Dokumente

Aufbewahrungspflicht

Die gesetzliche Pflicht, Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen über eine festgelegte Anzahl von Jahren lesbar, echt und unverändert aufzubewahren.

Was Aufbewahrungspflicht bedeutet

Jedes EU-Land verpflichtet Unternehmen, ihre Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen für einen Mindestzeitraum aufzubewahren, meist zwischen fünf und zehn Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, auf das sich das Dokument bezieht. Der Zeitraum wird durch nationale Umsatzsteuer-, Buchhaltungs- und Abgabenordnungsgesetze festgelegt und kann sich durch eine Betriebsprüfung, einen Streitfall oder vorgetragene Verluste verlängern.

Die elektronische Aufbewahrung ist überall zulässig, sofern für den gesamten Zeitraum drei Dinge gewährleistet sind: Das Dokument bleibt lesbar, seine Herkunft ist echt und sein Inhalt wurde nicht verändert. Ein zuverlässiger Prüfpfad zwischen Rechnung, Bestellung und Zahlung ist der übliche Weg, dies zu belegen, ohne jede Datei zu signieren. Thermopapierbelege verblassen schon nach wenigen Jahren, daher ist ein Scan beim Empfang sicherer als das Original. Kontevia speichert jedes Dokument samt Metadaten und Prüfpfad über die Aufbewahrungsfrist hinweg.

Verwandte Begriffe

Elektronische SignaturDaten, die einem elektronischen Dokument beigefügt sind und den Unterzeichner identifizieren sowie die Zustimmung zeigen. EU-weit durch die eIDAS-Verordnung in drei Stufen geregelt.Elektronischer ZeitstempelEin Vertrauensdienst, der beweist, dass ein Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer bestimmten Form existierte. Qualifizierte Zeitstempel genießen eine gesetzliche Vermutung der Richtigkeit.Digitale BuchführungFührung der Buchhaltung in Software statt auf Papier, zunehmend gesetzlich vorgeschrieben zusammen mit der digitalen Übermittlung an die Steuerbehörde.Verjährungsfrist (steuerliche Festsetzungsverjährung)Der Zeitraum, in dem die Finanzbehörde eine Steuer festsetzen oder korrigieren darf und in dem ein Unternehmen seine Unterlagen aufbewahren muss. Typischerweise drei bis zehn Jahre.

Dieser Eintrag ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung. Regeln ändern sich, prüfen Sie den aktuellen Stand mit Ihrem Berater oder der Steuerbehörde Ihres Landes.

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Kontevia wendet diese Regeln für Sie an

Sätze, Schwellenwerte und E-Rechnungsformate stammen aus den Länderdaten Ihres Landes. Sie senden das Dokument, Kontevia bucht es und hält die USt-Übersicht bereit.

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