Kontevia voll ausschöpfen: zehn Buchhaltungsszenarien
Kontevia automatisiert das Erfassen und Verarbeiten von Dokumenten: Belege per Chat, Rechnungen per E-Mail, Bankabgleich, Rechnungsfälligkeiten, Rechnungsstellung mit Zahlungs-QR-Codes, USt-Zusammenfassungen und Exporte für Ihren Steuerberater. Hier sind zehn konkrete Rezepte, egal ob Sie Einzelunternehmer, kleines Unternehmen oder Steuerberatungskanzlei in einem beliebigen EU-Land sind.
Zehn Szenarien
1. Ein Beleg fotografiert und per Chat gesendet
Situation: Sie kommen vom Materialeinkauf zurück, mit drei Belegen in der Tasche, die normalerweise in einer Schachtel landen und am Jahresende in Panik enden.
Was Sie einrichten: Speichern Sie die Kontevia-Nummer in WhatsApp. Das ist alles, keine zusätzliche App nötig.
Was automatisch geschieht: Fotografieren Sie den Beleg und senden Sie ihn. Kontevia erkennt Lieferant, Betrag, Datum und USt, weist eine Kategorie nach den Regeln Ihres Landes zu und speichert das Dokument. Ist etwas unklar, fragt Kontevia im Chat nach.
Was Sie gewinnen: Etwa zwei bis drei Minuten pro Dokument im Vergleich zur manuellen Eingabe, und keine verlorenen Belege mehr.
2. Lieferantenrechnungen per E-Mail weitergeleitet
Situation: Rechnungen von Lieferanten erreichen Ihr Postfach als PDF oder strukturierte E-Rechnung, und Sie laden sie manuell herunter und legen sie ab.
Was Sie einrichten: Nutzen Sie die Posteingangsadresse Ihres Arbeitsbereichs, entweder durch manuelles Weiterleiten oder mit einer Regel in Ihrem Mailprogramm.
Was automatisch geschieht: Jeder eingehende Anhang wird wie ein Foto verarbeitet: Positionen, Beträge, USt und Fälligkeitsdatum. Das Dokument erscheint ohne Ihr Zutun im Dashboard.
Was Sie gewinnen: Etwa fünf bis zehn Minuten täglich für ein Unternehmen mit regelmäßigen Lieferantenrechnungen.
3. Bankabgleich per Open Banking
Situation: Am Monatsende sitzen Sie über dem Kontoauszug und ermitteln, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört.
Was Sie einrichten: Verbinden Sie Ihr Bankkonto (verfügbar für ausgewählte tschechische Banken; PSD2-Verbindungen für weitere Länder sind geplant). Der Zugriff ist rein lesend und kann jederzeit widerrufen werden.
Was automatisch geschieht: Kontevia importiert die Transaktionen und gleicht sie anhand von Betrag, Referenz und IBAN des Zahlungspartners mit ausgestellten und erhaltenen Dokumenten ab. Im Dashboard sehen Sie, was bezahlt ist und was noch aussteht.
Was Sie gewinnen: Etwa ein bis zwei Stunden pro Monat für die manuelle Kontrolle des Kontoauszugs.
4. Fälligkeiten und Fristen
Situation: Sie haben ein Rechnungsfälligkeitsdatum verpasst, einen Skonto-Vorteil verloren, oder ein Kunde hat nicht bezahlt und Sie haben es zu spät bemerkt.
Was Sie einrichten: Nichts. Fälligkeitsdaten stammen aus den erkannten Dokumenten.
Was automatisch geschieht: Kontevia kennt das Fälligkeitsdatum jeder Rechnung und zeigt, was zu zahlen ist und wer Ihnen etwas schuldet. Erinnerungen an die USt- und Steuerfristen Ihres Landes sind geplant; der kostenlose Steuerkalender listet sie schon heute auf.
Was Sie gewinnen: Keine Verzugszinsen bei verpassten Zahlungen und schnellere Mahnungen an säumige Zahler.
5. Eine Rechnung in einer Minute, mit Zahlungs-QR-Code
Situation: Sie haben einen Auftrag abgeschlossen und möchten sofort eine Rechnung stellen, nicht erst abends am Computer.
Was Sie einrichten: Hinterlegen Sie einmalig Ihre Rechnungsdaten. Danach stellen Sie Rechnungen im Dashboard oder per Chat aus.
Was automatisch geschieht: Kontevia ergänzt die Pflichtangaben der Rechnung, berechnet die USt und erstellt ein PDF mit Zahlungs-QR-Code (EPC für Euro, QR Platba für tschechische Kronen). Die Zahlung wird später mit der Bank abgeglichen.
Was Sie gewinnen: Etwa zehn Minuten pro Rechnung im Vergleich zu einer Vorlage, und schnellere Zahlungen dank QR-Code.
