Conservazione documentale

Ogni paese dell'UE richiede alle imprese di conservare le fatture e le registrazioni contabili per un periodo minimo, di norma tra cinque e dieci anni, calcolato dalla fine dell'anno a cui il documento si riferisce. Il periodo è stabilito dalle leggi nazionali in materia di IVA, contabilità e procedura fiscale, e può essere prolungato da una verifica fiscale, una controversia o perdite riportate a nuovo.

La conservazione elettronica è ammessa ovunque a condizione che per l'intero periodo siano garantite tre cose: il documento resta leggibile, la sua origine è autentica e il suo contenuto non è stato modificato. Una pista di controllo affidabile tra fattura, ordine e pagamento è il modo abituale per dimostrarlo senza firmare ogni singolo file. Gli scontrini su carta termica sbiadiscono entro un paio d'anni, quindi una scansione effettuata alla ricezione è più sicura dell'originale. Kontevia conserva ogni documento con i relativi metadati e la pista di controllo per l'intero periodo di conservazione.