Detección de duplicados: ningún documento se contabiliza dos veces
Kontevia comprueba cada documento entrante con los que ya se han procesado. Reconoce la misma factura o el mismo recibo aunque haya llegado una vez como foto por WhatsApp y otra como PDF por correo electrónico. Un posible duplicado se marca y la decisión queda en sus manos.
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184 KB, PDF
Factura procesada: 3 líneas, neto 1200 €, IVA 21 % 252 €, total 1452 €. No es un duplicado. Categoría: software y hosting. Vence en 14 días.
Cómo funciona
El documento llega por cualquier canal
WhatsApp, correo electrónico o carga en el panel. La comprobación se realiza conjuntamente en todos los canales.
Comparación con los documentos existentes
El nuevo documento se compara con los que ya se han procesado. No importa si es una foto, un PDF o una captura de pantalla.
Marcado del sospechoso
Un posible duplicado se marca de forma visible. Nada se descarta ni se contabiliza en silencio.
La decisión es suya
Con un clic confirma el duplicado (el documento se excluye) o lo marca como un documento nuevo, por ejemplo, en el caso de dos compras idénticas seguidas.
Por qué los duplicados son traicioneros
Un documento duplicado no es un descuido, es una consecuencia natural de cómo circulan los documentos. Un proveedor envía una factura por correo electrónico y una semana después la vuelve a enviar a modo de recordatorio. Un empresario fotografía un recibo en la caja y lo vuelve a enviar por la noche, por si acaso. Un cliente entrega al contable una carpeta medio llena de documentos que ya se habían enviado antes.
Las consecuencias no son cosméticas: un gasto contabilizado dos veces supone costes inflados, una deducción de IVA incorrecta y, en una inspección, una liquidación con sanciones. Y vigilar los duplicados a mano es precisamente el tipo de tarea en la que una persona comete errores tras cientos de documentos y una máquina no.
Una comprobación que no exige disciplina
La propiedad clave de una buena comprobación de duplicados es que no depende del comportamiento del remitente. Los clientes no tienen que pensar si ya han enviado un documento, ni por qué canal. El sistema compara los propios documentos, de modo que detecta el mismo recibo independientemente de la forma y el canal por el que llegó la segunda vez.
La segunda propiedad clave es que la última palabra la tiene una persona. Dos compras idénticas y legítimas seguidas (dos cafés idénticos, dos repostajes de combustible idénticos) parecen un duplicado, pero no lo son. Por eso un documento sospechoso nunca se descarta automáticamente: se marca y espera confirmación.
Situaciones típicas que detecta la comprobación
| Situación | Qué ocurre |
|---|---|
| La misma factura llegó dos veces por correo electrónico | La segunda se marca como posible duplicado |
| Un recibo como foto por WhatsApp y como PDF por correo electrónico | El sistema reconoce el mismo documento entre canales |
| Un cliente entregó una carpeta con documentos ya enviados | Los duplicados se marcan, los nuevos pasan sin problema |
| Dos compras idénticas y genuinas seguidas | Se marcan para revisión, un clic confirma ambas |
Preguntas frecuentes
¿Cómo reconoce Kontevia un duplicado?
Compara los propios documentos, no los archivos. Por eso detecta la misma factura aunque haya llegado una vez como foto y otra como PDF por un canal distinto. El documento sospechoso se marca y la decisión sigue en manos del usuario.
¿Puede la comprobación eliminar un documento por error?
No. La comprobación nunca elimina ni descarta nada automáticamente. Un posible duplicado solo se marca de forma visible y espera su confirmación; solo entonces se excluye.
¿Qué pasa si realmente tengo dos compras idénticas?
Dos documentos idénticos seguidos (por ejemplo, dos repostajes de combustible idénticos) se marcan para revisión. Con un clic los confirma como dos documentos independientes y ambos se contabilizan con normalidad.
¿Funciona la comprobación para contables con varias empresas?
Sí. La comprobación se realiza por separado dentro de cada empresa, de modo que el mismo documento en dos empresas distintas correctamente no se trata como duplicado, mientras que un envío duplicado dentro de una misma empresa sí se detecta.
Funcionalidades y herramientas relacionadas
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Actualizado el 7 de septiembre de 2026