Guias da Kontevia

Passo a passo, desde o primeiro documento até um mês contabilizado.

Início rápido em quatro passos

1

Criar uma conta

Registe-se com o seu e-mail e escolha o país onde a sua empresa está registada. O país define as regras e formatos de IVA.

2

Ligar um canal

Adicione o número Kontevia ao WhatsApp, anote o endereço da sua caixa de entrada ou simplesmente use o carregamento no painel.

3

Enviar um documento de teste

Fotografe qualquer recibo e envie-o. Em poucos instantes verá os dados extraídos e a categoria proposta.

4

Continue a enviar

A partir de agora, todos os documentos seguem o mesmo caminho. Verifique as propostas, e o resumo de IVA constrói-se sozinho.

Configurar o canal de chat

Passo 1: Guardar o contacto

Depois do registo, recebe o número Kontevia por e-mail. Guarde-o no seu telemóvel; um nome claro como "Contabilidade Kontevia" facilita a procura.

Passo 2: Primeira mensagem

Abra o WhatsApp e envie qualquer mensagem para o número. Deverá receber uma resposta de boas-vindas em poucos segundos, confirmando a ligação à sua conta.

Passo 3: Confirmar a sua empresa

A Kontevia pede os dados básicos necessários para arquivar documentos corretamente: o nome da sua empresa e o número de identificação. Estes são usados para reconhecer as suas próprias faturas entre os documentos recebidos.

Reencaminhar faturas por e-mail

Cada espaço de trabalho tem o seu próprio endereço de caixa de entrada, indicado no painel. Reencaminhe para lá as faturas dos fornecedores, ou defina uma regra no seu cliente de e-mail para que os PDFs de fornecedores conhecidos sejam reencaminhados automaticamente. Cada anexo torna-se um documento; as faturas eletrónicas estruturadas são lidas diretamente, sem OCR.

Fotografar recibos

Funciona bem

  • • O recibo está totalmente visível
  • • Boa luz, sem sombras fortes
  • • Imagem nítida, telemóvel firme
  • • Recibo colocado de forma plana e direita
  • • Texto legível a olho nu

Provocam erros

  • • Foto desfocada
  • • Superfície escura ou reflexiva
  • • Margens cortadas com valores em falta
  • • Papel amarrotado ou dobrado
  • • Impressão térmica desbotada

Sugestão: utilize o digitalizador de documentos do seu telemóvel

A maioria dos telemóveis tem um modo de digitalização de documentos na câmara ou na aplicação de notas. Este endireita a imagem e melhora o contraste, o que produz os melhores resultados de extração.

Tipos de documentos

Suportados

  • • Recibos de lojas e restaurantes
  • • Faturas de fornecedores (PDF ou foto)
  • • Faturas de serviços e subscrições
  • • Recibos e talões de caixa
  • • PDFs de várias páginas com vários documentos

Limitado

  • • Recibos manuscritos
  • • Documentos muito antigos ou desbotados
  • • Documentos danificados
  • • Layouts pouco comuns sem totais

Não suportados

  • • Imagens completamente ilegíveis
  • • Documentos sem valores
  • • Documentos incompletos com páginas em falta
  • • Extratos bancários como recibos (ligue antes o banco)

Quer tirar o máximo partido do Kontevia?

Preparámos dez cenários concretos: recibos por chat, faturas por e-mail, reconciliação bancária, vencimentos de faturas, resumos de IVA, faturação eletrónica e exportações para o seu contabilista.

Casos de uso: dez formas de automatizar a sua contabilidade

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Temos todo o gosto em o guiar passo a passo pela configuração inicial.

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