Arkiveringsskyldighet

Alla EU-länder kräver att företag bevarar sina fakturor och bokföringsunderlag under en minsta period, vanligtvis mellan fem och tio år räknat från utgången av det år som dokumentet avser. Perioden fastställs av nationella lagar om moms, bokföring och skatteförfarande, och den kan förlängas av en revision, en tvist eller framförda underskott.

Elektronisk lagring är tillåten överallt förutsatt att tre saker garanteras under hela perioden: dokumentet förblir läsbart, dess ursprung är autentiskt och dess innehåll har inte ändrats. Ett tillförlitligt granskningsspår mellan fakturan, ordern och betalningen är det vanliga sättet att bevisa detta utan att signera varje fil. Kvitton på termopapper bleknar inom några år, så en skanning som görs vid mottagandet är säkrare än originalet. Kontevia lagrar varje dokument med dess metadata och granskningsspår under hela arkiveringstiden.