Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die im Zusammenhang mit der Kontevia-Website und dem Dienst verarbeiteten personenbezogenen Daten ist Eucalypt 4 s.r.o., wie oben angegeben. Fragen zu personenbezogenen Daten und Anträge zur Ausübung Ihrer Rechte können an hello@kontevia.com gesendet werden.

Diese Richtlinie gilt für Besucher von kontevia.com und dessen Länderversionen, für Nutzer des Kontevia-Dienstes und für Personen, die uns kontaktieren. Sie ist aus EU-weiter Perspektive verfasst; wo nationales Recht zusätzliche Anforderungen stellt, gelten diese ergänzend.

Für die Daten der Nutzer des Dienstes (Registrierungs-, Kontakt-, Abrechnungs- und Nutzungsdaten) ist Eucalypt 4 s.r.o. Verantwortlicher und diese Richtlinie gilt vollständig.

Für die personenbezogenen Daten in den von einem Nutzer hochgeladenen Buchhaltungsdokumenten (Namen, Adressen, USt-IdNrn. und Bankdaten der Kunden und Lieferanten des Nutzers, Mitarbeiterdaten in Lohnabrechnungsdokumenten) ist der Nutzer Verantwortlicher, und Eucalypt 4 s.r.o. handelt als Auftragsverarbeiter nach Weisung des Nutzers. Diese Verarbeitung unterliegt dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Wenn Sie Kunde oder Lieferant eines unserer Nutzer sind und Fragen zu Ihren Daten haben, wenden Sie sich bitte zunächst an dieses Unternehmen.

Website-Besucher

• Technische Daten, die zur Auslieferung der Seiten benötigt werden (IP-Adresse, Browser, angeforderte URL), werden zum Betrieb und zur Sicherheit der Website auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeitet und kurzzeitig in Server-Logs gespeichert.
• Google Analytics 4 (Besuchsstatistik) läuft auf der Website und im Beraterverzeichnis erst, nachdem Sie im Cookie-Banner Analyse-Cookies akzeptiert haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Microsoft Clarity und die Conversion-Messung von Google Ads sind derzeit nicht im Einsatz; falls wir sie einsetzen, laufen auch sie nur mit Ihrer Einwilligung. Einzelheiten finden Sie in der Cookie-Richtlinie.
• Die Zuordnung von Werbekampagnen (Quelle und Werbeklick-Kennung, über die Sie gekommen sind) wird im Cookie db_attr für höchstens 90 Tage gespeichert, und zwar nur, wenn Sie Marketing-Cookies akzeptieren (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); ohne Einwilligung wird nichts gespeichert. Registrieren Sie sich anschließend, wird die Zuordnung zu Ihrem Konto gespeichert, um die Wirksamkeit von Kampagnen auszuwerten.

Anfragen

• Wenn Sie an hello@kontevia.com schreiben oder uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, Ihren Namen und den Inhalt der Nachricht ausschließlich, um Ihnen zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). WhatsApp-Nachrichten werden von Meta Platforms Ireland Ltd. nach deren eigenen Bedingungen verarbeitet.
• Newsletter-Anmeldungen beruhen auf Ihrer Einwilligung und können jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail widerrufen werden.

Nutzer des Dienstes

• Identifikations- und Kontaktdaten (Name, Unternehmen, E-Mail, Telefonnummer, Adresse, USt-IdNr.) zur Erstellung und Verwaltung des Kontos sowie zur Kommunikation mit Ihnen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b).
• Abrechnungsdaten (Rechnungen, Zahlungsstatus, Tarif, Nutzung) zur Abrechnung des Abonnements und zur Erfüllung buchhalterischer Pflichten: Vertragserfüllung und rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c). Kartendaten werden von Comgate, a.s. verarbeitet und erreichen unsere Server nie.
• Anmelde- und Sicherheitsdaten (Passwort-Hash, Kennung des Anmeldeanbieters, für den Chat-Kanal verwendete WhatsApp-Telefonnummer, IP-Adresse und Zeitpunkt der Anmeldung, Gerätetyp, Aktivitätsprotokoll) zur Sicherung des Kontos und zur Erkennung von Missbrauch: Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse.
• Nutzungsdaten (Anzahl der verarbeiteten Dokumente, verwendete Funktionen, Fehlerberichte) zum Betrieb, Support und zur Verbesserung des Dienstes: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• Inhalt der Dokumente, die Sie auf Ihre Anweisung hochladen, zur Bereitstellung des Dienstes: Vertragserfüllung; für die Daten Dritter in diesen Dokumenten handeln wir als Auftragsverarbeiter, wie in Artikel 2 beschrieben.
• Kommunikation mit dem Support (E-Mails, Chatnachrichten) zur Bearbeitung Ihrer Anfragen: Vertragserfüllung.

