Cómo aprovechar Kontevia al máximo: diez escenarios de contabilidad
Kontevia automatiza la recopilación y el procesamiento de documentos: recibos por chat, facturas por correo electrónico, conciliación bancaria, vencimientos de facturas, facturación con códigos QR de pago, resúmenes de IVA y exportaciones para su gestor. Aquí tiene diez recetas concretas, tanto si es autónomo, una pequeña empresa o una asesoría en cualquier país de la UE.
Diez escenarios
1. Un recibo fotografiado y enviado por chat
Situación: Vuelve de comprar material con tres recibos en el bolsillo que normalmente acabarían en una caja y, a fin de año, generando agobios.
Lo que configura: Guarde el número de Kontevia en WhatsApp. Eso es todo, sin ninguna app adicional.
Lo que ocurre automáticamente: Fotografíe el recibo y envíelo. Kontevia extrae el proveedor, el importe, la fecha y el IVA, asigna una categoría según las normas de su país y guarda el documento. Si algo no está claro, se lo pregunta por chat.
Lo que gana: Entre dos y tres minutos por documento en comparación con introducirlo a mano, y ningún recibo perdido.
2. Facturas de proveedores reenviadas por correo electrónico
Situación: Las facturas de los proveedores llegan a su buzón en PDF o como facturas electrónicas estructuradas, y las descarga y archiva a mano.
Lo que configura: Use la dirección de bandeja de entrada de su espacio de trabajo, ya sea reenviando manualmente o con una regla en su cliente de correo.
Lo que ocurre automáticamente: Cada archivo adjunto entrante se procesa como una foto: artículos, importes, IVA y fecha de vencimiento. El documento aparece en el panel sin que tenga que intervenir.
Lo que gana: Entre cinco y diez minutos al día para una empresa con facturas de proveedores habituales.
3. Conciliación bancaria mediante open banking
Situación: A fin de mes se sienta con el extracto y averigua qué pago corresponde a qué factura.
Lo que configura: Conecte su cuenta bancaria (disponible para bancos checos seleccionados; las conexiones PSD2 para otros países están previstas). El acceso es de solo lectura y puede revocarse en cualquier momento.
Lo que ocurre automáticamente: Kontevia importa las transacciones y las concilia con los documentos emitidos y recibidos por importe, referencia e IBAN de la contraparte. En el panel ve qué está pagado y qué está pendiente.
Lo que gana: Entre una y dos horas al mes de revisión manual de extractos.
4. Vencimientos y plazos
Situación: Se le pasó la fecha de vencimiento de una factura, perdió un descuento por pronto pago, o un cliente no pagó y se dio cuenta demasiado tarde.
Lo que configura: Nada. Las fechas de vencimiento provienen de los documentos extraídos.
Lo que ocurre automáticamente: Kontevia conoce la fecha de vencimiento de cada factura y muestra lo que debe pagar y quién le debe a usted. Los recordatorios de los plazos de IVA y fiscales de su país están previstos; hoy los recoge el calendario fiscal gratuito.
Lo que gana: Sin intereses de demora por pagos no realizados a tiempo y recordatorios más rápidos a los clientes morosos.
5. Una factura en un minuto, con código QR de pago
Situación: Termina un trabajo y quiere facturar de inmediato, no por la noche en el ordenador.
Lo que configura: Rellene sus datos de facturación una vez. Después emita facturas desde el panel o desde el chat.
Lo que ocurre automáticamente: Kontevia completa el contenido obligatorio de la factura, calcula el IVA y genera un PDF con un código QR de pago (EPC para el euro, QR Platba para la corona checa). El pago se concilia después con el banco.
Lo que gana: Unos diez minutos por factura en comparación con una plantilla, y pagos más rápidos gracias al código QR.
6. Resumen de IVA listo antes del plazo
Situación: Se acerca el plazo de presentación y reúne las cifras de IVA de varios montones de papeles.
Lo que configura: Nada más. Cada documento extraído lleva desde el principio su tipo y su importe de IVA, incluidos los casos de inversión del sujeto pasivo e intracomunitarios.
Lo que ocurre automáticamente: La sección de IVA del panel muestra de forma continua el IVA soportado y repercutido del periodo, y el resumen para su declaración queda listo para entregar a su gestor o para presentarlo.
Lo que gana: Entre dos y cuatro horas cada mes o trimestre, según el número de documentos.
7. Facturación electrónica: en qué punto estamos
Situación: Tu país introduce, o ya aplica, la facturación electrónica obligatoria y no estás seguro de que tus facturas cumplan.
Lo que configura: Hoy no hay nada que configurar. Kontevia emite facturas en PDF con todos los campos obligatorios y un código QR de pago.
Lo que ocurre automáticamente: Las facturas estructuradas para su sistema nacional, la validación de los campos obligatorios y los conectores con las plataformas nacionales están previstos. Mientras tanto, donde la obligación ya se aplica, las facturas se envían a través del portal oficial o de un proveedor certificado.
Lo que gana: Facturas completas y correctas desde hoy y una visión clara de lo que cambiará cuando llegue la obligación.
8. Exportación al sistema de tu gestoría
Situación: Tu gestoría trabaja con DATEV, Odoo u otro sistema, y tú llevas los documentos en una carpeta o los envías por correo uno a uno.
Lo que configura: Elige el formato de exportación en la configuración o invita a tu gestoría al espacio de trabajo.
Lo que ocurre automáticamente: Los documentos contabilizados se exportan en CSV con categorías y desglose de IVA, o en Pohoda, Money S3 o ISDOC para empresas checas, listos para importarse sin volver a teclear nada. Las exportaciones a DATEV y Odoo están previstas.
