Como tirar o máximo partido do Kontevia: dez cenários de contabilidade
O Kontevia automatiza a recolha e o processamento de documentos: recibos por chat, faturas por e-mail, reconciliação bancária, datas de vencimento das faturas, faturação com códigos QR de pagamento, resumos de IVA e exportações para o seu contabilista. Aqui ficam dez receitas concretas, quer seja um trabalhador independente, uma pequena empresa ou um gabinete de contabilidade em qualquer país da UE.
Dez cenários
1. Um recibo fotografado e enviado por chat
Situação: Regressa da compra de materiais com três recibos no bolso que normalmente acabariam numa caixa e, no final do ano, em pânico.
O que configura: Guarde o número do Kontevia no WhatsApp. É tudo; nenhuma aplicação extra.
O que acontece automaticamente: Fotografe o recibo e envie-o. O Kontevia extrai o fornecedor, o valor, a data e o IVA, atribui uma categoria segundo as regras do seu país e guarda o documento. Se algo não for claro, pergunta no chat.
O que ganha: Cerca de dois a três minutos por documento em comparação com a introdução manual, e nenhum recibo perdido.
2. Faturas de fornecedores reencaminhadas por e-mail
Situação: As faturas dos fornecedores chegam à sua caixa de correio como PDFs ou faturas eletrónicas estruturadas, e você descarrega-as e arquiva-as manualmente.
O que configura: Utilize o endereço de entrada do seu espaço de trabalho, seja reencaminhando manualmente ou com uma regra no seu cliente de e-mail.
O que acontece automaticamente: Cada anexo recebido é processado como uma foto: itens, valores, IVA e data de vencimento. O documento aparece no painel sem a sua intervenção.
O que ganha: Cerca de cinco a dez minutos por dia numa empresa com faturas de fornecedores regulares.
3. Reconciliação bancária através de open banking
Situação: No final do mês, senta-se com o extrato a tentar perceber a que fatura corresponde cada pagamento.
O que configura: Ligue a sua conta bancária (disponível para bancos checos selecionados; as ligações PSD2 para outros países estão planeadas). O acesso é apenas de leitura e pode ser revogado a qualquer momento.
O que acontece automaticamente: O Kontevia importa as transações e associa-as aos documentos emitidos e recebidos por valor, referência e IBAN da contraparte. No painel vê o que está pago e o que está pendente.
O que ganha: Cerca de uma a duas horas por mês de verificação manual de extratos.
4. Datas de vencimento e prazos
Situação: Perdeu a data de vencimento de uma fatura, um desconto por pagamento antecipado, ou um cliente não pagou e só reparou tarde.
O que configura: Nada. As datas de vencimento provêm dos documentos extraídos.
O que acontece automaticamente: O Kontevia conhece a data de vencimento de cada fatura e mostra o que tem de pagar e quem lhe deve dinheiro. Os lembretes para os prazos de IVA e fiscais do seu país estão planeados; hoje, o calendário fiscal gratuito já os indica.
O que ganha: Sem juros de mora por pagamentos em atraso e lembretes mais rápidos a clientes que pagam tarde.
5. Uma fatura num minuto, com código QR de pagamento
Situação: Terminou um trabalho e quer faturar de imediato, não à noite, sentado ao computador.
O que configura: Preencha os seus dados de faturação uma vez. Depois emita faturas a partir do painel ou do chat.
O que acontece automaticamente: O Kontevia preenche o conteúdo obrigatório da fatura, calcula o IVA e gera um PDF com um código QR de pagamento (EPC para o euro, QR Platba para a coroa checa). O pagamento é depois associado ao banco.
O que ganha: Cerca de dez minutos por fatura em comparação com um modelo, e pagamentos mais rápidos graças ao código QR.
6. Resumo de IVA pronto antes do prazo
Situação: O prazo de entrega aproxima-se e você reúne os valores de IVA de várias pilhas de papéis.
O que configura: Nada de extra. Cada documento extraído tem desde o início a sua taxa e valor de IVA, incluindo casos de autoliquidação e intracomunitários.
O que acontece automaticamente: A secção de IVA do painel mostra continuamente o IVA dedutível e liquidado do período, e o resumo para a sua declaração fica pronto para entregar ao seu contabilista ou para submeter.
O que ganha: Cerca de duas a quatro horas por mês ou trimestre, dependendo do número de documentos.
7. Faturação eletrónica: ponto da situação
Situação: O seu país introduz, ou já aplica, a faturação eletrónica obrigatória e não tem a certeza de que as suas faturas cumprem os requisitos.
O que configura: Hoje não há nada a configurar. O Kontevia emite faturas em PDF com todos os campos obrigatórios e um código QR de pagamento.
O que acontece automaticamente: As faturas estruturadas para o seu sistema nacional, a validação dos campos obrigatórios e os conectores para as plataformas nacionais estão previstos. Até lá, onde a obrigação já se aplica, as faturas são submetidas através do portal oficial ou de um prestador certificado.
O que ganha: Faturas completas e corretas desde já e uma visão clara do que muda quando a obrigação entrar em vigor.
8. Exportação para o sistema do seu contabilista
Situação: O seu contabilista trabalha em DATEV, Odoo ou outro sistema e você entrega documentos numa pasta ou envia-os um a um por e-mail.
O que configura: Escolha o formato de exportação nas definições ou convide o seu contabilista para o espaço de trabalho.
O que acontece automaticamente: Os documentos contabilizados são exportados em CSV com categorias e discriminação do IVA, ou em Pohoda, Money S3 ou ISDOC para empresas checas, prontos para importar sem reintrodução manual. As exportações para DATEV e Odoo estão planeadas.
O que ganha: Para um escritório de contabilidade, horas de reintrodução manual poupadas por cliente, por mês.
