Jak w pełni wykorzystać Kontevia: dziesięć scenariuszy księgowych

Sytuacja: Wracasz z zakupu materiałów z trzema paragonami w kieszeni, które normalnie trafiłyby do pudełka, a na koniec roku, w panice.

Co konfigurujesz: Zapisz numer Kontevia w WhatsApp. To wszystko, żadnej dodatkowej aplikacji.

Co dzieje się automatycznie: Sfotografuj paragon i wyślij go. Kontevia wyodrębnia dostawcę, kwotę, datę i VAT, przypisuje kategorię zgodnie z zasadami obowiązującymi w Twoim kraju i zapisuje dokument. Jeśli coś jest niejasne, dopyta Cię na czacie.

Co zyskujesz: Około dwie do trzech minut na dokument w porównaniu z ręcznym wpisywaniem i żadnych zgubionych paragonów.

Sytuacja: Faktury od dostawców trafiają do Twojej skrzynki jako pliki PDF lub ustrukturyzowane e-faktury, a Ty pobierasz je i archiwizujesz ręcznie.

Co konfigurujesz: Użyj adresu skrzynki odbiorczej swojego workspace'u, przekazując wiadomości ręcznie lub za pomocą reguły w kliencie pocztowym.

Co dzieje się automatycznie: Każdy przychodzący załącznik jest przetwarzany tak jak zdjęcie: pozycje, kwoty, VAT i termin płatności. Dokument pojawia się na pulpicie bez Twojego udziału.

Co zyskujesz: Około pięć do dziesięciu minut dziennie w firmie z regularnymi fakturami od dostawców.

Sytuacja: Na koniec miesiąca siedzisz nad wyciągiem i ustalasz, która płatność odpowiada której fakturze.

Co konfigurujesz: Połącz swoje konto bankowe (dostępne dla wybranych czeskich banków; połączenia PSD2 dla innych krajów są planowane). Dostęp jest tylko do odczytu i można go w każdej chwili odwołać.

Co dzieje się automatycznie: Kontevia importuje transakcje i dopasowuje je do wystawionych oraz otrzymanych dokumentów na podstawie kwoty, tytułu i numeru IBAN kontrahenta. Na pulpicie widzisz, co jest opłacone, a co zaległe.

Co zyskujesz: Około jedna do dwóch godzin miesięcznie na ręczne sprawdzanie wyciągów.

Sytuacja: Przegapiłeś termin płatności faktury, straciłeś rabat za wcześniejszą zapłatę albo klient nie zapłacił, a Ty zauważyłeś to za późno.

Co konfigurujesz: Nic. Terminy płatności pochodzą z wyodrębnionych dokumentów.

Co dzieje się automatycznie: Kontevia zna termin płatności każdej faktury i pokazuje, co zapłacić i kto Ci jest winien. Przypomnienia o terminach VAT i podatkowych w Twoim kraju są planowane; już dziś podaje je bezpłatny kalendarz podatkowy.

Co zyskujesz: Brak odsetek karnych za przegapione płatności i szybsze przypomnienia dla spóźnialskich klientów.

Sytuacja: Skończyłeś zlecenie i chcesz od razu wystawić fakturę, nie wieczorem przy komputerze.

Co konfigurujesz: Wypełnij raz swoje dane do faktur. Potem wystawiaj faktury z pulpitu lub z czatu.

Co dzieje się automatycznie: Kontevia uzupełnia wymaganą treść faktury, oblicza VAT i generuje plik PDF z kodem QR do płatności (EPC dla euro, QR Platba dla koron czeskich). Płatność jest później dopasowywana do konta bankowego.

Co zyskujesz: Około dziesięć minut na fakturę w porównaniu z szablonem oraz szybsze płatności dzięki kodowi QR.

Sytuacja: Zbliża się termin złożenia deklaracji, a Ty zbierasz dane o VAT z kilku stosów dokumentów.

Co konfigurujesz: Nic dodatkowego. Każdy wyodrębniony dokument od razu zawiera swoją stawkę i kwotę VAT, w tym przypadki odwrotnego obciążenia i transakcji wewnątrzunijnych.

Co dzieje się automatycznie: Sekcja VAT na pulpicie pokazuje na bieżąco VAT naliczony i należny za dany okres, a podsumowanie do Twojej deklaracji jest gotowe, by przekazać je księgowemu lub złożyć samodzielnie.

Co zyskujesz: Około dwie do czterech godzin co miesiąc lub co kwartał, w zależności od liczby dokumentów.

Sytuacja: W Twoim kraju wprowadzono lub już obowiązuje obligatoryjne fakturowanie elektroniczne i nie masz pewności, czy Twoje faktury są zgodne z przepisami.

Co konfigurujesz: Dziś nie trzeba niczego konfigurować. Kontevia wystawia faktury PDF ze wszystkimi obowiązkowymi danymi i kodem QR do płatności.

Co dzieje się automatycznie: Faktury ustrukturyzowane dla systemu krajowego, walidacja pól obowiązkowych i łączniki z platformami krajowymi są planowane. Do tego czasu tam, gdzie obowiązek już obowiązuje, faktury przesyła się przez oficjalny portal lub certyfikowanego dostawcę.

Co zyskujesz: Już dziś kompletne i poprawne faktury oraz jasny obraz tego, co się zmieni, gdy obowiązek wejdzie w życie.

Sytuacja: Twój księgowy pracuje w DATEV, Odoo lub innym systemie, a Ty dostarczasz dokumenty w teczce albo przesyłasz je e-mailem pojedynczo.

Co konfigurujesz: Wybierz format eksportu w ustawieniach lub zaproś księgowego do przestrzeni roboczej.

Co dzieje się automatycznie: Zaksięgowane dokumenty są eksportowane jako CSV z kategoriami i rozbiciem VAT lub, w przypadku czeskich firm, jako Pohoda, Money S3 albo ISDOC, gotowe do importu bez przepisywania. Eksporty do DATEV i Odoo są planowane.

Co zyskujesz: Dla biura rachunkowego oznacza to godziny oszczędzone na przepisywaniu danych każdego klienta co miesiąc.

Sytuacja: Prowadzisz księgowość dla kilku firm, a klienci przesyłają dokumenty pięcioma różnymi kanałami w przypadkowej jakości.

Co konfigurujesz: Każdy klient ma własną przestrzeń roboczą. Klienci wysyłają dokumenty przez czat lub e-mail, a Ty sprawdzasz je w sekcji zatwierdzania panelu wielu klientów.

Co dzieje się automatycznie: Dokumenty trafiają w jedno miejsce już wyodrębnione i skategoryzowane zgodnie z zasadami obowiązującymi w kraju każdego klienta. Sprawdzasz, zatwierdzasz i eksportujesz.

Co zyskujesz: Koniec z upominaniem się o pudła z paragonami.

Sytuacja: Dostawca przesyła fakturę e-mailem, a Ty dodatkowo fotografujesz papierową kopię. Albo klient przekazuje Ci jeden plik PDF z kilkudziesięcioma zeskanowanymi dokumentami.

Co konfigurujesz: Nic. Obie funkcje działają w tle; wystarczy przesłać cały plik PDF e-mailem lub wgrać go w panelu.

Co dzieje się automatycznie: Kontevia przypisuje kategorie na podstawie treści i Twoich wcześniejszych poprawek, oznacza duplikat, zanim zostanie zaksięgowany dwa razy, oraz dzieli wieloczęściowy plik PDF na pojedyncze dokumenty, każdy wyodrębniany osobno.

Co zyskujesz: Brak podwójnych wydatków, spójne kategorie i brak ręcznego dzielenia dużych skanów.