Categorización automática: cada gasto en su casilla
Kontevia coloca cada recibo y factura en una categoría de forma automática, según el proveedor y el contenido del documento. Para las empresas checas, la categoría se asigna al plan de cuentas checo; los planes de cuentas locales de otros países, como el Plan General de Contabilidad (PGC, RD 1514/2007) / PGC de PYMES (RD 1515/2007) en España, están previstos. También señala los gastos que pueden ser deducibles fiscalmente. Ve cada asignación y puede cambiarla antes de que el documento pase a su contabilidad.
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184 KB, PDF
Factura procesada: 3 líneas, neto 1200 €, IVA 21 % 252 €, total 1452 €. No es un duplicado. Categoría: software y hosting. Vence en 14 días.
Cómo funciona
El documento llega
Por foto en WhatsApp, por correo electrónico o subiéndolo en el navegador. La categorización funciona igual para recibos y facturas.
Asignación automática
Según el proveedor, el contenido y su historial, el documento se coloca en una categoría: materiales, viajes, servicios, gastos de explotación y más.
Revisión y aprendizaje
Ve la asignación en el resumen y la cambia con un clic. El sistema recuerda la corrección y la próxima vez clasifica correctamente al mismo proveedor.
Cifras para la declaración
Las categorías siguen la estructura de sus registros, así que las cifras para la declaración están listas continuamente, no en el último momento.
Las categorías no son burocracia, son dinero
La clasificación correcta de los gastos determina cuánto impuesto paga. Un gasto en la categoría equivocada significa una deducción no aplicada (paga más de lo debido) o un coste indebidamente reclamado (riesgo de liquidación en una inspección). La mayoría de los autónomos y empresas se ocupan de las categorías una vez al año, con prisas antes de la declaración, cuando ya nadie recuerda las circunstancias.
La categorización automática traslada esa decisión al momento en que se crea el documento, cuando el contexto está fresco. El documento se clasifica solo, usted solo confirma o corrige, y el sistema aprende de las correcciones. Tras unas semanas, la mayoría de los documentos se clasifican correctamente a la primera.
Prudente donde interviene el fisco
En materia fiscal, un error silencioso es peor que una incertidumbre reconocida. Por eso Kontevia no adivina con documentos ambiguos: los deja en Otros y espera su decisión. Las sanciones y multas se marcan como no deducibles de inmediato para que no se cuelen por error entre los costes.
Señalar los elementos deducibles es una base, no asesoramiento fiscal: la valoración final de los gastos dudosos corresponde a su asesor, que recibe el documento completo con la foto en la exportación. El sistema prepara ese trabajo, no lo sustituye.
Qué vigila la categorización
| Situación | Qué hace Kontevia |
|---|---|
| Gasto de explotación habitual | Lo coloca en una categoría y lo cuenta en el resumen de gastos |
| Gasto potencialmente deducible | Lo señala y lo añade al resumen de deducciones |
| Sanción o multa | Advierte que es un coste no deducible |
| Documento ambiguo | Lo deja en Otros para asignación manual, no adivina |
| Gasto privado en una tarjeta de empresa | Sugiere marcarlo como privado para que quede fuera de la contabilidad |
Preguntas frecuentes
¿En qué se basa la asignación?
Principalmente en el proveedor y las líneas del documento, en segundo lugar en su historial: en cuanto reasigna un documento de un proveedor concreto, el sistema lo recuerda y clasifica igual el siguiente. Los documentos ambiguos permanecen en Otros para una decisión manual.
¿Puedo cambiar la categoría?
Sí, en cualquier momento antes de la exportación a su contabilidad, con un clic en el resumen de documentos. Un cambio manual siempre tiene prioridad y el sistema aprende de él para los siguientes documentos del mismo tipo.
¿Qué plan de cuentas se utiliza?
Para las empresas checas, el plan de cuentas checo, y su asesor puede ajustar la asignación. Los planes de cuentas locales de otros países, como el Plan General de Contabilidad (PGC, RD 1514/2007) / PGC de PYMES (RD 1515/2007) en España, están previstos; hasta entonces la exportación incluye la categoría y su asesor la asigna.
¿Qué gastos se pueden deducir?
En general, los gastos incurridos para obtener ingresos gravables: materiales, mercancías, alquiler del local, teléfono, software, bibliografía profesional, parte de los costes del vehículo. No son deducibles, por ejemplo, las multas, las sanciones y el consumo personal. Las reglas exactas son las de España; Kontevia señala candidatos, la valoración final corresponde a su asesor.
Funcionalidades y herramientas relacionadas
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Actualizado el 7 de septiembre de 2026