Conservación de archivos

Todos los países de la UE exigen a las empresas conservar sus facturas y registros contables durante un período mínimo, normalmente entre cinco y diez años contados desde el final del año al que se refiere el documento. El plazo lo establecen las leyes nacionales de IVA, contabilidad y procedimiento tributario, y puede ampliarse por una inspección, un litigio o pérdidas trasladables a ejercicios futuros.

El almacenamiento electrónico está permitido en todas partes siempre que se garanticen tres cosas durante todo el período: el documento se mantiene legible, su origen es auténtico y su contenido no se ha modificado. Un rastro de auditoría fiable entre la factura, el pedido y el pago es la forma habitual de demostrarlo sin firmar cada archivo. Los recibos de papel térmico se desvanecen en un par de años, por lo que un escaneo realizado al recibirlos es más seguro que el original. Kontevia almacena cada documento con sus metadatos y su rastro de auditoría durante el período de conservación.