Så använder du Kontevia fullt ut: tio bokföringsscenarier

Situation: Du kommer tillbaka från att ha köpt material med tre kvitton i fickan som normalt hamnar i en låda och, i slutet av året, i panik.

Vad du ställer in: Spara Kontevias nummer i WhatsApp. Det är allt, ingen extra app behövs.

Vad som sker automatiskt: Fotografera kvittot och skicka det. Kontevia extraherar leverantör, belopp, datum och moms, tilldelar en kategori enligt reglerna i ditt land och lagrar dokumentet. Om något är oklart frågar Kontevia i chatten.

Vad du vinner: Ungefär två till tre minuter per dokument jämfört med manuell inmatning, och inga kvitton som försvinner.

Situation: Fakturor från leverantörer kommer till din inkorg som PDF-filer eller strukturerade e-fakturor, och du laddar ner och arkiverar dem för hand.

Vad du ställer in: Använd arbetsytans inkorgsadress, antingen genom manuell vidarebefordran eller med en regel i din e-postklient.

Vad som sker automatiskt: Varje inkommande bilaga bearbetas som ett foto: artiklar, belopp, moms och förfallodatum. Dokumentet visas i instrumentpanelen utan att du behöver göra något.

Vad du vinner: Ungefär fem till tio minuter per dag för ett företag med regelbundna leverantörsfakturor.

Situation: Vid månadsskiftet sitter du med kontoutdraget och räknar ut vilken betalning som hör till vilken faktura.

Vad du ställer in: Anslut ditt bankkonto (tillgängligt för utvalda tjeckiska banker; PSD2-anslutningar för övriga länder planeras). Åtkomsten är skrivskyddad och kan återkallas när som helst.

Vad som sker automatiskt: Kontevia importerar transaktionerna och matchar dem mot utfärdade och mottagna dokument utifrån belopp, referens och motpartens IBAN. I instrumentpanelen ser du vad som är betalt och vad som är utestående.

Vad du vinner: Ungefär en till två timmar i månaden av manuell kontroll av kontoutdrag.

Situation: Du missade en fakturas förfallodatum, förlorade en rabatt för tidig betalning, eller så betalade en kund inte och du upptäckte det för sent.

Vad du ställer in: Inget. Förfallodatum hämtas från de extraherade dokumenten.

Vad som sker automatiskt: Kontevia känner till förfallodatumet för varje faktura och visar vad som ska betalas och vem som är skyldig dig pengar. Påminnelser om moms- och skattedeadlines i ditt land planeras; den kostnadsfria skattekalendern listar dem redan i dag.

Vad du vinner: Ingen dröjsmålsränta för missade betalningar och snabbare påminnelser till sena betalare.

Situation: Du avslutade ett jobb och vill fakturera direkt, inte på kvällen vid en dator.

Vad du ställer in: Fyll i dina faktureringsuppgifter en gång. Skapa sedan fakturor från instrumentpanelen eller från chatten.

Vad som sker automatiskt: Kontevia fyller i fakturans obligatoriska innehåll, beräknar momsen och genererar en PDF med en betalnings-QR-kod (EPC för euro, QR Platba för tjeckiska kronor). Betalningen matchas senare mot banken.

Vad du vinner: Ungefär tio minuter per faktura jämfört med en mall, och snabbare betalningar tack vare QR-koden.

Situation: Inlämningsdatumet närmar sig och du sammanställer momssiffrorna från flera högar.

Vad du ställer in: Inget extra. Varje extraherat dokument har från början sin momssats och sitt belopp, inklusive omvänd betalningsskyldighet och gränsöverskridande fall inom EU.

Vad som sker automatiskt: Momssektionen i instrumentpanelen visar löpande ingående och utgående moms för perioden, och sammanställningen för din deklaration är redo att lämna till din redovisningskonsult eller att skicka in.

Vad du vinner: Ungefär två till fyra timmar varje månad eller kvartal, beroende på antalet dokument.

Situation: Ditt land inför eller har redan obligatorisk e-fakturering och du är osäker på om dina fakturor uppfyller kraven.

Vad du ställer in: Inget att ställa in i dag. Kontevia utfärdar PDF-fakturor med alla obligatoriska uppgifter och en betalnings-QR-kod.

Vad som sker automatiskt: Strukturerade fakturor för ditt nationella system, validering av obligatoriska fält och anslutningar till nationella plattformar är planerade. Fram till dess skickas fakturor, där kravet redan gäller, via den officiella portalen eller en certifierad leverantör.

Vad du vinner: Kompletta och korrekta fakturor redan i dag och en tydlig bild av vad som ändras när kravet träder i kraft.

Situation: Din revisor arbetar i DATEV, Odoo eller ett annat system och du lämnar dokument i en mapp eller mejlar dem ett i taget.

Vad du ställer in: Välj exportformat i inställningarna eller bjud in din revisor till arbetsytan.

Vad som sker automatiskt: Bokförda dokument exporteras som CSV med kategorier och momsuppdelning, eller som Pohoda, Money S3 eller ISDOC för tjeckiska företag, redo att importeras utan att skriva om dem. Export till DATEV och Odoo planeras.

Vad du vinner: För en redovisningsbyrå, timmar av omskrivning per klient och månad.

Situation: Du sköter bokföringen för flera företag och klienter skickar dokument genom fem olika kanaler i slumpmässig kvalitet.

Vad du ställer in: Varje klient har sin egen arbetsyta. Klienter skickar dokument via chatt eller e-post och du granskar dem i godkännandedelen av multiklient-instrumentpanelen.

Vad som sker automatiskt: Dokument kommer till en och samma plats redan extraherade och kategoriserade enligt reglerna i respektive klients land. Du kontrollerar, godkänner och exporterar.

Vad du vinner: Inte mer jagande av klienter för lådor med kvitton.

Situation: En leverantör mejlar en faktura och du fotograferar även papperskopian. Eller en klient ger dig en PDF med dussintals skannade dokument.

Vad du ställer in: Inget. Båda körs i bakgrunden; skicka hela PDF:en via e-post eller ladda upp den i instrumentpanelen.

Vad som sker automatiskt: Kontevia tilldelar kategorier utifrån innehållet och dina tidigare rättningar, flaggar en dubblett innan den bokförs två gånger, och delar upp en PDF med flera dokument i enskilda dokument, som extraheras var för sig.

Vad du vinner: Inga dubbla utgifter, konsekventa kategorier och ingen manuell uppdelning av stora skanningar.