Justificatifs par photo : numérisation et conservation des reçus

Une photo de ticket envoyée par message permet de saisir et classer une dépense en quelques secondes, mais elle ne remplace l'original papier que dans un cadre précis. En France, les pièces justificatives se conservent six ans pour le fisc et dix ans au titre du Code de commerce, et une facture papier ne peut être détruite qu'après une numérisation conforme à l'article A. 102 B-2 du LPF.

Ce que le fisc exige : durée de conservation

Selon la doctrine fiscale (BOFiP), le délai général de conservation est de six ans à compter de la dernière opération mentionnée sur le document, en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales. Les factures qui ouvrent droit à déduction de TVA suivent le même délai.

Le Code de commerce va plus loin pour les commerçants et les sociétés : les documents comptables et les pièces justificatives se conservent dix ans. Une entreprise qui veut être tranquille garde donc ses justificatifs dix ans, sous une forme lisible et accessible en cas de contrôle.

Numériser une facture papier : les conditions

Depuis la loi de finances rectificative pour 2016, une entreprise peut numériser ses factures papier, émises ou reçues, et les conserver sous forme dématérialisée. Le BOFiP précise les conditions fixées par l'article A. 102 B-2 du LPF :

• la copie doit être conforme à l'original en image et en contenu, couleurs comprises quand elles ont un sens (tampon, signature, annotation manuscrite) ;
• chaque fichier est conservé en PDF ou PDF/A-3 ;
• son intégrité est garantie par un cachet serveur, une empreinte numérique ou une signature électronique fondés sur un certificat conforme au référentiel général de sécurité ;
• chaque fichier est horodaté ;
• la numérisation suit une organisation documentée et des contrôles internes, que l'entreprise réalise elle-même ou confie à un tiers, en gardant la responsabilité.

Si ces conditions sont réunies, la facture numérisée vaut justificatif pour la déduction de TVA et l'original papier peut être détruit. Sinon, la photo reste une copie de travail : très utile pour la saisie, mais l'original doit être gardé.

Au Luxembourg : la loi sur l'archivage électronique

Au Luxembourg, la loi du 25 juillet 2015 relative à l'archivage électronique fixe les conditions dans lesquelles une copie numérique bénéficie d'une présomption de conformité à l'original. Elle encadre les prestataires de services de dématérialisation ou de conservation (PSDC), certifiés et surveillés par l'ILNAS. Une entreprise peut numériser elle-même, mais la présomption de conformité suppose de respecter ce cadre. La TVA est gérée par l'AED, au taux normal de 17 %.

De la photo à l'écriture comptable

Que la photo serve de copie de travail ou de pièce numérisée, ce qui se passe ensuite est le même. Voici le circuit dans Kontevia :

Exemple : un électricien à Toulouse

Un électricien installé à Toulouse achète du câble et des disjoncteurs chez son grossiste pour 186,00 € TTC. Il photographie le ticket sur le chantier et l'envoie par WhatsApp en ajoutant « chantier rue Alsace-Lorraine ». Quelques secondes plus tard, il reçoit le détail : 155,00 € HT, TVA à 20 % de 31,00 €, catégorie « petit matériel et fournitures », numéro de TVA du grossiste valide. Il confirme d'un mot.

En fin de mois, son expert-comptable récupère un export avec la photo jointe à chaque ligne. Le ticket papier, lui, reste dans une boîte datée : sa chaîne de numérisation ne remplit pas toutes les conditions de l'article A. 102 B-2, il garde donc les originaux. La saisie, elle, est faite.

TVA et déductibilité : deux questions distinctes

Un ticket peut être une vraie dépense professionnelle et ne pas ouvrir droit à déduction complète de TVA, ou n'être que partiellement déductible du résultat. En France, la TVA sur les carburants des véhicules de tourisme n'est que partiellement récupérable, et les cadeaux à la clientèle ne permettent la déduction de TVA qu'en dessous d'un plafond par bénéficiaire. Une entreprise en franchise en base de TVA, comme beaucoup d'auto-entrepreneurs, ne récupère rien et comptabilise les montants TTC.

Un bon circuit ne cache pas ces règles : il comptabilise la dépense, indique la part concernée et signale ce qui manque, par exemple les noms des invités pour un repas d'affaires.

Ce que nous avons appris

Notre produit frère DokladBot (Tchéquie, avril–août 2026) a traité 2 455 documents pendant son pilote. La leçon retenue pour Kontevia ne portait pas sur la qualité de lecture, rarement le point faible, mais sur la file de revue : les utilisateurs font davantage confiance à un système qui pose une question sur les cas douteux qu'à un système qui comptabilise tout sans rien dire.

Où en est Kontevia

Kontevia est en accès anticipé. Réception par message, e-mail ou navigateur, lecture avec niveau de confiance, contrôle VIES, plan comptable et règles de TVA par pays, détection des doublons et file de revue forment le cœur du produit. Kontevia facilite la saisie et l'archivage ; elle ne remplace pas votre décision de conserver ou non les originaux papier. Plus de détails sur la page justificatifs par chat et sur la détection des doublons.

Sources officielles

• BOFiP – Délai et mode de conservation des documents (BOI-CF-COM-10-10-30-10)
• impots.gouv.fr – Je passe à la facturation électronique
• entreprendre.service-public.gouv.fr – Mentions obligatoires sur une facture
• Loi luxembourgeoise du 25 juillet 2015 relative à l'archivage électronique (Journal officiel, Legilux)

Cet article est une information générale et ne remplace pas les conseils d'un expert-comptable ou d'un conseiller fiscal. Informations à jour au 10 octobre 2026.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il conserver les factures et tickets en France ?

Six ans pour le contrôle fiscal, selon l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales, à compter de la dernière opération mentionnée. Le Code de commerce impose de conserver les documents comptables et pièces justificatives dix ans. En pratique, on retient dix ans.

Peut-on jeter une facture papier après l'avoir scannée ?

Oui, si la numérisation respecte l'article A. 102 B-2 du LPF : copie conforme en image et en contenu, fichier PDF ou PDF/A-3, cachet serveur, empreinte numérique ou signature électronique, horodatage et organisation documentée. À défaut, gardez l'original papier.

Une photo de ticket prise avec un téléphone vaut-elle justificatif ?

Elle facilite la saisie et le classement, mais elle ne remplace l'original papier que si elle est réalisée et conservée dans les conditions fixées pour la numérisation. Une photo lisible et complète reste en tout cas indispensable pour retrouver la pièce lors d'un contrôle.

Les factures électroniques reçues doivent-elles être imprimées ?

Non. Une facture électronique reçue par votre plateforme agréée est l'original. Elle se conserve sous sa forme électronique, sans impression ni numérisation.

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