• Konto- und Nutzungsdaten: für die Dauer des Vertrags und 90 Tage nach Beendigung, um einen Export zu ermöglichen; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.
• In den Dienst hochgeladene Dokumente: für die Dauer des Vertrags; nach Beendigung 90 Tage lang zum Export, sofern Sie sie nicht früher löschen oder uns bitten, sie über einen längeren Archivzeitraum aufzubewahren.
• Abrechnungsunterlagen: für den nach Steuer- und Buchhaltungsrecht der Tschechischen Republik erforderlichen Zeitraum, derzeit zehn Jahre.
• Support-Kommunikation: für die Dauer des Vertrags und ein Jahr danach.
• Daten, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden: bis zum Ablauf der geltenden Verjährungsfristen.
• Anfragen von Nicht-Nutzern: solange zur Bearbeitung erforderlich, höchstens ein Jahr.
• Einwilligungsnachweise (Cookie-Entscheidungen, Annahme der Nutzungsbedingungen): für den Zeitraum, in dem wir die Einwilligung nachweisen können müssen.

Wir geben personenbezogene Daten nur an Anbieter weiter, die uns beim Betrieb des Dienstes unterstützen, und nur im erforderlichen Umfang: Hosting, Datenbank und Speicher, E-Mail-Versand, Zahlungsabwicklung, die Messaging-Plattform WhatsApp, Modelle für die Belegerfassung und den Assistenten sowie Anbieter der Bankanbindung, wenn Sie ein Bankkonto verbinden. Analysewerkzeuge kämen nur mit Ihrer Einwilligung hinzu. Jeder Anbieter ist an einen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden.

Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Zweck und Standort ist auf der Seite Unterauftragsverarbeiter veröffentlicht. Behörden erhalten Daten nur, soweit das Gesetz dies vorschreibt.

Einige Anbieter haben ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, hauptsächlich in den Vereinigten Staaten. Übermittlungen an sie sind durch das EU-US Data Privacy Framework geschützt, sofern der Anbieter zertifiziert ist, oder durch die von der Europäischen Kommission angenommenen Standardvertragsklauseln, jeweils zusammen mit zusätzlichen Maßnahmen, wo erforderlich. Sie können eine Kopie der Schutzmaßnahmen anfordern.

Wir wenden dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen an: Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS 1.2 oder höher) und bei der Speicherung (AES-256), Zugriff nach dem Need-to-know-Prinzip mit Multi-Faktor-Authentifizierung für administrativen Zugriff, Protokollierung des Zugriffs auf personenbezogene Daten, regelmäßige Backups mit getesteter Wiederherstellung, Überwachung und ein Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle.

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich ein Risiko für Ihre Rechte darstellt, benachrichtigen wir die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden und, bei hohem Risiko, die betroffenen Personen unverzüglich.

Wenn Sie Ihr Kontevia-Konto über unseren Konnektor mit einem Assistenten wie ChatGPT oder Claude verbinden, werden nur die Daten übermittelt, die der Assistent auf Ihre Anweisung hin anfordert: Listen und Details von Dokumenten, USt-Zusammenfassungen, Berichte und Kontostatus. Der Zugriff ist an einen API-Schlüssel gebunden, den Sie jederzeit in den Kontoeinstellungen widerrufen können; der Widerruf des Schlüssels beendet den Zugriff sofort.

Wir stellen Ihre Daten keinem Anbieter zum Training seiner Modelle zur Verfügung und geben niemals Daten anderer Nutzer weiter. Die Verarbeitung auf Seiten des Assistenten unterliegt den Bedingungen des von Ihnen gewählten Anbieters. Jeder Konnektor-Aufruf wird protokolliert (Zeitpunkt, Schlüssel, verwendetes Tool) zu Sicherheits- und Abrechnungszwecken.

• Auskunft (Art. 15): Bestätigung erhalten, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und eine Kopie davon.
• Berichtigung (Art. 16): unrichtige Daten korrigieren und unvollständige Daten vervollständigen lassen.
• Löschung (Art. 17): Daten löschen lassen, wenn keine Rechtsgrundlage mehr für ihre Speicherung besteht. Daten, die wir gesetzlich aufbewahren müssen, wie Rechnungen, sind ausgenommen.
• Einschränkung (Art. 18): Verarbeitung einschränken lassen, während ein Streit über Richtigkeit oder Rechtmäßigkeit geklärt wird.
• Übertragbarkeit (Art. 20): Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten; der Dienst bietet dafür Exporte an.
• Widerspruch (Art. 21): jederzeit gegen die auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung widersprechen, einschließlich Direktwerbung.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3): jederzeit möglich, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
• Beschwerde: bei einer Aufsichtsbehörde. In der Tschechischen Republik ist dies das Amt für den Schutz personenbezogener Daten (Urad pro ochranu osobnich udaju, https://uoou.gov.cz). Sie können sich auch an die Behörde Ihres eigenen Wohn- oder Arbeitslandes wenden.

Um ein Recht auszuüben, senden Sie eine E-Mail an hello@kontevia.com. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats; wir können Sie um eine Identitätsprüfung bitten.

Die Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Unbedingt erforderliche Cookies werden auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gesetzt; Analyse- und Marketing-Cookies nur mit Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen in der Fußzeile ändern können. Die vollständige Liste und die Speicherfristen finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

Wir aktualisieren diese Richtlinie, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Nutzer werden per E-Mail oder durch einen Hinweis im Dashboard informiert; die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite mit dem Datum der letzten Aktualisierung abrufbar.