Conservação de arquivo

Todos os países da UE exigem que as empresas conservem as suas faturas e registos contabilísticos por um período mínimo, normalmente entre cinco e dez anos, contado a partir do final do ano a que o documento diz respeito. O período é definido pelas leis nacionais de IVA, contabilidade e processo tributário, e pode ser prolongado por uma auditoria, um litígio ou prejuízos fiscais reportáveis.

O armazenamento eletrónico é permitido em todos os países, desde que três condições sejam garantidas durante todo o período: o documento permanece legível, a sua origem é autêntica e o seu conteúdo não foi alterado. Uma trilha de auditoria fiável entre a fatura, a encomenda e o pagamento é a forma habitual de o comprovar sem assinar cada ficheiro. Os recibos em papel térmico desvanecem-se ao fim de alguns anos, pelo que uma digitalização feita no momento de receção é mais segura do que o original. A Kontevia armazena cada documento com os seus metadados e trilha de auditoria durante o período de conservação.