6. USt-Zusammenfassung rechtzeitig vor der Frist
Situation: Die Meldefrist rückt näher, und Sie stellen die USt-Zahlen aus mehreren Stapeln zusammen.
Was Sie einrichten: Nichts zusätzlich. Jedes erkannte Dokument trägt von Anfang an seinen USt-Satz und -Betrag, einschließlich Reverse-Charge- und innergemeinschaftlicher Fälle.
Was automatisch geschieht: Der USt-Bereich des Dashboards zeigt laufend die Vor- und Umsatzsteuer für den Zeitraum, und die Zusammenfassung für Ihre Meldung ist bereit, um an Ihren Steuerberater übergeben oder eingereicht zu werden.
Was Sie gewinnen: Etwa zwei bis vier Stunden monatlich oder vierteljährlich, je nach Anzahl der Dokumente.
7. E-Invoicing: der aktuelle Stand
Situation: Ihr Land führt verpflichtende E-Rechnungen ein oder verlangt sie bereits, und Sie sind nicht sicher, ob Ihre Rechnungen konform sind.
Was Sie einrichten: Heute ist nichts einzurichten. Kontevia erstellt PDF-Rechnungen mit allen Pflichtangaben und einem Zahlungs-QR-Code.
Was automatisch geschieht: Strukturierte Rechnungen für Ihr nationales System, die Prüfung der Pflichtfelder und Konnektoren zu nationalen Plattformen sind geplant. Bis dahin werden Rechnungen dort, wo die Pflicht bereits gilt, über das offizielle Portal oder einen zertifizierten Anbieter eingereicht.
Was Sie gewinnen: Schon heute vollständige, korrekte Rechnungen und ein klarer Überblick darüber, was sich mit der Pflicht ändert.
8. Export in das System Ihres Steuerberaters
Situation: Ihr Steuerberater arbeitet mit DATEV, Odoo oder einem anderen System, und Sie bringen Dokumente in einer Mappe vorbei oder senden sie einzeln per E-Mail.
Was Sie einrichten: Wählen Sie das Exportformat in den Einstellungen oder laden Sie Ihren Steuerberater in den Arbeitsbereich ein.
Was automatisch geschieht: Verbuchte Dokumente werden als CSV mit Kategorien und USt-Aufschlüsselung exportiert, für tschechische Unternehmen auch als Pohoda, Money S3 oder ISDOC, bereit für den Import ohne erneute Eingabe. Exporte für DATEV und Odoo sind geplant.
Was Sie gewinnen: Für eine Steuerkanzlei: Stunden an erneuter Eingabe pro Mandant und Monat.
9. Freigabe-Workflow für Steuerkanzleien
Situation: Sie führen die Buchhaltung für mehrere Unternehmen, und Mandanten senden Dokumente über fünf verschiedene Kanäle in unterschiedlichster Qualität.
Was Sie einrichten: Jeder Mandant hat seinen eigenen Arbeitsbereich. Mandanten senden Dokumente per Chat oder E-Mail, und Sie prüfen sie im Freigabebereich des Multi-Mandanten-Dashboards.
Was automatisch geschieht: Dokumente treffen an einem Ort bereits extrahiert und nach den Regeln des jeweiligen Landes des Mandanten kategorisiert ein. Sie prüfen, geben frei und exportieren.
Was Sie gewinnen: Kein Hinterherlaufen nach Kisten voller Belege mehr.
10. Kategorisierung, Duplikaterkennung und Massen-PDFs
Situation: Ein Lieferant sendet eine Rechnung per E-Mail, und Sie fotografieren zusätzlich die Papierversion. Oder ein Mandant übergibt Ihnen ein PDF mit Dutzenden gescannten Dokumenten.
Was Sie einrichten: Nichts. Beides läuft im Hintergrund; senden Sie das gesamte PDF per E-Mail oder laden Sie es im Dashboard hoch.
Was automatisch geschieht: Kontevia weist Kategorien anhand des Inhalts und Ihrer vorherigen Korrekturen zu, markiert ein Duplikat, bevor es doppelt verbucht wird, und teilt ein Mehrdokumenten-PDF in einzelne Dokumente auf, die jeweils separat extrahiert werden.
Was Sie gewinnen: Keine doppelten Ausgaben, konsistente Kategorien und kein manuelles Aufteilen großer Scans.
