Mag ik bonnetjes scannen en het origineel weggooien?

In Nederland wel, als de scan of foto een juiste en volledige weergave van het origineel is en de echtheidskenmerken bewaard blijven. Dan hoeft u het papieren bonnetje volgens de Belastingdienst niet te bewaren. De digitale versie moet wel de hele bewaartermijn leesbaar en controleerbaar blijven.

Hoelang moet ik bonnetjes bewaren?

In Nederland 7 jaar, voor facturen over onroerende zaken 10 jaar, en 10 jaar voor verkopen onder het eenloketsysteem (OSS). In België is de btw-bewaartermijn voor facturen opnieuw 7 jaar, met langere termijnen voor onroerende goederen.

Is een foto van een kassabon genoeg voor de btw-aftrek?

Een kassabon is meestal een vereenvoudigde factuur met minder gegevens. Of u de btw kunt aftrekken, hangt af van wat erop staat en van het soort uitgave. Btw op eten en drinken in de horeca is in Nederland niet aftrekbaar, ook niet met een goede bon.

Wat gebeurt er als het systeem een bonnetje verkeerd leest?

Elk gelezen veld krijgt een betrouwbaarheidsscore. Onzekere velden, rekenfouten of onbekende leveranciers komen in een controlelijst in plaats van stil geboekt te worden. U kunt elk veld corrigeren voordat het in de boekhouding komt.

Bonnetjes digitaal bewaren: foto via chat, direct geboekt

Ja, u mag bonnetjes digitaal bewaren. De Belastingdienst staat toe dat u facturen en bonnetjes scant of fotografeert, als de weergave juist en volledig is en de echtheidskenmerken mee worden opgeslagen. Dan hoeft u het papieren origineel niet te bewaren. De bewaarplicht is 7 jaar. Hieronder leest u wat er gebeurt als u zo'n foto via chat stuurt.

Wat de regels zeggen

Nederland. Volgens de Belastingdienst bewaart u facturen 7 jaar, facturen over onroerende zaken 10 jaar. Wie het eenloketsysteem (OSS) gebruikt, bewaart de gegevens over die verkopen 10 jaar. U bewaart facturen in de vorm waarin u ze ontving: een digitale factuur drukt u dus niet af. Papieren facturen en bonnetjes mag u scannen en digitaal bewaren, mits de weergave juist en volledig is. De digitale administratie moet de hele termijn binnen redelijke tijd controleerbaar zijn.

België. De btw-bewaartermijn voor facturen werd in 2022 verlengd van zeven naar tien jaar, maar die verlenging is teruggedraaid. Volgens circulaire 2026/C/31 van de FOD Financiën bedraagt de termijn opnieuw zeven jaar, voor btw die verschuldigd werd vanaf 1 januari 2023. Voor onroerende goederen gelden langere termijnen. Digitaal bewaren mag, zolang echtheid van herkomst, integriteit van inhoud en leesbaarheid gewaarborgd zijn, zoals de Europese btw-richtlijn vereist.

⚠️

Let op bij contante bonnen

Bij contant betaalde bonnen is de echtheid op een scan lastiger te controleren. Twijfelt u, of gaat het om grote contante uitgaven, overleg dan met uw boekhouder of u het origineel toch bewaart. Bewaar de foto in elk geval in de oorspronkelijke resolutie, niet als verkleinde kopie.

Van foto tot boeking in vijf stappen

Een foto maken is het makkelijke deel. Wat daarna gebeurt, bepaalt of de boeking klopt.

📋Wat er met uw bonnetje gebeurt

Binnenkomst – via WhatsApp, een doorgestuurde e-mail naar het eigen inboxadres van uw bedrijf of een upload in de browser. Een gestructureerde e-factuur (XML) slaat de herkenning over, want daar staan de velden al vast.
Herkenning – leverancier, datum, bonnummer, bedragen, btw-tarieven en betaalwijze worden uitgelezen, ook van een verkreukelde of vervaagde kassabon.
Controle – netto plus btw moet het totaal zijn, het btw-tarief moet in het land van de leverancier bestaan. Klopt de rekensom niet, dan wordt het document gemarkeerd, niet geboekt.
Categorie – de uitgave krijgt een categorie en een rekening in het rekeningschema van uw land. Uw correcties worden onthouden.
Boeking en archief – het origineel blijft aan de boeking gekoppeld, zodat elk bedrag terug te voeren is op het document.

Herkenning met een betrouwbaarheidsscore

Moderne herkenning leest gedraaide foto's, thermisch papier en meertalige bonnen veel beter dan de oude tekstherkenning, maar is niet onfeilbaar. Twee dingen maken het verschil. Ten eerste krijgt elk veld een score: een duidelijk gelezen totaal is betrouwbaar, een btw-tarief van een vlekkerige regel niet. Ten tweede wordt alles nagerekend. Een Nederlands bonnetje met 9 of 21 procent is plausibel, een Nederlands bonnetje met 6 procent niet. Dat is een Belgisch tarief, naast 12 en 21 procent.

Leverancier herkennen

Een Shell-tankstation in Utrecht en een in Hasselt zijn voor de btw twee verschillende leveranciers. Het systeem koppelt de leverancier aan een rechtspersoon via het btw-nummer, KvK- of KBO-nummer als dat op de bon staat, en anders via adres en land. Btw-nummers van EU-leveranciers worden in VIES gecontroleerd. Dat bepaalt ook of een grensoverschrijdende aankoop onder de verlegging valt.

