Kasos kvitai ir apskaitos dokumentai pokalbyje: kaip tai veikia

Kai pokalbyje išsiunčiate kasos kvito nuotrauką, apskaitos programa nuskaito pardavėją, datą, sumas ir PVM, patikrina, ar skaičiai sutampa ir ar toks PVM tarifas egzistuoja pardavėjo šalyje, priskiria kategoriją, patikrina dublikatus ir per kelias sekundes parodo rezultatą. Aiškūs dokumentai paruošti eksportui buhalteriui, o abejotini laukia jūsų sprendimo.

1 žingsnis: dokumento gavimas

Kvitas atkeliauja kaip WhatsApp nuotrauka, į įmonės pašto dėžutę persiųstas laiškas arba naršyklėje įkeltas failas. Kiekvienas kanalas atneša skirtingą medžiagą: pokalbio nuotrauka būna netolygiai apšviesta ir sulankstyta, laiške gali būti PDF sąskaita arba struktūrizuota e. sąskaita Peppol BIS formatu. Struktūrizuotas XML nuskaitymo visai nereikalauja, nes jo laukai jau apibrėžti. Kartu su nuotrauka parašytas tekstas („pietūs su klientu, 3 asmenys“) išsaugomas kaip užuomina kategorijai. Kanalai aprašyti puslapyje kvitai per pokalbį.

2 žingsnis: duomenų nuskaitymas

Nuotraukose ir nestruktūrizuotuose PDF nuskaitomas pardavėjo pavadinimas ir PVM mokėtojo kodas, data, kvito ar sąskaitos numeris, eilutės, sumos be PVM, PVM tarifai ir sumos, bendra suma ir mokėjimo būdas. Sulamdyti, kreivi ir išblukę terminiai kvitai yra įprastas atvejis, ne išimtis.

Dvi patikros skiria kruopštų procesą nuo naivaus:

• Aritmetika. Suma be PVM plius PVM turi lygintis bendrai sumai, o eilutės turi sudaryti tarpinę sumą.
• Tikėtinumas. PVM tarifas turi egzistuoti pardavėjo šalyje. Lietuvoje nuo 2026 m. sausio 1 d. taikomi 21 %, 12 % ir 5 % tarifai pagal įstatymą Nr. XV-287. 9 % tarifas 2026 m. kvite iš Vilniaus viešbučio rodo arba nuskaitymo klaidą, arba seną rezervaciją, kuriai pereinamuoju laikotarpiu taikomas ankstesnis tarifas.

Kai patikra nepavyksta, dokumentas pažymimas, o ne įrašomas tyliai.

3 žingsnis: pardavėjo nustatymas

Ta pati degalinių grandinė Kaune ir Rygoje PVM požiūriu yra skirtingi pardavėjai. Pardavėjas nustatomas pagal PVM mokėtojo kodą ar įmonės kodą, jei jie atspausdinti, kitaip pagal adresą ir šalį. ES PVM mokėtojų kodus galima patikrinti Europos Komisijos VIES paslaugoje, o tai svarbu sprendžiant, ar tarpvalstybiniam pirkimui taikomas atvirkštinis apmokestinimas. Tą pačią patikrą galite išbandyti PVM kodo patikra.

4 žingsnis: kategorija

Išlaida priskiriama kategorijai pagal pardavėją, eilutes, jūsų žinutę ir istoriją, o tada susiejama su įmonės sąskaitų planu pagal Verslo apskaitos standartus. Kai pataisote kategoriją, kitas to paties pardavėjo dokumentas atsiduria teisingoje vietoje. Dviprasmiški dokumentai paliekami skiltyje „Kita“ jūsų sprendimui, o ne spėliojami. Plačiau: automatinis kategorizavimas.

5 žingsnis: kvitas ar PVM sąskaita faktūra

Čia Lietuvos praktika skiriasi nuo daugelio šalių. Kasos kvitas gali pagrįsti išlaidas, tačiau PVM atskaitai paprastai reikia PVM sąskaitos faktūros su visais PVM įstatymo 80 straipsnio rekvizitais, įskaitant pirkėjo pavadinimą ir PVM mokėtojo kodą. Jei pirkimas užregistruotas kasos aparatu, pardavėjas jūsų prašymu išrašo PVM sąskaitą faktūrą, kurioje nurodo ir kasos aparato unikalų numerį, kvito numerį ir datą. Todėl kiekvienam dokumentui užduodami klausimai:

• ar tai kvitas, ar PVM sąskaita faktūra su jūsų įmonės duomenimis,
• kokie tarifai galioja pardavėjo šalyje ir kuris taikomas kiekvienai eilutei,
• ar pirkimas vidaus, ES vidaus ar importo,
• ar jūsų įmonė apskritai yra PVM mokėtoja; žemiau 45 000 € ribos įrašote sumas su PVM ir nieko neatskaitote.

Kontevia tarifus ir ribas ima iš prižiūrimų šalių taisyklių, o ne iš to, ką, atrodo, rodo kvitas.