Von Hand versus mit Kontevia
Die Zeitangaben sind grobe Schätzungen für ein typisches kleines Unternehmen mit Dutzenden Dokumenten im Monat. Ihre Zahlen weichen je nach Dokumentenvolumen ab.
| Aufgabe | Von Hand | Mit Kontevia |
|---|---|---|
| Ablage eines Papierbelegs | 3 bis 5 Minuten erneute Eingabe | fotografieren und senden, unter einer Minute |
| Lieferantenrechnung per E-Mail | herunterladen, speichern, erneut eingeben | automatisch nach Weiterleitung |
| Rechnung ausstellen | 10 bis 15 Minuten in einer Vorlage | 1 bis 2 Minuten, inklusive QR-Code |
| Zahlungen mit dem Kontoauszug abgleichen | 1 bis 2 Stunden im Monat | laufender automatischer Abgleich |
| USt-Zusammenfassung | 2 bis 4 Stunden Zusammenstellung | laufend bereit im Dashboard |
| Dokumente an den Steuerberater übergeben | manuelle erneute Eingabe der Posten | Export in das System des Steuerberaters |
Wo Sie anfangen, wenn Sie neu sind
Führen Sie nicht alle zehn Szenarien auf einmal ein. Die bewährte Reihenfolge ist, mit dem ersten zu beginnen, Belege per Chat, da es keine Einrichtung braucht und Sie das Ergebnis sofort sehen. Fügen Sie in der ersten Woche die Weiterleitung von Rechnungen per E-Mail hinzu; das deckt die meisten eingehenden Dokumente ab.
Der zweite Schritt ist die Verbindung der Bank. Sobald Zahlungen von selbst abgeglichen werden, erhalten Sie einen Überblick über das Bezahlte, und Fälligkeitstermine werden ohne Ihr Zutun überwacht. Erst dann gehen Sie zu den fortgeschrittenen Bereichen über: E-Rechnungsformate, Exporte an Ihren Steuerberater oder der Freigabe-Workflow, wenn Sie Dokumente für mehrere Unternehmen verarbeiten.
Wenn Sie nicht weiterkommen, sehen Sie sich die Anleitungen und das Hilfe-Center an.
Was Kontevia nicht tut und nicht vorgibt zu tun
Kontevia führt keine vollständige doppelte Buchführung mit Hauptbuch, verwaltet kein Lager und erstellt nicht Ihren Jahresabschluss. Wenn Sie das benötigen, behalten Sie Ihr Kernsystem und lassen Sie Kontevia die Erfassung, Extraktion und Aufbereitung von Dokumenten automatisieren, genau so wie es Steuerkanzleien einsetzen. Nationale E-Rechnungs- und Steuerplattformen sind vorbereitet, aber noch nicht in jedem Land live verbunden; die Integrationsseite zeigt den aktuellen Stand.
Häufig gestellte Fragen
Wie beginne ich mit Kontevia?
Erstellen Sie ein Konto, wählen Sie Ihr Land und senden Sie den ersten Beleg per WhatsApp, E-Mail oder Upload. Der frühe Zugang startet ohne Zahlungskarte; die Einrichtung dauert wenige Minuten und erfordert keine Installation.
Was kann Kontevia automatisieren?
Erfassung von Dokumenten per Chat, E-Mail und Upload, Extraktion von Daten aus Belegen und Rechnungen, Kategorisierung, Duplikaterkennung, Freigaben, Rechnungsfälligkeiten, Bankabgleich für ausgewählte tschechische Banken, Rechnungsstellung mit Zahlungs-QR-Codes, USt-Zusammenfassungen und Exporte als CSV, für tschechische Unternehmen auch als Pohoda, Money S3 und ISDOC. E-Rechnung, Exporte für DATEV und Odoo sowie Fristerinnerungen sind geplant.
Berücksichtigt Kontevia die Regeln meines Landes?
Teilweise. USt-Sätze, Schwellenwerte, Meldezeiträume und E-Rechnungsformate für alle 27 EU-Mitgliedstaaten stammen aus einer geprüften Rechtsdatenbank, die auf dieser Website und in den kostenlosen Tools verwendet wird. In der App gibt es die umfassendste Länderunterstützung heute für Tschechien; Konnektoren zu nationalen E-Rechnungsplattformen sind geplant.
Was kostet Kontevia?
Die Tarife sind Starter, Professional und Business, in Euro ohne USt und monatlich oder jährlich abgerechnet, mit zwei Monaten gratis beim Jahrestarif. Dokumente über dem Tarifkontingent werden pro Dokument berechnet. Die aktuellen Preise finden Sie auf der Preisseite.
Ersetzt Kontevia eine Buchhaltungssoftware oder einen Steuerberater?
Nein, und das versucht es auch nicht. Kontevia automatisiert die Erfassung, Extraktion und Aufbereitung von Dokumenten, den Teil, der am meisten Zeit kostet, und übergibt das Ergebnis an Sie, Ihren Steuerberater oder Ihr Buchhaltungssystem. Steuerkanzleien nutzen es als Sammelstelle für Dokumente ihrer Mandanten.
Testen Sie es mit Ihren eigenen Dokumenten
Starten Sie im frühen Zugang ohne Zahlungskarte. Die Tarife beginnen beim Starter-Preis in Euro ohne USt; die aktuellen Preise und Kontingente finden Sie auf der Preisseite.
Aktualisiert im September 2026