Documente

Păstrarea arhivei

Obligația legală de a păstra facturile și documentele contabile pentru un anumit număr de ani, într-o formă lizibilă, autentică și neschimbată.

Ce înseamnă Păstrarea arhivei

Fiecare stat membru al UE impune companiilor să își păstreze facturile și documentele contabile pentru o perioadă minimă, de obicei între cinci și zece ani, calculată de la sfârșitul anului la care se referă documentul. Perioada este stabilită prin legislația națională privind TVA, contabilitatea și procedura fiscală și poate fi prelungită de un control, un litigiu sau pierderi reportate.

Stocarea electronică este permisă pretutindeni, cu condiția să fie garantate trei lucruri pe toată perioada: documentul rămâne lizibil, originea sa este autentică și conținutul nu a fost modificat. O pistă de audit fiabilă între factură, comandă și plată este modul obișnuit de a dovedi acest lucru fără a semna fiecare fișier. Bonurile pe hârtie termică se decolorează în câțiva ani, așa că un scan realizat la primire este mai sigur decât originalul. Kontevia păstrează fiecare document, împreună cu metadatele și pista sa de audit, pe întreaga perioadă de păstrare.

Termeni asociați

Semnătură electronicăDate atașate unui document electronic care identifică semnatarul și arată acordul acestuia. Reglementată la nivelul UE prin regulamentul eIDAS, în trei niveluri.Marcă temporală electronicăUn serviciu de încredere care dovedește că un document a existat într-o anumită formă la un anumit moment. Mărcile temporale calificate beneficiază de o prezumție legală de exactitate.Contabilitate digitalăPăstrarea evidențelor contabile în software în loc de pe hârtie, o cerință legală tot mai des impusă, împreună cu transmiterea digitală către autoritatea fiscală.Termenul de prescripție (perioada de stabilire a impozitelor)Perioada în care autoritatea fiscală poate stabili sau corecta un impozit și în care o firmă trebuie să își păstreze evidențele. De regulă între trei și zece ani.

Această intrare reprezintă informații generale, nu consultanță fiscală. Regulile se schimbă; verificați situația actuală cu consultantul dvs. sau cu autoritatea fiscală din țara dvs.

Înapoi la glosarul complet

Kontevia aplică aceste reguli pentru dvs.

Cotele, pragurile și formatele de facturare electronică provin din datele de jurisdicție ale țării dvs. Trimiteți documentul, Kontevia îl contabilizează și menține sinteza TVA la zi.

Începeți în acces timpuriu