Belege per Chat: fotografieren und gebucht

Kontevia verwandelt das Foto eines Belegs, das Sie per WhatsApp senden, in ein fertiges Buchhaltungsdokument. Innerhalb von Sekunden werden Betrag, Datum, Lieferant und USt-Aufschlüsselung erfasst und der Export für Ihren Steuerberater vorbereitet. Keine Installation, kein manuelles Abtippen.

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Kontevia

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In 4 Sekunden verarbeitet: OMV Tankstelle, Wien Gesamt € 48,00, USt 20 % = € 8,00 Kategorie: Kraftstoff und Reisen Antworten Sie mit „bearbeiten“, um etwas zu ändern.

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So funktioniert es

Fotografieren und senden

Fotografieren Sie den Beleg mit dem Handy und senden Sie ihn als ganz normale WhatsApp-Nachricht. Auch eine PDF-Rechnung oder ein mehrseitiges Dokument funktioniert.

Automatische Erfassung

Innerhalb von Sekunden erhalten Sie die Aufschlüsselung: Betrag, Datum, Lieferant, USt-ID, USt nach Satz und einen Kategorievorschlag.

Prüfen und bestätigen

Prüfen Sie das Dokument in der Übersicht und passen Sie die Kategorie bei Bedarf an. Doppelte Belege werden erkannt und markiert.

Export an Ihren Steuerberater

Bestätigte Dokumente werden als CSV oder Excel exportiert, das BMD, RZL oder DATEV importieren kann, oder direkt über eine Integration übertragen.

Warum Belege jetzt erfassen, nicht einmal im Monat

Ein Papierbeleg ist das unzuverlässigste Dokument im Geschäftsalltag: Er verblasst, geht verloren, und am Monatsende weiß niemand mehr, wofür er war. Die meisten Unternehmer sammeln Belege und sortieren sie hin und wieder, was einen ganzen Abend Sortierarbeit bedeutet, und trotzdem fehlt am Ende ein Dokument. Dabei ist der einzige Moment, in dem Sie den Beleg zuverlässig in der Hand halten, direkt nach der Zahlung.

Kontevia verlegt die Buchung genau in diesen Moment. Fotografieren und senden dauert an der Kasse fünf Sekunden, und die Arbeit mit diesem Dokument ist damit erledigt: erfasst, kategorisiert und zusammen mit dem Originalfoto gespeichert. Das Monatsende bedeutet dann keinen Karton voller Papier mehr, sondern einen Blick in die Übersicht und einen Klick auf Export.

Was verarbeitet werden kann

Die Grundlage sind Handyfotos von Belegen, auch zerknitterte und schief fotografierte. Daneben werden PDF-Rechnungen, Screenshots aus E-Mails und mehrseitige Dokumente verarbeitet. Die Erfassung kennt die USt-Sätze von Österreich (20 % Regelsatz, 13 %, 10 % und 4.9 % ermäßigt), das Format der lokalen USt-IDs und die gängigen Handelsketten und Abkürzungen auf Belegen.

Das Original wird zu jedem Dokument gespeichert, sodass Sie bei einer Steuerprüfung jeden Posten belegen können. Und da man einen Beleg manchmal versehentlich doppelt sendet, läuft bei jedem Dokument eine Duplikatsprüfung, die Sie warnt, bevor eine Ausgabe doppelt gezählt würde.

Manuelle Verarbeitung vs. Kontevia

Von Hand	Mit Kontevia
Belege sammeln sich in einem Karton und einer Geldbörse	Das Dokument ist im System, sobald Sie es fotografieren
Beträge und USt manuell in eine Tabelle oder Software eintippen	Erfassung innerhalb von Sekunden, kein Abtippen
Verlorene und verblasste Belege am Jahresende	Archiv mit dem Originalfoto zu jedem Dokument
Einmal im Monat eine Tüte Papier an den Steuerberater übergeben	Export mit einem Klick, jederzeit

Häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert die Buchhaltung per Chat?

Sie senden ein Foto eines Belegs oder eine PDF-Rechnung an die WhatsApp-Nummer von Kontevia. Das System erfasst das Dokument (Betrag, Datum, Lieferant, USt), ordnet es einer Kategorie zu und bereitet es für den Export an die Software Ihres Steuerberaters vor. Die gesamte Arbeit mit Dokumenten läuft im Chat, den Sie bereits auf Ihrem Handy haben.

Wie genau ist die Erfassung?

Die Erfassung ist für EU-Dokumente ausgelegt: Sie kennt die USt-Sätze und Kennungsformate jedes Landes sowie die gängigen Handelsketten. Jedes Dokument wird Ihnen vor dem Export angezeigt, und Sie können es korrigieren, sodass nichts ohne Ihre Prüfung in Ihre Buchhaltung gelangt.

Werden mehrseitige PDFs oder mehrere Belege auf einmal verarbeitet?

Ja. Eine lange Rechnung oder ein Kontoauszug mit Dutzenden Seiten wird verarbeitet. Sie können mehrere Belege hintereinander senden, jeder wird einzeln verarbeitet und auf Duplikate geprüft.

Funktioniert es auch am Computer?

Ja. WhatsApp bietet Web- und Desktop-Apps, sodass Sie Dokumente vom Computer genauso senden können wie vom Handy. Dokumente können auch per E-Mail weitergeleitet oder im Browser hochgeladen werden. Übersichten und Exporte finden Sie im Online-Dashboard.

Ist Kontevia in Österreich verfügbar?

Ja. Kontevia steht Unternehmen in allen 27 EU-Ländern im Early Access offen, und Belege und Rechnungen werden unabhängig von ihrer Sprache erfasst. Länderspezifische Exporte und Bankanbindungen sind heute für Tschechien am umfassendsten.