Kontevia-Anleitungen

Schritt für Schritt vom ersten Dokument bis zum verbuchten Monat.

Schnellstart in vier Schritten

1

Konto erstellen

Registrieren Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und wählen Sie das Land, in dem Ihr Unternehmen registriert ist. Das Land legt die USt-Regeln und Formate fest.

2

Kanal verbinden

Fügen Sie die Kontevia-Nummer zu WhatsApp hinzu, notieren Sie sich Ihre Posteingangs-E-Mail-Adresse oder nutzen Sie einfach den Dashboard-Upload.

3

Testdokument senden

Fotografieren Sie einen beliebigen Beleg und senden Sie ihn. Nach kurzer Zeit sehen Sie die extrahierten Daten und die vorgeschlagene Kategorie.

4

Weiter senden

Ab jetzt läuft jedes Dokument auf demselben Weg. Prüfen Sie die Vorschläge, und die USt-Übersicht baut sich von selbst auf.

Einrichtung des Chat-Kanals

Schritt 1: Kontakt speichern

Nach der Registrierung erhalten Sie die Kontevia-Nummer per E-Mail. Speichern Sie sie in Ihrem Telefon; ein klarer Name wie „Kontevia Buchhaltung“ erleichtert das Auffinden.

Schritt 2: Erste Nachricht

Öffnen Sie WhatsApp und senden Sie eine beliebige Nachricht an die Nummer. Sie sollten innerhalb weniger Sekunden eine Begrüßungsantwort erhalten, die die Verknüpfung mit Ihrem Konto bestätigt.

Schritt 3: Ihr Unternehmen bestätigen

Kontevia fragt nach den Grunddaten, die zur korrekten Ablage von Dokumenten benötigt werden: Ihr Firmenname und Ihre Identifikationsnummer. Damit werden Ihre eigenen Rechnungen unter den empfangenen Dokumenten erkannt.

Rechnungen per E-Mail weiterleiten

Jeder Arbeitsbereich hat eine eigene, im Dashboard angezeigte Posteingangsadresse. Leiten Sie Lieferantenrechnungen dorthin weiter, oder richten Sie in Ihrem Mailclient eine Regel ein, damit PDFs bekannter Lieferanten automatisch weitergeleitet werden. Jeder Anhang wird zu einem Dokument; strukturierte E-Rechnungen werden direkt ohne OCR gelesen.

Belege fotografieren

Funktioniert gut

  • • Der ganze Beleg ist sichtbar
  • • Gutes Licht, keine starken Schatten
  • • Scharfes Bild, Telefon ruhig gehalten
  • • Beleg flach und gerade liegend
  • • Text mit bloßem Auge lesbar

Verursacht Fehler

  • • Verwackeltes Foto
  • • Dunkle oder spiegelnde Oberfläche
  • • Beschnittene Ränder mit fehlenden Beträgen
  • • Zerknittertes oder gefaltetes Papier
  • • Verblasster Thermodruck

Tipp: Nutzen Sie die Dokumentenscan-Funktion Ihres Telefons

Die meisten Telefone verfügen über einen Dokumentenscan-Modus in der Kamera- oder Notizen-App. Er begradigt das Bild und verbessert den Kontrast, was die besten Erkennungsergebnisse liefert.

Dokumenttypen

Unterstützt

  • • Kassenbons aus Geschäften und Restaurants
  • • Lieferantenrechnungen (PDF oder Foto)
  • • Dienstleistungs- und Abonnementrechnungen
  • • Kassenbelege und Kassenbons
  • • Mehrseitige PDFs mit mehreren Dokumenten

Eingeschränkt

  • • Handgeschriebene Belege
  • • Sehr alte oder verblasste Dokumente
  • • Beschädigte Dokumente
  • • Ungewöhnliche Layouts ohne Gesamtsummen

Nicht unterstützt

  • • Vollständig unleserliche Bilder
  • • Dokumente ohne Beträge
  • • Unvollständige Dokumente mit fehlenden Seiten
  • • Kontoauszüge als Belege (verbinden Sie stattdessen Ihre Bank)

Möchten Sie Kontevia optimal nutzen?

Wir haben zehn konkrete Szenarien vorbereitet: Belege per Chat, Rechnungen per E-Mail, Bankabgleich, Fälligkeiten von Rechnungen, USt-Zusammenfassungen, E-Invoicing und Exporte für Ihren Steuerberater.

Anwendungsfälle: zehn Wege, Ihre Buchhaltung zu automatisieren

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