Automatyczna kategoryzacja

Po wyodrębnieniu danych z paragonu lub faktury trzeba je sklasyfikować: jaka kategoria kosztu, jakie konto w planie kont, jakie traktowanie VAT, czy koszt jest odliczalny. Automatyczna kategoryzacja wykorzystuje dostawcę, pozycje, kwoty oraz historię podobnych dokumentów, aby zaproponować klasyfikację, tak by użytkownik jedynie ją potwierdził lub poprawił.

Dobre systemy uczą się na podstawie korekt, stosują przepisy krajowe, takie jak zablokowane odliczenie VAT od usług gastronomicznych czy nieodliczalne koszty reprezentacji, oraz rozpoznają powtarzających się dostawców. Wykrywają też duplikaty, gdy ta sama faktura dociera dwukrotnie różnymi kanałami. Propozycja jest sugestią, a nie decyzją prawną; ostateczną odpowiedzialność za księgowanie ponosi użytkownik lub księgowy. Kontevia pokazuje poziom pewności każdej propozycji i kieruje niepewne przypadki do weryfikacji.