Przechowywanie dokumentów

Każdy kraj UE wymaga od przedsiębiorstw przechowywania faktur i dokumentów księgowych przez minimalny okres, zwykle od pięciu do dziesięciu lat, liczony od końca roku, którego dotyczy dokument. Okres ten określają krajowe przepisy o VAT, rachunkowości i procedurach podatkowych i może zostać wydłużony w wyniku kontroli, sporu lub rozliczania strat.

Przechowywanie elektroniczne jest dopuszczalne wszędzie, o ile przez cały okres zapewnione są trzy warunki: dokument pozostaje czytelny, jego pochodzenie jest autentyczne, a treść nie została zmieniona. Wiarygodna ścieżka audytu łącząca fakturę, zamówienie i płatność to zwykły sposób udowodnienia tego bez podpisywania każdego pliku. Paragony na papierze termicznym blakną w ciągu kilku lat, więc skan wykonany przy odbiorze jest bezpieczniejszy niż oryginał. Kontevia przechowuje każdy dokument wraz z metadanymi i ścieżką audytu przez cały okres retencji.