🇵🇱 E-fakturowanie w Polsce

E-fakturowanie w Polsce: KSeF

Co firmy w Polsce muszą wiedzieć o fakturowaniu ustrukturyzowanym w ramach KSeF: kogo dotyczy, od kiedy, w jakim formacie i na jakim etapie jest Kontevia.

Najważniejsze informacje

Status: Obowiązek B2B od 2026
System: KSeF
Format: FA(3) XML
Data wdrożenia: duże firmy 1 lutego, pozostałe 1 kwietnia 2026; do 10 000 zł miesięcznie i sankcje od 1 stycznia 2027
Zakres B2B: 2026
Raportowanie SAF-T: Wymagane

Dane zweryfikowane na podstawie źródeł oficjalnych; niektóre szczegóły mogą jeszcze ulec zmianie przed wdrożeniem.

Kogo dotyczy obowiązek w Polsce

Obowiązek w Polsce jest wdrażany etapami. Najpierw obejmuje duże firmy, następnie wszystkie pozostałe firmy zarejestrowane do VAT, przy czym najmniejsze podmioty czasem otrzymują dodatkowy czas. Do momentu rozpoczęcia Twojego etapu możesz nadal wystawiać faktury papierowe lub PDF, ale powinieneś już umieć odbierać faktury ustrukturyzowane, ponieważ Twoi dostawcy mogą przejść na nie wcześniej.

Jak to działa

Ustrukturyzowana e-faktura to nie plik PDF. To plik nadający się do odczytu maszynowego, zwykle XML, zgodny z europejską normą EN 16931 lub krajowym schematem odwzorowanym do niej. W Polsce oczekiwanym formatem jest FA(3) XML. Faktura jest tworzona w oprogramowaniu księgowym lub fakturującym, walidowana i dostarczana albo przez centralną platformę prowadzoną przez państwo, albo przez sieć taką jak Peppol, w zależności od modelu wybranego przez dany kraj.

System w Polsce opisywany jest następująco: KSeF (Krajowy System e-Faktur). W modelach clearance platforma nadaje oficjalny identyfikator, a faktura uznawana jest za doręczoną dopiero po akceptacji; w modelach zdecentralizowanych faktura trafia bezpośrednio między stronami, a organ podatkowy otrzymuje raport z kluczowymi danymi.

Otrzymane e-faktury są przetwarzane analogicznie w drugą stronę: plik XML jest odczytywany przez oprogramowanie, dopasowywany do zamówienia lub umowy i księgowany bez ręcznego przepisywania. Zasady archiwizacji pozostają takie same, ale oryginałem jest plik ustrukturyzowany, a nie wydruk.

Kontevia w Polsce: dziś i w planach

Dziś: faktury PDF ze wszystkimi wymaganymi polami i kodem QR do płatności.
Dziś: otrzymane faktury PDF są odczytywane i księgowane bez przepisywania, niezależnie od tego, czy przychodzą przez czat, e-mail, czy jako przesłany plik.
Dziś: kontrola duplikatów i archiwum każdego dokumentu.
Planowane: wystawianie i odczytywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie FA(3) XML dla KSeF, w tym przechowywanie identyfikatorów zwracanych przez KSeF.
Planowane: walidacja zgodności z EN 16931 i przepisami krajowymi Polski.

Kontevia jest we wczesnym dostępie i nie łączy się jeszcze z platformami krajowymi. Do tego czasu przesyłaj faktury przez oficjalny portal lub certyfikowanego dostawcę.

Harmonogram dla Polski

Status B2B	2026
Data wdrożenia	duże firmy 1 lutego, pozostałe 1 kwietnia 2026; do 10 000 zł miesięcznie i sankcje od 1 stycznia 2027
System i format	KSeF z weryfikacją / FA(3) XML

Najczęściej zadawane pytania

Czy e-fakturowanie jest obowiązkowe w Polsce?

Jeszcze nie dla wszystkich firm. Polska uchwaliła obowiązek e-fakturowania B2B, który zacznie obowiązywać od 2026, zgodnie z harmonogramem wdrażania przedstawionym poniżej.

Jaki format jest stosowany w Polsce?

Oczekiwanym formatem jest FA(3) XML. Jest on oparty na europejskiej normie EN 16931 lub do niej odwzorowany, więc oprogramowanie zgodne z tą normą może go generować i odczytywać. Wsparcie dla tego formatu w Kontevii jest planowane; dziś Kontevia wystawia faktury PDF.

Czy faktura PDF wysłana e-mailem liczy się jako e-faktura?

Nie. Zgodnie z przepisami UE e-faktura musi być wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym umożliwiającym automatyczne przetwarzanie. Plik PDF lub zeskanowany obraz nie są ustrukturyzowane. Formaty hybrydowe zawierające XML wewnątrz PDF, takie jak Factur-X, spełniają ten wymóg.

Co zmienia ViDA dla Polski?

Unijny pakiet VAT in the Digital Age wprowadza obowiązkowe ustrukturyzowane e-faktury zgodne z EN 16931 dla wewnątrzunijnych dostaw B2B od 2030 roku, wraz z niemal bieżącym raportowaniem cyfrowym. Systemy krajowe, w tym KSeF, muszą zostać dostosowane do modelu unijnego do 2035 roku. W międzyczasie nadal obowiązują krajowe przepisy Polski.

Jak Kontevia pomaga w kontekście KSeF?

Dziś Kontevia utrzymuje porządek w Twoich wystawionych i otrzymanych fakturach: faktury PDF, kod QR do płatności i archiwum. Tworzenie pliku w formacie FA(3) XML, weryfikacja wymaganych pól dla Polski i połączenie z KSeF są planowane. Kontevia nie zastępuje oficjalnej platformy.