Wykrywanie duplikatów: żaden dokument nie zostanie zaksięgowany dwa razy

Zdublowany dokument to nie niedbalstwo, tylko naturalna konsekwencja tego, jak krążą dokumenty. Dostawca wysyła fakturę e-mailem, a tydzień później wysyła ją ponownie jako przypomnienie. Właściciel firmy fotografuje paragon przy kasie i dla pewności wysyła go jeszcze raz wieczorem. Klient przekazuje księgowemu segregator, w którym połowa dokumentów została już wysłana wcześniej.

Konsekwencje nie są kosmetyczne: dwukrotnie zaksięgowany wydatek oznacza zawyżone koszty, błędne odliczenie VAT, a w razie kontroli, decyzję podatkową z karami. A pilnowanie duplikatów ręcznie to dokładnie ten rodzaj pracy, przy którym człowiek po setkach dokumentów popełnia błędy, a maszyna nie.

Kluczowa cecha dobrego mechanizmu wykrywania duplikatów polega na tym, że nie polega on na zachowaniu nadawcy. Klienci nie muszą zastanawiać się, czy dany dokument już wysłali, ani którym kanałem. System porównuje same dokumenty, dzięki czemu wychwytuje ten sam paragon niezależnie od formy i kanału, jakim dotarł drugi raz.

Druga kluczowa cecha to fakt, że ostatnie słowo należy do człowieka. Dwa prawdziwe, identyczne zakupy pod rząd (dwie takie same kawy, dwa identyczne tankowania) wyglądają jak duplikat, ale nim nie są. Dlatego podejrzany dokument nigdy nie jest odrzucany automatycznie, tylko oznaczany i czeka na potwierdzenie.