Automatyczna kategoryzacja: każdy wydatek we właściwym miejscu
Kontevia automatycznie umieszcza każdy paragon i fakturę w kategorii, na podstawie dostawcy i treści dokumentu. Dla czeskich firm kategoria jest mapowana na czeski plan kont; lokalne plany kont dla innych krajów, takie jak brak obowiązkowego państwowego planu kont; zakładowy plan kont zgodnie z ustawą o rachunkowości (wzorcowy plan kont, zespoły 0-8) w Polsce, są planowane. Oznacza też wydatki, które mogą podlegać odliczeniu podatkowemu. Widzisz każde przypisanie i możesz je zmienić, zanim dokument trafi do Twoich ksiąg.
invoice_hosting_08.pdf
184 KB, PDF
Faktura przetworzona: 3 pozycje, netto 5000 zł, VAT 23 % 1150 zł, razem 6150 zł. To nie duplikat. Kategoria: oprogramowanie i hosting. Termin płatności: 14 dni.
Jak to działa
Dokument przychodzi
Jako zdjęcie na WhatsApp, e-mailem lub przez przesłanie w przeglądarce. Kategoryzacja działa tak samo dla paragonów i faktur.
Automatyczne przypisanie
Na podstawie dostawcy, treści i Twojej historii dokument jest umieszczany w kategorii: materiały, podróże, usługi, koszty operacyjne i inne.
Kontrola i uczenie się
Widzisz przypisanie w przeglądzie i zmieniasz je jednym kliknięciem. System zapamiętuje poprawkę i następnym razem prawidłowo klasyfikuje tego samego dostawcę.
Dane do deklaracji podatkowej
Kategorie odpowiadają strukturze Twojej ewidencji, więc dane do deklaracji są gotowe na bieżąco, a nie w ostatniej chwili.
Kategorie to nie biurokracja, to pieniądze
Prawidłowa klasyfikacja wydatków decyduje o tym, ile podatku zapłacisz. Wydatek w złej kategorii oznacza albo niewykorzystane odliczenie (płacisz więcej niż musisz), albo błędnie ujęty koszt (ryzyko podczas kontroli). Większość przedsiębiorców zajmuje się kategoriami raz w roku, w pośpiechu przed deklaracją, gdy nikt nie pamięta już okoliczności.
Automatyczna kategoryzacja przenosi tę decyzję na moment powstania dokumentu, gdy kontekst jest świeży. Dokument klasyfikuje się sam, Ty tylko potwierdzasz lub poprawiasz, a system uczy się na poprawkach. Po kilku tygodniach większość dokumentów jest klasyfikowana poprawnie za pierwszym razem.
Ostrożność tam, gdzie chodzi o podatki
W sprawach podatkowych cicha pomyłka jest gorsza niż przyznana niepewność. Dlatego Kontevia nie zgaduje przy niejednoznacznych dokumentach: zostawia je w kategorii Inne i czeka na Twoją decyzję. Kary i grzywny są od razu oznaczane jako niepodlegające odliczeniu, aby przez pomyłkę nie trafiły do kosztów.
Oznaczanie pozycji podlegających odliczeniu to podstawa, nie porada podatkowa: ostateczna ocena granicznych wydatków należy do Twojego księgowego, który otrzymuje kompletny dokument wraz ze zdjęciem w eksporcie. System przygotowuje tę pracę, nie przejmuje jej.
Co obserwuje kategoryzacja
| Sytuacja | Co robi Kontevia |
|---|---|
| Zwykły wydatek operacyjny | Umieszcza go w kategorii i uwzględnia w przeglądzie wydatków |
| Potencjalnie odliczalny wydatek | Oznacza go i dodaje do przeglądu odliczeń |
| Kara lub grzywna | Ostrzega, że jest to koszt niepodlegający odliczeniu |
| Niejednoznaczny dokument | Zostawia go w kategorii Inne do ręcznego przypisania, nie zgaduje |
| Prywatny wydatek na karcie firmowej | Proponuje oznaczenie go jako prywatny, aby nie trafił do ksiąg |
Najczęściej zadawane pytania
Na czym opiera się przypisanie?
Przede wszystkim na dostawcy i pozycjach na dokumencie, pomocniczo na Twojej historii: gdy raz zmienisz przypisanie dokumentu od danego dostawcy, system to zapamiętuje i klasyfikuje kolejny tak samo. Niejednoznaczne dokumenty pozostają w kategorii Inne do ręcznej decyzji.
Czy mogę zmienić kategorię?
Tak, w każdej chwili przed eksportem do Twoich ksiąg, jednym kliknięciem w przeglądzie dokumentów. Ręczna zmiana zawsze ma pierwszeństwo, a system uczy się na jej podstawie przy kolejnych dokumentach tego samego typu.
Jaki plan kont jest używany?
Dla czeskich firm czeski plan kont, a Twój księgowy może dostosować mapowanie. Lokalne plany kont dla innych krajów, takie jak brak obowiązkowego państwowego planu kont; zakładowy plan kont zgodnie z ustawą o rachunkowości (wzorcowy plan kont, zespoły 0-8) w Polsce, są planowane; do tego czasu eksport zawiera kategorię, a księgowy ją mapuje.
Które wydatki można odliczyć?
Ogólnie rzecz biorąc, wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu podlegającego opodatkowaniu: materiały, towary, wynajem lokalu, telefon, oprogramowanie, literatura fachowa, część kosztów pojazdu. Nieodliczalne są na przykład grzywny, kary i wydatki osobiste. Dokładne zasady to te obowiązujące w Polsce; Kontevia oznacza kandydatów, ostateczna ocena należy do Twojego księgowego.
Powiązane funkcje i narzędzia
Wypróbuj na własnych dokumentach
Wyślij kilka dokumentów i sam zobacz ekstrakcję danych, kategorie i VAT. Bezpłatny okres próbny, bez karty.
Zaktualizowano 7 września 2026