Automatische Kategorisierung: jede Ausgabe in der richtigen Kategorie

Kontevia ordnet jeden Beleg und jede Rechnung automatisch einer Kategorie zu, basierend auf dem Lieferanten und dem Inhalt des Dokuments. Bei tschechischen Unternehmen wird die Kategorie dem tschechischen Kontenplan zugeordnet; lokale Kontenrahmen für andere Länder, etwa Einheitskontenrahmen (EKR) in Österreich, sind geplant. Zudem markiert Kontevia Ausgaben, die möglicherweise steuerlich absetzbar sind. Sie sehen jede Zuordnung und können sie ändern, bevor der Beleg in Ihre Buchhaltung geht.

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Kontevia

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Rechnung verarbeitet: 3 Positionen, netto € 1.200, USt 20 % € 240, gesamt € 1.440. Kein Duplikat. Kategorie: Software und Hosting. Fällig in 14 Tagen.

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So funktioniert es

Der Beleg trifft ein

Per Foto über WhatsApp, per E-Mail oder per Upload im Browser. Die Kategorisierung funktioniert für Belege und Rechnungen gleich.

Automatische Zuordnung

Anhand des Lieferanten, des Inhalts und Ihrer Historie wird der Beleg einer Kategorie zugeordnet: Material, Reisekosten, Dienstleistungen, Betriebskosten und mehr.

Prüfung und Lernen

Sie sehen die Zuordnung in der Übersicht und ändern sie mit einem Klick. Das System merkt sich die Korrektur und ordnet denselben Lieferanten das nächste Mal richtig zu.

Zahlen für die Steuererklärung

Kategorien folgen der Struktur Ihrer Buchhaltung, sodass die Zahlen für die Erklärung laufend bereitstehen, nicht erst in letzter Minute.

Kategorien sind keine Bürokratie, sie sind Geld

Die richtige Einordnung von Ausgaben entscheidet darüber, wie viel Steuer Sie zahlen. Eine Ausgabe in der falschen Kategorie bedeutet entweder einen nicht geltend gemachten Abzug (Sie zahlen mehr als nötig) oder einen zu Unrecht angesetzten Kostenposten (ein Risiko bei einer Prüfung). Die meisten Unternehmerinnen und Unternehmer kümmern sich einmal im Jahr um Kategorien, in Eile vor der Steuererklärung, wenn sich niemand mehr an die Umstände erinnert.

Die automatische Kategorisierung verlagert diese Entscheidung auf den Moment, in dem der Beleg entsteht und der Zusammenhang noch frisch ist. Der Beleg wird von selbst klassifiziert, Sie bestätigen nur oder korrigieren, und das System lernt aus Korrekturen. Nach ein paar Wochen wird die Mehrheit der Belege schon beim ersten Mal richtig eingeordnet.

Zurückhaltend, wenn es um Steuern geht

In Steuerfragen ist ein stillschweigender Fehler schlimmer als eine zugestandene Unsicherheit. Deshalb rät Kontevia bei mehrdeutigen Belegen nicht: Es lässt sie unter Sonstiges liegen und wartet auf Ihre Entscheidung. Bußgelder und Strafen werden sofort als nicht abzugsfähig markiert, damit sie nicht versehentlich als Kosten durchrutschen.

Die Kennzeichnung abzugsfähiger Posten ist eine Grundlage, keine Steuerberatung: Die endgültige Beurteilung von Grenzfällen liegt bei Ihrer Steuerberatung, die im Export den vollständigen Beleg samt Foto erhält. Das System bereitet diese Arbeit vor, es übernimmt sie nicht.

Worauf die Kategorisierung achtet

Situation	Was Kontevia tut
Gewöhnliche Betriebsausgabe	Ordnet sie einer Kategorie zu und zählt sie in der Ausgabenübersicht
Möglicherweise abzugsfähige Ausgabe	Markiert sie und fügt sie der Abzugsübersicht hinzu
Bußgeld oder Strafe	Weist darauf hin, dass es sich um eine nicht abzugsfähige Kostenart handelt
Mehrdeutiger Beleg	Belässt ihn unter Sonstiges zur manuellen Zuordnung, rät nicht
Private Ausgabe auf der Firmenkarte	Schlägt vor, sie als privat zu markieren, damit sie nicht in die Buchhaltung gelangt

Häufig gestellte Fragen

Worauf beruht die Zuordnung?

Vor allem auf dem Lieferanten und den Positionen auf dem Beleg, in zweiter Linie auf Ihrer Historie: Sobald Sie einen Beleg eines bestimmten Lieferanten einmal neu zuordnen, merkt sich das System das und klassifiziert den nächsten genauso. Mehrdeutige Belege bleiben zur manuellen Entscheidung unter Sonstiges.

Kann ich die Kategorie ändern?

Ja, jederzeit vor dem Export in Ihre Buchhaltung, mit einem Klick in der Belegübersicht. Eine manuelle Änderung hat immer Vorrang, und das System lernt daraus für die nächsten Belege derselben Art.

Welcher Kontenplan wird verwendet?

Für tschechische Unternehmen der tschechische Kontenplan, und Ihre Steuerberatung kann die Zuordnung anpassen. Lokale Kontenrahmen für andere Länder, etwa Einheitskontenrahmen (EKR) in Österreich, sind geplant; bis dahin enthält der Export die Kategorie, und Ihre Steuerberatung ordnet sie zu.

Welche Ausgaben können abgesetzt werden?

Grundsätzlich Ausgaben, die zur Erzielung steuerpflichtiger Einnahmen entstehen: Material, Waren, Miete für Geschäftsräume, Telefon, Software, Fachliteratur, ein Teil der Fahrzeugkosten. Nicht abzugsfähig sind zum Beispiel Bußgelder, Strafen und privater Konsum. Die genauen Regeln richten sich nach Österreich; Kontevia markiert Kandidaten, die endgültige Beurteilung liegt bei Ihrer Steuerberatung.