Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze stroną internetową i usługą Kontevia jest Eucalypt 4 s.r.o., wskazana powyżej. Pytania dotyczące danych osobowych oraz wnioski o realizację przysługujących praw można kierować na adres hello@kontevia.com.

Niniejsza polityka dotyczy odwiedzających stronę kontevia.com i jej wersje krajowe, użytkowników usługi Kontevia oraz osób, które się z nami kontaktują. Jest napisana z perspektywy ogólnounijnej; jeśli prawo krajowe wprowadza dodatkowe wymogi, mają one zastosowanie uzupełniające.

W odniesieniu do danych użytkowników Usługi (dane rejestracyjne, kontaktowe, rozliczeniowe i dotyczące korzystania z Usługi) administratorem danych jest Eucalypt 4 s.r.o., a niniejsza polityka ma pełne zastosowanie.

W odniesieniu do danych osobowych zawartych w dokumentach księgowych przesyłanych przez użytkownika (nazwiska, adresy, numery VAT i dane bankowe klientów i dostawców użytkownika, dane pracowników w dokumentach kadrowo-płacowych) administratorem danych jest użytkownik, a Eucalypt 4 s.r.o. działa jako podmiot przetwarzający na polecenie użytkownika. Przetwarzanie to reguluje Umowa powierzenia przetwarzania danych. Jeśli są Państwo klientem lub dostawcą jednego z naszych użytkowników i mają Państwo pytania dotyczące swoich danych, prosimy o kontakt bezpośrednio z tą firmą.

Odwiedzający stronę

• Dane techniczne niezbędne do wyświetlenia stron (adres IP, przeglądarka, żądany URL) są przetwarzane w celu działania i bezpieczeństwa strony na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i przechowywane w logach serwera przez krótki okres.
• Google Analytics 4 (statystyki odwiedzin) działa w serwisie i w katalogu doradców dopiero po zaakceptowaniu analitycznych plików cookie w banerze cookie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Microsoft Clarity i pomiar konwersji Google Ads nie są obecnie wdrożone; jeśli je wdrożymy, również będą działać wyłącznie za Twoją zgodą. Szczegóły znajdziesz w Polityce cookies.
• Atrybucja kampanii reklamowych (źródło i identyfikator kliknięcia reklamy, z którego nastąpiło wejście na stronę) jest zapisywana w pliku cookie db_attr na maksymalnie 90 dni, wyłącznie po zaakceptowaniu cookies marketingowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); bez zgody nic nie jest zapisywane. Po rejestracji atrybucja jest zapisywana przy koncie w celu oceny skuteczności kampanii.

Zapytania

• Jeśli piszesz do hello@kontevia.com lub kontaktujesz się z nami przez WhatsApp, przetwarzamy Twój adres e-mail lub numer telefonu, imię i nazwisko oraz treść wiadomości wyłącznie po to, aby Ci odpowiedzieć (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Wiadomości WhatsApp są przetwarzane przez Meta Platforms Ireland Ltd. na podstawie jej własnych warunków.
• Zapisy do newslettera opierają się na Twojej zgodzie i można je wycofać za pomocą linku rezygnacji w każdej wiadomości e-mail.

Użytkownicy Usługi

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię i nazwisko, firma, e-mail, numer telefonu, adres, NIP) w celu utworzenia i zarządzania kontem oraz komunikacji z Tobą: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b).
• Dane rozliczeniowe (faktury, status płatności, plan, użytkowanie) w celu naliczania subskrypcji i spełnienia obowiązków księgowych: wykonanie umowy i obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. b i c). Dane karty płatniczej są przetwarzane przez Comgate, a.s. i nigdy nie trafiają na nasze serwery.
• Dane logowania i bezpieczeństwa (hash hasła, identyfikator dostawcy logowania, numer telefonu WhatsApp używany do kanału czatu, adres IP i czas logowania, typ urządzenia, dziennik aktywności) w celu zabezpieczenia konta i wykrywania nadużyć: wykonanie umowy i prawnie uzasadniony interes.
• Dane o użytkowaniu (liczba przetworzonych dokumentów, wykorzystane funkcje, zgłoszenia błędów) w celu obsługi, wsparcia i ulepszania Usługi: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Treść dokumentów przesyłanych przez Ciebie, na Twoje polecenie, w celu świadczenia Usługi: wykonanie umowy; w odniesieniu do danych osób trzecich zawartych w tych dokumentach działamy jako podmiot przetwarzający, zgodnie z opisem w Artykule 2.
• Komunikacja ze wsparciem (e-maile, wiadomości czatu) w celu rozwiązywania Twoich zgłoszeń: wykonanie umowy.

• Dane konta i użytkowania: przez czas trwania umowy oraz 90 dni po jej zakończeniu, aby umożliwić eksport danych, po czym są usuwane lub anonimizowane.
• Dokumenty przesłane do Usługi: przez czas trwania umowy; po zakończeniu przez 90 dni w celu eksportu, chyba że usuniesz je wcześniej lub poprosisz o dłuższy okres archiwizacji.
• Dokumentacja rozliczeniowa: przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe Republiki Czeskiej, obecnie dziesięć lat.
• Komunikacja ze wsparciem: przez czas trwania umowy i jeden rok po jej zakończeniu.
• Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych: do upływu odpowiednich terminów przedawnienia.
• Zapytania od osób niebędących użytkownikami: przez czas potrzebny do ich obsłużenia, maksymalnie jeden rok.
• Zapisy zgód (wybory dotyczące cookies, akceptacja warunków): przez okres, w którym musimy być w stanie udowodnić zgodę.

