Cum să folosiți Kontevia la potențial maxim: zece scenarii de contabilitate
Kontevia automatizează colectarea și procesarea documentelor: bonuri prin chat, facturi pe e-mail, reconciliere bancară, scadențele facturilor, facturare cu coduri QR de plată, sinteze de TVA și exporturi către contabilul dumneavoastră. Iată zece rețete concrete, fie că sunteți persoană fizică autorizată, o companie mică sau un cabinet de contabilitate din orice țară a UE.
Zece scenarii
1. Un bon fotografiat și trimis prin chat
Situația: Vă întoarceți de la cumpărat materiale cu trei bonuri în buzunar, care de obicei ajung într-o cutie și, la sfârșitul anului, în panică.
Ce configurați: Salvați numărul Kontevia în WhatsApp. Atât, fără nicio aplicație suplimentară.
Ce se întâmplă automat: Fotografiați bonul și trimiteți-l. Kontevia extrage furnizorul, suma, data și TVA-ul, atribuie o categorie conform regulilor din țara dumneavoastră și stochează documentul. Dacă ceva nu este clar, întreabă în chat.
Ce câștigați: Aproximativ două până la trei minute pe document, față de retranscriere, și niciun bon pierdut.
2. Facturi de la furnizori redirecționate prin e-mail
Situația: Facturile de la furnizori ajung în căsuța dumneavoastră de e-mail sub formă de PDF-uri sau e-facturi structurate, iar dumneavoastră le descărcați și le arhivați manual.
Ce configurați: Folosiți adresa de e-mail a spațiului dumneavoastră de lucru, fie redirecționând manual, fie printr-o regulă în clientul de e-mail.
Ce se întâmplă automat: Fiecare atașament primit este procesat ca o fotografie: articole, sume, TVA și scadență. Documentul apare în panoul de control fără intervenția dumneavoastră.
Ce câștigați: Aproximativ cinci până la zece minute pe zi pentru o afacere cu facturi regulate de la furnizori.
3. Reconciliere bancară prin open banking
Situația: La sfârșitul lunii vă așezați cu extrasul de cont și determinați ce plată corespunde cărei facturi.
Ce configurați: Conectați-vă contul bancar (disponibil pentru anumite bănci cehe; conectarea prin PSD2 pentru alte țări este planificată). Accesul este doar pentru citire și poate fi revocat oricând.
Ce se întâmplă automat: Kontevia importă tranzacțiile și le potrivește cu documentele emise și primite după sumă, referință și IBAN-ul partenerului. În panoul de control vedeți ce este plătit și ce este restant.
Ce câștigați: Aproximativ una până la două ore pe lună de verificare manuală a extrasului.
4. Scadențe și termene
Situația: Ați ratat scadența unei facturi, ați pierdut o reducere pentru plata anticipată sau un client nu a plătit și ați observat prea târziu.
Ce configurați: Nimic. Scadențele provin din documentele extrase.
Ce se întâmplă automat: Kontevia cunoaște scadența fiecărei facturi și vă arată ce trebuie plătit și cine vă datorează bani. Notificările pentru termenele de TVA și fiscale din țara dumneavoastră sunt planificate; calendarul fiscal gratuit le conține deja astăzi.
Ce câștigați: Fără penalități de întârziere pentru plăți ratate și memento-uri mai rapide pentru clienții întârziați.
5. O factură într-un minut, cu cod QR de plată
Situația: Ați terminat o lucrare și vreți să facturați imediat, nu seara la calculator.
Ce configurați: Completați datele de facturare o singură dată. Apoi emiteți facturi din panoul de control sau din chat.
Ce se întâmplă automat: Kontevia completează conținutul obligatoriu al facturii, calculează TVA-ul și generează un PDF cu un cod QR de plată (EPC pentru euro, QR Platba pentru coroana cehă). Plata este ulterior asociată cu banca.
Ce câștigați: Aproximativ zece minute pe factură, față de un șablon, și plăți mai rapide datorită codului QR.
6. Sinteza de TVA gata înainte de termen
Situația: Termenul de depunere se apropie, iar dumneavoastră adunați cifrele de TVA din mai multe teancuri.
