Deteção de duplicados: nenhum documento é lançado duas vezes

Um documento duplicado não é descuido, é uma consequência natural da forma como os documentos circulam. Um fornecedor envia uma fatura por e-mail e, uma semana depois, envia-a novamente como lembrete. Um empresário fotografa um recibo na caixa e, à noite, envia-o novamente por precaução. Um cliente entrega ao contabilista uma pasta parcialmente cheia de documentos já enviados anteriormente.

As consequências não são cosméticas: uma despesa contabilizada duas vezes significa custos sobrestimados, uma dedução de IVA incorreta e, numa fiscalização, uma liquidação com penalizações. E vigiar duplicações manualmente é exatamente o tipo de trabalho em que uma pessoa comete erros ao fim de centenas de documentos e uma máquina não.

A propriedade fundamental de uma boa verificação de duplicações é não depender do comportamento de quem envia. Os clientes não precisam de se preocupar se já enviaram um documento, nem por que canal. O sistema compara os próprios documentos, pelo que deteta o mesmo recibo independentemente da forma e do canal pelo qual chegou da segunda vez.

A segunda propriedade fundamental é que a última palavra é sempre da pessoa. Duas compras idênticas e legítimas seguidas (dois cafés idênticos, dois abastecimentos de combustível idênticos) parecem uma duplicação, mas não o são. Por isso, um documento suspeito nunca é descartado automaticamente; é sinalizado e aguarda confirmação.