6 žingsnis: ar išlaida atskaitoma

Atskaitymas pelno ar pajamų mokesčio tikslais yra atskiras nuo PVM klausimas. Teisėtos verslo sąnaudos gali būti atskaitomos tik iš dalies:

Geras procesas tyliai netaiko procentų. Jis įrašo išlaidą, pažymi tas, kurios gali būti atskaitomos arba kurioms reikia papildomų duomenų (pavyzdžiui, verslo pietų dalyvių), o baudas iš karto žymi kaip neatskaitomas. Galutinį sprendimą dėl ribinių atvejų priima buhalteris.

7 žingsnis: dublikatai, peržiūra ir eksportas

Tas pats dokumentas dažnai atkeliauja du kartus: kartą kaip kvito nuotrauka kasoje, kartą kaip PDF sąskaita el. paštu. Kiekvienas dokumentas palyginamas su jau apdorotais visuose kanaluose; įtariamas dublikatas pažymimas, o sprendžiate jūs. Dvi vienodos kavos iš eilės yra teisėtos, todėl niekas neišmetama automatiškai. Žr. dublikatų atpažinimas.

Saugojimas

Finansinės apskaitos įstatymas leidžia apskaitos dokumentus tvarkyti elektroniniu būdu, o PVM įstatymas reikalauja PVM sąskaitas faktūras saugoti 10 metų. Originalus vaizdas lieka prie kiekvieno dokumento kaip nekeičiama kopija visą saugojimo laikotarpį, todėl kiekvieną skaičių apskaitoje galima atsekti iki šaltinio. Išblukęs terminis kvitas po kelerių metų nebeįskaitomas, nuotrauka išlieka.

Ką rodo sesterinio produkto bandymas

Mūsų sesterinis produktas DokladBot (Čekija, 2026 m. balandis–rugpjūtis) bandomajame etape apdorojo 2 455 dokumentus. Pamoka, kurią Kontevia perėmė: pasitikėjimui svarbiau parodyti kiekvieną išskaidymą ir neaiškius dokumentus palikti naudotojui, nei išspausti paskutinį automatizavimo procentą.

Kur šiandien yra Kontevia

Kontevia yra early access etape. Dokumentų priėmimas per WhatsApp, el. paštą ir įkėlimą, nuskaitymas su aritmetikos ir tarifų patikra, VIES patikra, šalių sąskaitų planai ir PVM taisyklės, dublikatų atpažinimas ir peržiūros žingsnis yra produkto pagrindas. Tikėkitės proceso, kuris pasako, kai nėra tikras, o ne stebuklo.

Oficialūs šaltiniai

• e-seimas: Finansinės apskaitos įstatymas
• e-seimas: PVM įstatymo 19 straipsnio pakeitimo įstatymas Nr. XV-287
• Tarybos direktyva 2006/112/EB (PVM direktyva), EUR-Lex
• Europos Komisija: VIES PVM mokėtojo kodo patikra
• Your Europe: PVM grąžinimas

Bendro pobūdžio informacija, kuri nepakeičia mokesčių konsultanto ar buhalterio patarimo. Duomenys galioja 2026 m. spalio 11 d.

Dažnai užduodami klausimai

Ar kasos kvito užtenka PVM atskaitai?

Dažniausiai ne. PVM atskaitai Lietuvoje reikia PVM sąskaitos faktūros su PVM įstatymo 80 straipsnio rekvizitais, įskaitant jūsų įmonės duomenis. Jei pardavimas užregistruotas kasos aparatu, pardavėjas pirkėjo prašymu išrašo PVM sąskaitą faktūrą, kurioje nurodo ir kvito duomenis. Kvitą verta nufotografuoti bet kuriuo atveju.

Ar užtenka kvito nuotraukos, ar reikia saugoti popierių?

Apskaitos dokumentai gali būti elektroniniai, jei visą saugojimo laikotarpį užtikrinamas jų autentiškumas, vientisumas ir įskaitomumas. Prie kiekvieno įrašo saugokite originalų vaizdą; dėl konkrečių dokumentų rūšių pasitarkite su buhalteriu.

Kiek laiko reikia saugoti PVM sąskaitas faktūras?

PVM įstatymas reikalauja PVM sąskaitas faktūras saugoti 10 metų. Kitų apskaitos dokumentų terminus nustato dokumentų saugojimo taisyklės, todėl paprasčiausia viską saugoti tiek pat.

Ar galiu susigrąžinti PVM už kvitą iš kitos ES šalies?

Ne per Lietuvos PVM deklaraciją. Užsienio PVM susigrąžinamas ES grąžinimo procedūra, elektroniniu būdu per VMI, iki kitų metų rugsėjo 30 d.

Temos:kasos kvitasčekiaiapskaitos dokumentaiPVM sąskaita faktūradokumentų saugojimasWhatsAppapskaitos automatizavimas

Kontevia yra ankstyvosios prieigos etape. Čia aprašytos konkrečios šalies taisyklės atspindi kiekvienos valstybės reikalavimus, o ne pažadą, kad visos funkcijos jau veikia jūsų šalyje.