Ce configurați: Nimic suplimentar. Fiecare document extras poartă de la început cota și suma de TVA, inclusiv cazurile de taxare inversă și tranzacțiile intracomunitare.
Ce se întâmplă automat: Secțiunea de TVA din panoul de control arată continuu TVA-ul deductibil și colectat pentru perioadă, iar sinteza pentru decontul dumneavoastră este gata de predat contabilului sau de depus.
Ce câștigați: Aproximativ două până la patru ore în fiecare lună sau trimestru, în funcție de numărul de documente.
7. Facturare electronică: unde ne aflăm
Situația: Țara dumneavoastră introduce sau are deja facturarea electronică obligatorie și nu sunteți sigur că facturile dumneavoastră sunt conforme.
Ce configurați: Astăzi nu este nimic de configurat. Kontevia emite facturi PDF cu toate câmpurile obligatorii și un cod QR de plată.
Ce se întâmplă automat: Facturile structurate pentru sistemul național, validarea câmpurilor obligatorii și conectorii către platformele naționale sunt planificate. Până atunci, acolo unde obligația se aplică deja, facturile sunt transmise prin portalul oficial sau printr-un furnizor certificat.
Ce câștigați: Facturi complete și corecte încă de azi și o imagine clară a ceea ce se schimbă când intră în vigoare obligația.
8. Export către sistemul contabilului dumneavoastră
Situația: Contabilul dumneavoastră lucrează în DATEV, Odoo sau alt sistem, iar dumneavoastră aduceți documentele într-un dosar sau le trimiteți pe e-mail unul câte unul.
Ce configurați: Alegeți formatul de export în setări sau invitați contabilul în spațiul de lucru.
Ce se întâmplă automat: Documentele contabilizate sunt exportate ca CSV cu categorii și defalcare de TVA, sau ca Pohoda, Money S3 ori ISDOC pentru companiile cehe, gata pentru import fără reintroducere manuală. Exporturile DATEV și Odoo sunt planificate.
Ce câștigați: Pentru o firmă de contabilitate, ore de reintroducere manuală economisite pe client, pe lună.
9. Flux de aprobare pentru firmele de contabilitate
Situația: Țineți contabilitatea pentru mai multe afaceri, iar clienții trimit documente prin cinci canale diferite, în calitate aleatorie.
Ce configurați: Fiecare client are propriul spațiu de lucru. Clienții trimit documente prin chat sau e-mail, iar dumneavoastră le verificați în secțiunea de aprobare a panoului multi-client.
Ce se întâmplă automat: Documentele ajung într-un singur loc, deja extrase și categorisite conform regulilor din țara fiecărui client. Verificați, aprobați și exportați.
Ce câștigați: Nu mai alergați după clienți pentru cutii de bonuri.
10. Categorisire, detectarea duplicatelor și PDF-uri în masă
Situația: Un furnizor vă trimite o factură pe e-mail, iar dumneavoastră fotografiați și copia pe hârtie. Sau un client vă înmânează un singur PDF cu zeci de documente scanate.
Ce configurați: Nimic. Ambele funcționează în fundal; trimiteți întregul PDF pe e-mail sau încărcați-l în panou.
Ce se întâmplă automat: Kontevia atribuie categorii pe baza conținutului și a corecturilor dumneavoastră anterioare, semnalează un duplicat înainte de a fi contabilizat de două ori și separă un PDF cu mai multe documente în documente individuale, fiecare extras separat.
Ce câștigați: Fără cheltuieli duble, categorii consistente și fără separare manuală a scanărilor mari.