De leverancier voedt twee functies: het geheugen voor vaste leveranciers (dezelfde koffiezaak krijgt de volgende keer dezelfde categorie) en de herkenning van dubbele documenten. Hetzelfde bonnetje dat u 's middags via WhatsApp en 's avonds per e-mail stuurt, wordt maar één keer geboekt.

Btw en aftrek: hier verschillen landen

Een kassabon is geen volledige factuur. Of u de btw kunt aftrekken, hangt af van de regels voor vereenvoudigde facturen, het bedrag en het soort uitgave. Een paar voorbeelden die vaak misgaan:

📊Veelvoorkomende bonnetjes en hun behandeling

Uitgave	Nederland	België
Normaal btw-tarief	21 %	21 %
Verlaagde tarieven	9 %	6 % en 12 %
Eten en drinken in de horeca	Btw niet aftrekbaar, kosten beperkt aftrekbaar voor de inkomstenbelasting	Eigen beperkingen, vraag uw boekhouder
Onder KOR of vrijstellingsregeling	Geen btw-aftrek, u boekt brutobedragen	Geen btw-aftrek, u boekt brutobedragen

Volgens de Belastingdienst is btw op eten en drinken dat u in een horecagelegenheid consumeert niet aftrekbaar. Voor de inkomstenbelasting kan dezelfde zakenlunch wel deels aftrekbaar zijn. Een goed systeem past niet stil een percentage toe: het boekt de uitgave, markeert de beperking en vertelt u welke gegevens nog nodig zijn.

Voorbeeld: een loodgieter in Rotterdam

Sander is zzp-loodgieter in Rotterdam. Om 7.30 uur tankt hij voor 78,40 euro en koopt hij bij de bouwmarkt voor 46,95 euro koppelingen. Hij maakt van beide bonnen een foto en stuurt ze in WhatsApp, met de tekst "klus Kralingen".

Binnen enkele seconden krijgt hij de uitsplitsing terug: brandstof 64,79 euro plus 13,61 euro btw (21 procent), materiaal 38,80 euro plus 8,15 euro btw. Beide in de juiste categorie, de bouwmarkt als bekende leverancier. De papieren bonnen kunnen weg. Aan het eind van het kwartaal staat de voorbelasting al klaar voor zijn boekhouder.

Wat de pilot in Tsjechië leerde

Ons zusterproduct DokladBot (Tsjechië, april–augustus 2026) verwerkte in zijn pilot 2.455 documenten. De les voor Kontevia ging niet over leesnauwkeurigheid, die was zelden het knelpunt. Het ging om de controlelijst: gebruikers vertrouwden het systeem meer als het naar de onzekere gevallen vroeg dan als het alles boekte en er het beste van hoopte.

Waar Kontevia staat

Kontevia is in early access. De kanalen (WhatsApp, e-mail, upload), herkenning met score per veld, leverancierscontrole via VIES, rekeningschema's en btw-regels per land en de controlelijst vormen de kern. Elk belastingdocument krijgt een onveranderlijke archiefkopie voor de bewaartermijn van uw land. Uw boekhouder krijgt een export als CSV of Excel, bijvoorbeeld voor Exact. Lees meer over bonnetjes via chat en bekijk de prijzen.

Officiële bronnen

Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen advies van een belastingadviseur of boekhouder. Gegevens geldig op 10 oktober 2026.

Veelgestelde vragen

Mag ik bonnetjes scannen en het origineel weggooien?: In Nederland wel, als de scan of foto een juiste en volledige weergave van het origineel is en de echtheidskenmerken bewaard blijven. Dan hoeft u het papieren bonnetje volgens de Belastingdienst niet te bewaren. De digitale versie moet wel de hele bewaartermijn leesbaar en controleerbaar blijven.
Hoelang moet ik bonnetjes bewaren?: In Nederland 7 jaar, voor facturen over onroerende zaken 10 jaar, en 10 jaar voor verkopen onder het eenloketsysteem (OSS). In België is de btw-bewaartermijn voor facturen opnieuw 7 jaar, met langere termijnen voor onroerende goederen.
Is een foto van een kassabon genoeg voor de btw-aftrek?: Een kassabon is meestal een vereenvoudigde factuur met minder gegevens. Of u de btw kunt aftrekken, hangt af van wat erop staat en van het soort uitgave. Btw op eten en drinken in de horeca is in Nederland niet aftrekbaar, ook niet met een goede bon.
Wat gebeurt er als het systeem een bonnetje verkeerd leest?: Elk gelezen veld krijgt een betrouwbaarheidsscore. Onzekere velden, rekenfouten of onbekende leveranciers komen in een controlelijst in plaats van stil geboekt te worden. U kunt elk veld corrigeren voordat het in de boekhouding komt.

Onderwerpen:bonnetjes digitaal bewarenbewaarplichtbonnetjes scannenadministratie zzpboekhouden via WhatsAppbtw aftrekken

Kontevia bevindt zich in vroege toegang. Het landspecifieke gedrag dat hier wordt beschreven, weerspiegelt de regels van elke lidstaat, en is geen belofte dat elke functie vandaag al beschikbaar is in uw land.

Boekhouding die de EU-regels bijhoudt

Stuur een bonnetje via chat of e-mail, en Kontevia leest het, verwerkt het volgens de regels van uw land en bereidt de btw en de export voor uw boekhouder voor. Vroege toegang staat open.

Meld u aan voor vroege toegang Hoe het werkt

Geen installatie nodig

Alle 27 EU-landen

Elk moment opzegbaar