9. Fluxo de aprovação para escritórios de contabilidade
Situação: Faz a contabilidade de várias empresas e os clientes enviam documentos por cinco canais diferentes, com qualidade variável.
O que configura: Cada cliente tem o seu próprio espaço de trabalho. Os clientes enviam documentos por chat ou e-mail e você revê-os na secção de aprovação do painel multicliente.
O que acontece automaticamente: Os documentos chegam a um único local, já extraídos e categorizados de acordo com as regras do país de cada cliente. Você verifica, aprova e exporta.
O que ganha: Acabou-se andar atrás dos clientes por causa de caixas de recibos.
10. Categorização, deteção de duplicados e PDFs em massa
Situação: Um fornecedor envia uma fatura por e-mail e você também fotografa a cópia em papel. Ou um cliente entrega-lhe um único PDF com dezenas de documentos digitalizados.
O que configura: Nada. Ambas as funcionalidades funcionam em segundo plano; envie o PDF completo por e-mail ou carregue-o no painel.
O que acontece automaticamente: O Kontevia atribui categorias com base no conteúdo e nas suas correções anteriores, assinala um duplicado antes de ser contabilizado duas vezes, e divide um PDF com vários documentos em documentos individuais, cada um extraído separadamente.
O que ganha: Sem despesas duplicadas, categorias consistentes e sem divisão manual de digitalizações extensas.
À mão versus com o Kontevia
Os valores de tempo são estimativas aproximadas para uma pequena empresa típica com dezenas de documentos por mês. Os seus números irão variar consoante o volume de documentos.
| Tarefa | À mão | Com o Kontevia |
|---|---|---|
| Arquivar um recibo em papel | 3 a 5 minutos de reintrodução manual | fotografar e enviar, menos de um minuto |
| Fatura de fornecedor recebida por e-mail | transferir, guardar, reintroduzir | automático após reencaminhamento |
| Emitir uma fatura | 10 a 15 minutos num modelo | 1 a 2 minutos, incluindo o código QR |
| Confrontar pagamentos com o extrato | 1 a 2 horas por mês | correspondência automática contínua |
| Resumo de IVA | 2 a 4 horas a reunir dados | sempre pronto no painel |
| Entregar documentos ao contabilista | reintrodução manual de itens | exportação para o sistema do contabilista |
Por onde começar se é novo
Não introduza os dez cenários de uma só vez. A ordem que funciona bem é começar pelo primeiro, recibos por chat, porque não exige configuração e o resultado é visível de imediato. Durante a primeira semana, adicione o reencaminhamento de faturas por e-mail; isso cobre a maioria dos documentos recebidos.
O segundo passo é ligar o banco. Assim que os pagamentos passarem a corresponder automaticamente, terá uma visão geral do que está pago, e os prazos são acompanhados sem esforço da sua parte. Só depois avance para as partes mais avançadas: formatos de faturação eletrónica, exportações para o seu contabilista ou o fluxo de aprovação, caso processe documentos para várias empresas.
Se ficar com dúvidas, consulte os guias e o centro de ajuda.
O que o Kontevia não faz e não pretende fazer
O Kontevia não mantém uma contabilidade organizada completa com livro-razão, não gere inventário e não prepara as suas contas anuais. Se precisar disso, mantenha o seu sistema principal e deixe o Kontevia automatizar a recolha, extração e preparação de documentos, que é exatamente como os escritórios de contabilidade o utilizam. As plataformas nacionais de faturação eletrónica e fiscais estão a ser preparadas, mas ainda não estão ligadas em direto em todos os países; a página de integrações indica a situação atual.
Perguntas frequentes
Como começo a usar o Kontevia?
Crie uma conta, escolha o seu país e envie o primeiro recibo por WhatsApp, e-mail ou carregamento manual. O acesso antecipado começa sem cartão de pagamento; a configuração demora poucos minutos e não requer instalação.
O que pode o Kontevia automatizar?
Recolha de documentos por chat, e-mail e carregamento manual, extração de dados de recibos e faturas, categorização, deteção de duplicados, aprovações, datas de vencimento das faturas, reconciliação bancária para bancos checos selecionados, faturação com códigos QR de pagamento, resumos de IVA e exportações em CSV, ou em Pohoda, Money S3 e ISDOC para empresas checas. A faturação eletrónica, as exportações para DATEV e Odoo e os lembretes de prazos estão planeados.
O Kontevia trata das regras do meu país?
Em parte. As taxas de IVA, limiares, períodos de declaração e formatos de faturação eletrónica dos 27 Estados-Membros da UE provêm de uma base de dados jurisdicional única e revista, usada neste site e nas ferramentas gratuitas. Na aplicação, o suporte por país mais completo é hoje o da Chéquia; os conectores para as plataformas nacionais de faturação eletrónica estão planeados.
Quanto custa o Kontevia?
Os planos são Starter, Professional e Business, com preços em euros sem IVA e faturação mensal ou anual, com dois meses grátis no plano anual. Os documentos acima do limite do plano são cobrados por documento. Os preços atuais estão disponíveis na página de preços.
O Kontevia substitui um software de contabilidade ou um contabilista?
Não, e não tenta fazê-lo. O Kontevia automatiza a recolha, extração e preparação de documentos, que é a parte que consome mais tempo, e entrega o resultado a si, ao seu contabilista ou ao seu sistema contabilístico. Os escritórios de contabilidade utilizam-no como ponto de recolha de documentos dos seus clientes.
Experimente com os seus próprios documentos
Comece em acesso antecipado sem cartão de pagamento. Os planos começam no preço do Starter, em euros sem IVA; consulte a página de preços para os valores e limites atuais.
Atualizado em setembro de 2026