Manual versus cu Kontevia
Cifrele de timp sunt estimări aproximative pentru o afacere mică tipică, cu zeci de documente pe lună. Numerele dumneavoastră vor diferi în funcție de volumul de documente.
| Sarcină | Manual | Cu Kontevia |
|---|---|---|
| Arhivarea unui bon pe hârtie | 3 până la 5 minute de reintroducere manuală | fotografiați și trimiteți, sub un minut |
| Factura de la furnizor primită pe e-mail | descărcare, salvare, reintroducere manuală | automat după redirecționare |
| Emiterea unei facturi | 10 până la 15 minute într-un șablon | 1 până la 2 minute, inclusiv codul QR |
| Verificarea plăților în raport cu extrasul de cont | 1 până la 2 ore pe lună | potrivire automată continuă |
| Rezumatul de TVA | 2 până la 4 ore de asamblare | pregătit continuu în panou |
| Predarea documentelor către contabil | reintroducere manuală a elementelor | export către sistemul contabilului |
De unde să începeți dacă sunteți la început
Nu introduceți toate cele zece scenarii deodată. Ordinea dovedită este să începeți cu primul, bonuri prin chat, deoarece nu necesită configurare și vedeți rezultatul imediat. În prima săptămână adăugați redirecționarea facturilor prin e-mail; aceasta acoperă majoritatea documentelor primite.
Al doilea pas este conectarea băncii. Odată ce plățile se potrivesc de la sine, obțineți o privire de ansamblu asupra a ceea ce este plătit, iar termenele limită sunt urmărite fără efort din partea dumneavoastră. Abia apoi treceți la părțile avansate: formate de facturare electronică, exporturi către contabil sau fluxul de aprobare, dacă procesați documente pentru mai multe afaceri.
Dacă vă blocați, parcurgeți ghidurile și centrul de ajutor.
Ce nu face Kontevia și ce nu pretinde
Kontevia nu ține o contabilitate completă în partidă dublă cu registru general, nu gestionează stocurile și nu întocmește situațiile financiare anuale. Dacă aveți nevoie de acestea, păstrați-vă sistemul principal și lăsați Kontevia să automatizeze colectarea, extragerea și pregătirea documentelor, exact modul în care este folosit de firmele de contabilitate. Platformele naționale de facturare electronică și fiscale sunt pregătite, dar nu sunt încă conectate live în fiecare țară; pagina de integrări indică situația actuală.
Întrebări frecvente
Cum încep să folosesc Kontevia?
Creați un cont, alegeți țara și trimiteți primul bon prin WhatsApp, e-mail sau încărcare. Accesul timpuriu începe fără card de plată; configurarea durează câteva minute și nu necesită instalare.
Ce poate automatiza Kontevia?
Colectarea documentelor prin chat, e-mail și încărcare, extragerea datelor din bonuri și facturi, categorisirea, detectarea duplicatelor, aprobările, scadențele facturilor, reconcilierea bancară pentru anumite bănci cehe, facturare cu coduri QR de plată, rezumate de TVA și exporturi în CSV, sau în Pohoda, Money S3 și ISDOC pentru companiile cehe. Facturarea electronică, exporturile DATEV și Odoo și notificările privind termenele sunt planificate.
Kontevia respectă regulile din țara mea?
Parțial. Cotele de TVA, pragurile, perioadele de declarare și formatele de facturare electronică pentru toate cele 27 de state membre UE provin dintr-o singură bază de date jurisdicțională revizuită, folosită pe acest site și în instrumentele gratuite. În aplicație, cel mai complet suport pe țară este astăzi pentru Cehia; conectorii către platformele naționale de facturare electronică sunt planificați.
Cât costă Kontevia?
Planurile sunt Starter, Professional și Business, cu preț în euro fără TVA, facturate lunar sau anual, cu două luni gratuite la planul anual. Documentele peste alocația planului sunt taxate per document. Prețurile actuale se află pe pagina de prețuri.
Kontevia înlocuiește un program de contabilitate sau un contabil?
Nu, și nici nu încearcă. Kontevia automatizează colectarea, extragerea și pregătirea documentelor, care este partea ce consumă cel mai mult timp, și predă rezultatul dumneavoastră, contabilului dumneavoastră sau sistemului dumneavoastră contabil. Firmele de contabilitate o folosesc ca punct de colectare a documentelor de la clienții lor.
Încercați-o pe propriile dumneavoastră documente
Începeți în acces timpuriu fără card de plată. Planurile încep de la prețul Starter în euro fără TVA; consultați pagina de prețuri pentru prețurile și alocațiile actuale.
Actualizat în septembrie 2026