Opbevaringspligt

Alle EU-lande kræver, at virksomheder opbevarer deres fakturaer og regnskabsmateriale i en minimumsperiode, sædvanligvis mellem fem og ti år regnet fra udgangen af det år, dokumentet vedrører. Perioden fastsættes af national moms-, regnskabs- og skatteprocesret, og den kan forlænges ved en revision, en tvist eller fremførte underskud.

Elektronisk opbevaring er tilladt overalt, forudsat at tre ting er sikret i hele perioden: dokumentet forbliver læsbart, dets oprindelse er autentisk, og dets indhold er ikke ændret. En pålidelig revisionsspor mellem faktura, ordre og betaling er den sædvanlige måde at bevise dette på uden at signere hver enkelt fil. Kvitteringer på termopapir falmer i løbet af et par år, så en scanning taget ved modtagelsen er sikrere end originalen. Kontevia opbevarer hvert dokument med tilhørende metadata og revisionsspor i opbevaringsperioden.