Categorização automática: cada despesa no lugar certo
O Kontevia coloca automaticamente cada recibo e fatura numa categoria, com base no fornecedor e no conteúdo do documento. Para as empresas checas, a categoria é associada ao plano de contas checo; os planos de contas locais de outros países, como o SNC, Sistema de Normalização Contabilística (9 classes) em Portugal, estão planeados. Também assinala despesas potencialmente dedutíveis. Vê cada atribuição e pode alterá-la antes de o documento seguir para a sua contabilidade.
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184 KB, PDF
Fatura processada: 3 linhas, valor líquido 1200 €, IVA 23 % 276 €, total 1476 €. Não é duplicado. Categoria: software e alojamento. Vencimento em 14 dias.
Como funciona
O documento chega
Por foto no WhatsApp, por e-mail ou por carregamento no navegador. A categorização funciona da mesma forma para recibos e faturas.
Atribuição automática
Com base no fornecedor, no conteúdo e no seu histórico, o documento é colocado numa categoria: materiais, viagens, serviços, custos operacionais e outras.
Verificação e aprendizagem
Vê a atribuição na vista geral e altera-a com um clique. O sistema memoriza a correção e da próxima vez coloca o mesmo fornecedor corretamente.
Dados para a declaração de impostos
As categorias seguem a estrutura dos seus registos, pelo que os dados para a declaração estão sempre prontos, e não só no último momento.
As categorias não são burocracia, são dinheiro
A classificação correta das despesas determina quanto imposto paga. Uma despesa na categoria errada significa ou uma dedução não reclamada (paga mais do que devia) ou um custo reclamado indevidamente (um risco de liquidação numa inspeção). A maioria dos empresários trata das categorias uma vez por ano, à pressa antes da declaração, quando já ninguém se lembra das circunstâncias.
A categorização automática move essa decisão para o momento em que o documento é criado e o contexto ainda está fresco. O documento é classificado sozinho, o utilizador apenas confirma ou corrige, e o sistema aprende com as correções. Ao fim de algumas semanas, a maioria dos documentos é classificada corretamente à primeira.
Conservador quando está em causa o imposto
Em matéria fiscal, um erro silencioso é pior do que uma incerteza assumida. Por isso o Kontevia não adivinha perante documentos ambíguos: deixa-os em Outros e aguarda a sua decisão. Multas e coimas são marcadas de imediato como não dedutíveis, para que não passem a custos por engano.
Assinalar itens dedutíveis é uma base, não um parecer fiscal: a avaliação final de despesas limítrofes cabe ao seu contabilista, que recebe o documento completo com a foto na exportação. O sistema prepara esse trabalho, não o substitui.
O que a categorização observa
| Situação | O que o Kontevia faz |
|---|---|
| Despesa operacional comum | Coloca-a numa categoria e conta-a na vista geral de despesas |
| Despesa potencialmente dedutível | Assinala-a e acrescenta-a à vista geral de deduções |
| Multa ou coima | Avisa que é um custo não dedutível |
| Documento ambíguo | Deixa-o em Outros para atribuição manual, não adivinha |
| Despesa privada num cartão da empresa | Sugere marcá-la como privada para que fique fora da contabilidade |
Perguntas frequentes
Em que se baseia a atribuição?
Principalmente no fornecedor e nas linhas do documento, e depois no seu histórico: assim que reatribui um documento de um determinado fornecedor, o sistema memoriza-o e classifica o seguinte da mesma forma. Os documentos ambíguos ficam em Outros para decisão manual.
Posso alterar a categoria?
Sim, a qualquer momento antes da exportação para a sua contabilidade, com um clique na vista geral de documentos. Uma alteração manual prevalece sempre e o sistema aprende com ela para os próximos documentos do mesmo tipo.
Que plano de contas é usado?
Para as empresas checas, o plano de contas checo, e o seu contabilista pode ajustar o mapeamento. Os planos de contas locais de outros países, como o SNC, Sistema de Normalização Contabilística (9 classes) em Portugal, estão planeados; até lá, a exportação inclui a categoria e o seu contabilista faz o mapeamento.
Que despesas podem ser deduzidas?
Em geral, as despesas incorridas para obter rendimento tributável: materiais, mercadorias, arrendamento de instalações, telefone, software, literatura profissional, parte dos custos com viaturas. Não são dedutíveis, por exemplo, coimas, multas e consumo pessoal. As regras exatas são as de Portugal; o Kontevia assinala candidatos, a avaliação final cabe ao seu contabilista.
Funcionalidades e ferramentas relacionadas
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Atualizado a 7 de setembro de 2026