Ghidurile Kontevia

Pas cu pas, de la primul document până la o lună contabilizată complet.

Pornire rapidă în patru pași

1

Creați un cont

Înregistrați-vă cu e-mailul și alegeți țara în care este înregistrată afacerea dvs. Țara stabilește regulile și formatele de TVA.

2

Conectați un canal

Adăugați numărul Kontevia pe WhatsApp, notați-vă adresa de e-mail pentru documente sau folosiți pur și simplu încărcarea din tabloul de bord.

3

Trimiteți un document de test

Fotografiați orice bon și trimiteți-l. În câteva momente veți vedea datele extrase și categoria propusă.

4

Continuați să trimiteți

De acum înainte, fiecare document urmează același proces. Verificați propunerile, iar sinteza de TVA se construiește singură.

Configurarea canalului de chat

Pasul 1: Salvați contactul

După înregistrare, primiți numărul Kontevia prin e-mail. Salvați-l în telefon; un nume clar, precum „Contabilitate Kontevia”, îl face ușor de găsit.

Pasul 2: Primul mesaj

Deschideți WhatsApp și trimiteți orice mesaj la acest număr. Ar trebui să primiți un răspuns de bun venit în câteva secunde, confirmând legătura cu contul dvs.

Pasul 3: Confirmați afacerea dvs.

Kontevia vă cere informațiile de bază necesare pentru a înregistra documentele corect: numele afacerii și codul de identificare. Acestea sunt folosite pentru a recunoaște propriile facturi printre documentele primite.

Redirecționarea facturilor prin e-mail

Fiecare spațiu de lucru are propria adresă de e-mail afișată în tabloul de bord. Redirecționați facturile de la furnizori către aceasta sau setați o regulă în clientul dvs. de e-mail astfel încât PDF-urile de la furnizorii cunoscuți să fie redirecționate automat. Fiecare atașament devine un document; e-facturile structurate sunt citite direct, fără OCR.

Fotografierea bonurilor

Funcționează bine

  • • Tot bonul este vizibil
  • • Lumină bună, fără umbre puternice
  • • Imagine clară, telefon ținut nemișcat
  • • Bonul așezat plat și drept
  • • Text lizibil cu ochiul liber

Cauzează erori

  • • Fotografie neclară
  • • Suprafață întunecată sau reflectorizantă
  • • Margini decupate cu sume lipsă
  • • Hârtie mototolită sau îndoită
  • • Tipar termic decolorat

Sfat: folosiți scanerul de documente al telefonului

Majoritatea telefoanelor au un mod de scanare a documentelor în aplicația foto sau notițe. Acesta îndreaptă imaginea și îmbunătățește contrastul, oferind cele mai bune rezultate de extragere.

Tipuri de documente

Acceptate

  • • Bonuri de magazin și restaurant
  • • Facturi de la furnizori (PDF sau fotografie)
  • • Facturi de servicii și abonamente
  • • Bonuri fiscale și chitanțe de casă
  • • PDF-uri cu mai multe pagini care conțin mai multe documente

Suport limitat

  • • Bonuri scrise de mână
  • • Documente foarte vechi sau decolorate
  • • Documente deteriorate
  • • Formate neobișnuite fără totaluri

Neacceptate

  • • Imagini complet ilizibile
  • • Documente fără sume
  • • Documente incomplete, cu pagini lipsă
  • • Extrase bancare folosite ca bonuri (conectați banca în schimb)

Vreți să profitați la maximum de Kontevia?

Am pregătit zece scenarii concrete: bonuri prin chat, facturi pe e-mail, reconciliere bancară, scadențele facturilor, sinteze de TVA, facturare electronică și exporturi către contabilul dumneavoastră.

Cazuri de utilizare: zece moduri de a automatiza contabilitatea

Aveți nevoie de ajutor la configurare?

Vă ghidăm cu plăcere pas cu pas prin prima configurare.

Scrieți echipei de suport
Înapoi la pagina principală