Касова бележка в чата: как разходът стига до счетоводството

Когато изпратите снимка на касова бележка в чата, софтуерът разчита доставчика, датата, сумите и ДДС, проверява дали числата се връзват и дали ставката съществува в държавата на доставчика, определя категория, търси дубликати и ви показва резултата за секунди. Ясните документи са готови за експорт, а съмнителните чакат вашето решение.

Стъпка 1: приемане

Бележката пристига като снимка в WhatsApp, като имейл, препратен към собствения адрес на фирмата, или като качен файл в браузъра. Всеки канал носи нещо различно: снимката от чата е с неравна светлина и гънки, имейлът може да съдържа PDF фактура или структурирана е-фактура. Структурираният XML прескача разчитането, защото полетата му вече са определени. Текстът към снимката („обяд с клиент, 3 души“) се пази като подсказка за категорията. Каналите са описани в касови бележки през чата.

Стъпка 2: разчитане

При снимки и неструктурирани PDF файлове се разчитат името и ЕИК или ДДС номерът на доставчика, датата, номерът на документа, редовете, сумите без ДДС, ставките и сумите на ДДС, общата сума и начинът на плащане. Смачканите, изкривени и избледнели термохартиени бележки са нормалният случай, не изключение.

Касовата бележка в България има задължително съдържание по Наредба № Н-18: наименование и адрес на търговеца, ЕИК, номер на фискалното устройство, дата и час, суми по данъчни групи. Данните за всяка продажба се предават към НАП по дистанционната връзка, така че бележката не е просто лист хартия.

Две проверки отличават внимателния процес от наивния:

• Аритметика. Сумата без ДДС плюс ДДС трябва да дава общата сума, а редовете трябва да се събират.
• Правдоподобност. Ставката трябва да съществува в държавата на доставчика. В България ставките са 20 % и 9 %; бележка от Пловдив с 19 % сочи грешка в разчитането.

Когато проверка не мине, документът се маркира, а не се осчетоводява.

Стъпка 3: кой е доставчикът

„Шел“ в София и Shell в Солун са различни доставчици за целите на ДДС. Доставчикът се определя по ЕИК (9 цифри за юридически лица) или ДДС номер (BG плюс 9 или 10 цифри), когато са отпечатани, иначе по адреса и държавата. ДДС номерата от ЕС се проверяват в системата VIES на Европейската комисия, което е важно и при преценката дали трансгранична покупка е с обратно начисляване. Същата проверка може да опитате в нашата проверка на ДДС номер.

Стъпка 4: категория

Разходът се поставя в категория по доставчика, редовете, вашето съобщение и историята ви и се свързва с използвания в България сметкоплан. Когато поправите категорията, следващият документ от същия доставчик отива на правилното място. Неясните документи остават в „Други“ за ваше решение, вместо да се гадае. Повече в автоматичното категоризиране.

Стъпка 5: ДДС и разликата между бележка и фактура

Тук българската практика е по-строга от много държави. Касовата бележка доказва, че сте платили. Правото на данъчен кредит обаче се упражнява с фактура по ЗДДС, в която данъкът е посочен отделно. Регистрирана по ДДС фирма, която зарежда гориво за 60 евро с ДДС и взима само касова бележка, осчетоводява разхода, но не приспада 10 евро ДДС. Затова на касата поискайте фактура на името на фирмата.

Въпросите за всеки документ са:

• кои ставки съществуват в държавата на доставчика и коя се отнася за всеки ред;
• дали документът е фактура, която дава право на данъчен кредит, или само касова бележка;
• дали покупката е вътрешна, вътреобщностна или внос;
• дали фирмата изобщо е регистрирана по ДДС; под прага от 51 130 евро разходите се осчетоводяват с ДДС и нищо не се приспада.

От 1 януари 2026 г. касовите бележки са в евро. Бележките от януари 2026 г. понякога показват плащане в лева и ресто в евро, но счетоводната сума е в евро.

Стъпка 6: признат разход за данъчни цели

Признаването на разхода за корпоративен или подоходен данък е отделно от ДДС. Законен бизнес разход може да има специален режим. Типичните области, в които държавите от ЕС се различават:

Добрият процес не прилага мълчаливо процент. Той осчетоводява разхода, маркира позициите, които може да са признати или изискват допълнителни данни, и веднага отбелязва глобите като непризнати. Последната дума по граничните случаи е на счетоводителя.

Стъпка 7: дубликати, преглед и експорт

Една и съща бележка често идва два пъти: веднъж като снимка от касата и веднъж като PDF по имейл. Всеки документ се сравнява с вече обработените през всички канали; заподозреният дубликат се маркира и вие решавате. Две еднакви кафета подред са нормални, затова нищо не се изхвърля автоматично. Вижте откриването на дубликати.

Оригиналната снимка остава към всеки документ като непроменимо копие. Според чл. 12 от Закона за счетоводството регистрите и документите за данъчен контрол се пазят 10 години, а останалите носители три години, така че всяка сума в книгите може да се проследи до източника си.

Какво показа пилотът на сестринския продукт

Сестринският продукт DokladBot (Чехия, април–август 2026 г.) обработи 2455 документа в пилотния си етап. Урокът, който Kontevia взе от него: да показваш всяка разбивка и да оставяш несигурните документи на потребителя е по-важно за доверието от последния процент автоматизация.

Къде е Kontevia

Kontevia е в early access. Приемането през WhatsApp, имейл и качване, разчитането с аритметична проверка и проверка на ставките, проверката във VIES, сметкопланите и правилата за ДДС по държави, откриването на дубликати и стъпката за преглед са ядрото на продукта. Очаквайте процес, който казва, когато не е сигурен.

Официални източници

• НАП: документи за продажба по Наредба № Н-18
• НАП: подаване на данни от фискални устройства чрез дистанционна връзка
• Европейска комисия: проверка на ДДС номер във VIES
• Your Europe: възстановяване на ДДС
• Директива 2006/112/ЕО за ДДС в EUR-Lex

Обща информация, която не замества съвет от счетоводител или данъчен консултант. Данните са актуални към 11 октомври 2026 г.

Често задавани въпроси

Стига ли касовата бележка за данъчен кредит по ДДС?

Не. Касовата бележка от фискално устройство доказва плащането, но правото на данъчен кредит се упражнява с фактура по ЗДДС, в която данъкът е посочен отделно. Ако фирмата е регистрирана по ДДС, поискайте фактура още на касата.

Колко време трябва да пазя касовите бележки и фактурите?

Според чл. 12 от Закона за счетоводството счетоводните регистри и документите за данъчен контрол се пазят 10 години, а останалите носители на счетоводна информация три години, считано от 1 януари на следващия отчетен период. Снимката трябва да е четима през целия срок.

Какво става, ако някое поле е разчетено грешно?

Разбивката се показва преди документът да стигне до счетоводителя. Суми, които не се връзват, и неясни документи остават за ваше решение, вместо да се осчетоводят мълчаливо. Всяко поле може да се коригира, а системата запомня корекцията за същия доставчик.

Мога ли да си възстановя ДДС от касова бележка от Гърция?

Не в българската справка-декларация. Чуждестранният ДДС се възстановява по процедурата за възстановяване в ЕС, подадена електронно чрез НАП до 30 септември на годината след покупката.

Теми:касова бележкафискален бонразходиДДСНаредба Н-18WhatsAppсчетоводство

Kontevia е в ранен достъп. Описаните тук особености за отделните държави отразяват правилата на съответната държава, а не обещание, че всяка функция е активна във вашата държава още днес.