilită în România, care emite facturi către alte companii, trebuie să facă acest lucru prin e-Factura. Excepțiile sunt limitate și, de regulă, se aplică doar celor mai mici emitenți sau anumitor tipuri de documente. Companiile străine fără sediu în țară nu intră, de obicei, sub incidența obligativității, dar pot totuși primi facturi structurate de la furnizori locali.

Cum funcționează

O factură electronică structurată nu este un PDF. Este un fișier care poate fi citit automat, de regulă XML, ce respectă standardul european EN 16931 sau o schemă națională corelată cu acesta. În România, formatul așteptat este RO_CIUS XML (EN 16931, UBL 2.1). Factura este creată în software de contabilitate sau facturare, validată și transmisă fie printr-o platformă centrală administrată de stat, fie printr-o rețea precum Peppol, în funcție de modelul ales de țară.

Sistemul din România este descris astfel: RO e-Factura (ANAF SPV). În modelele de tip clearance, platforma atribuie un identificator oficial, iar factura este considerată livrată doar după acceptare; în modelele descentralizate, factura circulă direct între părți, iar autoritatea fiscală primește un raport cu datele esențiale.

Facturile electronice primite sunt procesate în mod similar, dar invers: fișierul XML este citit de software, asociat comenzii sau contractului și înregistrat contabil fără reintroducere manuală. Regulile de arhivare rămân aceleași, dar fișierul structurat, nu o versiune tipărită, reprezintă originalul.

Kontevia în România: astăzi și planificat

Astăzi: facturi PDF cu toate câmpurile obligatorii și cod QR de plată.
Astăzi: facturile PDF primite sunt citite și înregistrate fără reintroducere manuală, indiferent dacă sosesc prin chat, e-mail sau încărcare.
Astăzi: verificarea duplicatelor și arhivarea fiecărui document.
Planificat: emiterea și citirea facturilor structurate în RO_CIUS XML (EN 16931, UBL 2.1) pentru e-Factura, inclusiv stocarea identificatorilor returnați de e-Factura.
Planificat: validarea conform EN 16931 și regulilor naționale din România.

Kontevia se află în acces timpuriu și nu se conectează încă la platformele naționale. Până atunci, transmiteți facturile prin portalul oficial sau printr-un furnizor certificat.

Cronologie pentru România

Stare B2B	în vigoare
Data lansării	2024 B2B, 2025 B2C
Sistem și format	e-Factura (ANAF SPV) / RO_CIUS UBL

Întrebări frecvente

Este facturarea electronică obligatorie în România?

Da. Facturarea electronică obligatorie între companii este deja în vigoare în România prin e-Factura.

Ce format se utilizează în România?

Formatul așteptat este RO_CIUS XML (EN 16931, UBL 2.1). Acesta se bazează pe standardul european EN 16931 sau este corelat cu acesta, astfel încât software-ul care înțelege standardul îl poate genera și citi. Suportul pentru acest format în Kontevia este planificat; astăzi Kontevia emite facturi PDF.

O factură PDF trimisă prin e-mail este considerată factură electronică?

Nu. Conform reglementărilor UE, o factură electronică trebuie emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat care permite procesarea automată. Un PDF sau o imagine scanată nu sunt structurate. Formatele hibride care includ XML într-un PDF, precum Factur-X, sunt însă acceptate.

Ce schimbă ViDA pentru România?

Pachetul UE privind TVA în era digitală (ViDA) face ca facturile electronice structurate conform EN 16931 să devină obligatorii pentru livrările business-to-business intracomunitare începând cu 2030, alături de raportarea digitală aproape în timp real. Sistemele naționale, inclusiv e-Factura, trebuie să convergă către modelul UE până în 2035. Reglementările naționale din România rămân aplicabile între timp.

Cum ajută Kontevia în cazul e-Factura?

Astăzi Kontevia ține în ordine facturile emise și primite, cu facturi PDF, cod QR de plată și arhivă. Generarea fișierului RO_CIUS XML (EN 16931, UBL 2.1), validarea câmpurilor obligatorii din România și conectarea la e-Factura sunt planificate. Kontevia nu înlocuiește platforma oficială.