Lo que gana: Para una gestoría, horas de retecleo por cliente cada mes.
9. Flujo de aprobación para gestorías
Situación: Llevas la contabilidad de varias empresas y los clientes envían documentos por cinco canales distintos con una calidad muy variable.
Lo que configura: Cada cliente tiene su propio espacio de trabajo. Los clientes envían documentos por chat o correo y tú los revisas en la sección de aprobación del panel multicliente.
Lo que ocurre automáticamente: Los documentos llegan a un solo lugar ya extraídos y categorizados según las normas del país de cada cliente. Tú los revisas, apruebas y exportas.
Lo que gana: Se acabó perseguir a los clientes por cajas de recibos.
10. Categorización, detección de duplicados y PDFs masivos
Situación: Un proveedor te envía una factura por correo y además fotografías la copia en papel. O un cliente te entrega un PDF con decenas de documentos escaneados.
Lo que configura: Nada. Ambas funciones se ejecutan en segundo plano; envía el PDF completo por correo o súbelo al panel.
Lo que ocurre automáticamente: Kontevia asigna categorías a partir del contenido y de tus correcciones anteriores, detecta un duplicado antes de que se contabilice dos veces, y divide un PDF con varios documentos en documentos individuales, cada uno extraído por separado.
Lo que gana: Sin gastos duplicados, categorías coherentes y sin dividir manualmente escaneos grandes.
A mano frente a con Kontevia
Las cifras de tiempo son estimaciones aproximadas para una pequeña empresa típica con decenas de documentos al mes. Tus números variarán según el volumen de documentos.
| Tarea | A mano | Con Kontevia |
|---|---|---|
| Archivar un recibo en papel | de 3 a 5 minutos de retecleo | fotografiar y enviar, menos de un minuto |
| Factura de proveedor desde el correo | descargar, guardar, retecleo | automático tras reenviarla |
| Emitir una factura | de 10 a 15 minutos en una plantilla | de 1 a 2 minutos, incluido el código QR |
| Cotejar pagos con el extracto | de 1 a 2 horas al mes | conciliación automática continua |
| Resumen de IVA | de 2 a 4 horas de recopilación | siempre listo en el panel |
| Entregar documentos a la gestoría | retecleo manual de las partidas | exportación al sistema de la gestoría |
Por dónde empezar si eres nuevo
No introduzcas los diez escenarios a la vez. El orden probado es empezar por el primero, recibos por chat, porque no requiere configuración y ves el resultado de inmediato. Durante la primera semana añade el reenvío de facturas por correo; eso cubre la mayoría de los documentos entrantes.
El segundo paso es conectar el banco. En cuanto los pagos se cotejen solos, tendrás una visión general de lo que está pagado y los vencimientos se vigilarán sin que tengas que hacer nada. Solo entonces pasa a las partes avanzadas: formatos de facturación electrónica, exportaciones a tu gestoría o el flujo de aprobación si gestionas documentos de varias empresas.
Si te quedas atascado, consulta las guías y el centro de ayuda.
Lo que Kontevia no hace y no pretende hacer
Kontevia no lleva una contabilidad completa por partida doble con libro mayor, no gestiona inventario ni prepara tus cuentas anuales. Si necesitas eso, conserva tu sistema principal y deja que Kontevia automatice la recopilación, extracción y preparación de documentos, que es exactamente como lo usan las gestorías. Las plataformas nacionales de facturación electrónica e impositivas están previstas, pero aún no conectadas en directo en todos los países; la página de integraciones indica el estado actual.
Preguntas frecuentes
¿Cómo empiezo a usar Kontevia?
Crea una cuenta, elige tu país y envía el primer recibo por WhatsApp, correo o subiéndolo. El acceso anticipado empieza sin tarjeta de pago; la configuración lleva unos minutos y no requiere instalación.
¿Qué puede automatizar Kontevia?
La recopilación de documentos por chat, correo y subida, la extracción de datos de recibos y facturas, la categorización, la detección de duplicados, las aprobaciones, los vencimientos de facturas, la conciliación bancaria con bancos checos seleccionados, la facturación con códigos QR de pago, los resúmenes de IVA y las exportaciones en CSV, o en Pohoda, Money S3 e ISDOC para empresas checas. La facturación electrónica, las exportaciones a DATEV y Odoo y los recordatorios de plazos están previstos.
¿Kontevia se ajusta a las normas de mi país?
En parte. Los tipos de IVA, los umbrales, los periodos de presentación y los formatos de facturación electrónica de los 27 estados miembros de la UE proceden de una única base de datos de jurisdicciones revisada, que se utiliza en esta web y en las herramientas gratuitas. En la aplicación, el país con la cobertura más completa es hoy Chequia; los conectores con las plataformas nacionales de facturación electrónica están previstos.
¿Cuánto cuesta Kontevia?
Los planes son Starter, Professional y Business, con precios en euros sin IVA y facturación mensual o anual con dos meses gratis en el plan anual. Los documentos que superen el límite del plan se cobran por documento. Los precios actuales están en la página de precios.
¿Kontevia sustituye a un software contable o a un gestor?
No, y no lo pretende. Kontevia automatiza la recopilación, extracción y preparación de documentos, que es la parte que más tiempo consume, y entrega el resultado a ti, a tu gestoría o a tu sistema contable. Las gestorías lo usan como punto de recopilación de documentos de sus clientes.
Pruébalo con tus propios documentos
Empieza en acceso anticipado sin tarjeta de pago. Los planes parten del precio de Starter en euros sin IVA; consulta la página de precios para ver los precios y límites actuales.
Actualizado en septiembre de 2026