Udostępniamy dane osobowe wyłącznie dostawcom, którzy pomagają nam świadczyć Usługę, i tylko w niezbędnym zakresie: hosting, baza danych i przechowywanie, wysyłka e-maili, obsługa płatności, platforma komunikacyjna WhatsApp, modele do odczytu dokumentów i asystenta oraz dostawcy połączenia z bankiem, gdy podłączasz rachunek bankowy. Narzędzia analityczne zostałyby dodane tylko za Twoją zgodą. Każdy dostawca jest związany umową powierzenia przetwarzania danych.

Aktualna lista podmiotów przetwarzających, wraz z celem i lokalizacją każdego z nich, jest publikowana na stronie Podmioty przetwarzające. Organy publiczne otrzymują dane wyłącznie tam, gdzie wymaga tego prawo.

Niektórzy dostawcy mają siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, głównie w Stanach Zjednoczonych. Przekazywanie im danych jest chronione przez ramy EU-US Data Privacy Framework, jeśli dostawca jest certyfikowany, lub przez standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską, wraz z dodatkowymi środkami tam, gdzie są potrzebne. Możesz poprosić o kopię tych zabezpieczeń.

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowanie w trakcie przesyłania (TLS 1.2 lub wyższy) i w spoczynku (AES-256), dostęp na zasadzie niezbędnej wiedzy z uwierzytelnianiem wieloskładnikowym dla dostępu administracyjnego, rejestrowanie dostępu do danych osobowych, regularne kopie zapasowe z testowanym odtwarzaniem, monitoring oraz procedurę reagowania na incydenty.

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może skutkować ryzykiem naruszenia Twoich praw, powiadamiamy właściwy organ nadzorczy w ciągu 72 godzin, a w przypadku wysokiego ryzyka, bez zbędnej zwłoki, osoby, których dane dotyczą.

Jeśli połączysz swoje konto Kontevia z asystentem takim jak ChatGPT lub Claude za pomocą naszego konektora, przekazywane są tylko dane, o które asystent poprosi na Twoje polecenie: listy i szczegóły dokumentów, podsumowania VAT, raporty i status konta. Dostęp jest powiązany z kluczem API, który możesz w każdej chwili odwołać w ustawieniach konta; odwołanie klucza natychmiast kończy dostęp.

Nie udostępniamy Twoich danych żadnemu dostawcy do trenowania jego modeli i nigdy nie udostępniamy danych innych użytkowników. Przetwarzanie po stronie asystenta podlega warunkom dostawcy, którego wybrałeś. Każde wywołanie konektora jest rejestrowane (czas, klucz, użyte narzędzie) w celach bezpieczeństwa i rozliczeniowych.

• Dostęp (art. 15): uzyskanie potwierdzenia, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, oraz ich kopii.
• Sprostowanie (art. 16): poprawienie nieprawidłowych danych i uzupełnienie danych niekompletnych.
• Usunięcie (art. 17): usunięcie danych, gdy nie ma już podstawy prawnej do ich przechowywania. Dane, które musimy przechowywać na mocy prawa, takie jak faktury, są wyłączone.
• Ograniczenie przetwarzania (art. 18): ograniczenie przetwarzania na czas rozstrzygania sporu dotyczącego dokładności lub zgodności z prawem.
• Przenoszenie danych (art. 20): otrzymanie swoich danych w ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie; Usługa oferuje w tym celu funkcje eksportu.
• Sprzeciw (art. 21): sprzeciwienie się przetwarzaniu opartemu na prawnie uzasadnionym interesie, w tym marketingowi bezpośredniemu, w każdym momencie.
• Wycofanie zgody (art. 7 ust. 3): w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
• Skarga: do organu nadzorczego. W Republice Czeskiej jest to Urząd Ochrony Danych Osobowych (Urad pro ochranu osobnich udaju, https://uoou.gov.cz). Możesz również złożyć skargę do organu w swoim kraju zamieszkania lub pracy.

Aby skorzystać z danego prawa, napisz na hello@kontevia.com. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; możemy poprosić Cię o potwierdzenie tożsamości.

Strona internetowa wykorzystuje pliki cookie i podobne technologie. Ściśle niezbędne pliki cookie są ustawiane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu; cookies analityczne i marketingowe wyłącznie za Twoją zgodą, którą możesz zmienić w każdej chwili w ustawieniach cookies w stopce strony. Pełna lista i okresy przechowywania znajdują się w Polityce Cookies.

Aktualizujemy niniejszą politykę w miarę zmian Usługi lub przepisów prawa. Użytkownicy są informowani e-mailem lub powiadomieniem w panelu; aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, wraz z datą ostatniej aktualizacji.