Bilag i chatten: sådan bliver en kvittering læst, tjekket og bogført

Når du sender et foto af en kvittering i en chat, aflæser bogføringsprogrammet leverandør, dato, beløb og moms, tjekker at tallene stemmer, og at momssatsen findes i leverandørens land, foreslår en konto, kontrollerer for dubletter og viser dig resultatet på få sekunder. Tydelige bilag er klar til eksport, og alt tvivlsomt venter på din beslutning. Fotoet gemmes som en del af bilaget.

Hvad bogføringsloven kræver af et bilag

Et bilag er ifølge bogføringsloven enhver nødvendig dokumentation for en transaktion, der registreres i bogføringen. Erhvervsstyrelsens vejledning skelner mellem eksterne bilag, fx købsfakturaer og renteopgørelser, og interne bilag, som virksomheden selv danner.

Tre regler er vigtige for kvitteringer:

• Digital opbevaring. For virksomheder omfattet af kravet om digital bogføring skal købs- og salgsbilag gemmes digitalt i bogføringssystemet. Der findes nogle undtagelser for købsfakturaer, men styrelsen forventer, at hovedparten af bilag er digitale.
• 5 år. Regnskabsmaterialet skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. Det gælder også, hvis du skifter system.
• Løbende registrering. Ifølge vejledningen bør de fleste virksomheder registrere løbende og som udgangspunkt inden for den løbende måned. Kun virksomheder med meget få og enkle transaktioner kan vente til de lovpligtige indberetninger.

Det taler for at håndtere kvitteringen, mens du har den i hånden. Mere om digital opbevaring og arkivering.

Trin 1: modtagelse

En kvittering kommer ind som foto på WhatsApp, som e-mail sendt til virksomhedens egen indbakke-adresse eller som upload i browseren. Et foto fra chatten har ujævnt lys og krøller, mens en e-mail kan indeholde en pdf-faktura eller en e-faktura i OIOUBL eller Peppol BIS. Strukturerede filer springer aflæsningen helt over, fordi felterne allerede er defineret. Tekst sendt sammen med fotoet, fx "frokost med kunde, 3 personer", gemmes som hjælp til konteringen. Se bilag i chatten.

Trin 2: aflæsning

For fotos og pdf'er aflæses leverandørens navn og CVR- eller momsnummer, dato, bilagsnummer, linjer, nettobeløb, momssats, momsbeløb, total og betalingsform. Krøllede, skæve og falmede termokvitteringer er normalen, ikke undtagelsen.

To kontroller adskiller en omhyggelig proces fra en naiv:

• Regnestykket. Netto plus moms skal give totalen, og linjerne skal give subtotalen.
• Plausibilitet. Momssatsen skal findes i leverandørens land. Danmark har kun 25 %, så en dansk bon med 19 % tyder på en aflæsningsfejl, eller på at kvitteringen i virkeligheden er tysk.

Fejler en kontrol, bliver bilaget markeret, ikke bogført.

Trin 3: leverandøren

"Circle K" i Esbjerg og "Circle K" i Göteborg er forskellige leverandører i momsmæssig forstand. Leverandøren findes ud fra CVR- eller momsnummeret, hvis det står på bilaget, ellers ud fra adresse og land. Momsnumre i EU kan kontrolleres i Europa-Kommissionens VIES, hvilket også afgør, om et køb fra udlandet er omfattet af omvendt betalingspligt. Du kan prøve det samme i vores momsnummerkontrol.

Trin 4: kontering

Udgiften placeres i en kategori ud fra leverandør, linjer, din besked og din historik, og knyttes til den kontoplan, din revisor bruger. Erhvervsstyrelsen, Skattestyrelsen og Danmarks Statistik har udarbejdet en fælles offentlig standardkontoplan, som registrerede systemer enten bruger direkte eller mapper din egen kontoplan til. Retter du en kategori, kommer næste bilag fra samme leverandør det rigtige sted hen. Tvetydige bilag lægges i "Andet" til din beslutning i stedet for at blive gættet. Mere om automatisk kategorisering.

Trin 5: moms og forenklet faktura

Moms er der, hvor kvitteringer adskiller sig mest fra fakturaer. En kassebon er som regel en forenklet faktura. Ifølge Skattestyrelsens juridiske vejledning om forenklede fakturaer kan sælger udstede en forenklet faktura, når beløbet er under 3.000 kr. Den skal indeholde navn og adresse, CVR- eller SE-nummer, fortløbende nummer, dato, varens art og mængde samt det samlede beløb og momsen. Momsen kan angives som 20 % af prisen inkl. moms, svarende til 25 % af prisen ekskl. moms.

Spørgsmålene pr. bilag er:

• hvilken sats gælder, og er bilaget dansk eller udenlandsk,
• opfylder bilaget kravene til fradrag for købsmoms,
• er købet indenlandsk, fra et andet EU-land eller en import,
• er virksomheden overhovedet momsregistreret; under grænsen på 50.000 kr. og uden frivillig registrering bogføres bruttobeløbet, og der er intet momsfradrag.

Trin 6: fradrag i skatten

Fradrag i indkomstskatten er noget andet end momsfradrag. En legitim udgift kan stadig kun være delvis fradragsberettiget. Typiske områder med særregler:

En god proces anvender ikke en procentsats i det skjulte. Den bogfører udgiften, markerer poster, der kræver ekstra oplysninger (fx deltagere ved et forretningsmåltid), og markerer bøder som ikke fradragsberettigede med det samme. Den endelige vurdering af grænsetilfælde hører til hos din revisor.

Trin 7: dubletter, kontrol og eksport

Den samme kvittering kommer ofte to gange: én gang som foto ved kassen og én gang som pdf på e-mail. Hvert bilag sammenlignes med dem, der allerede er behandlet, på tværs af alle kanaler. En mistænkt dublet markeres, og du beslutter. To ens kaffe i træk er helt legitimt, så intet kasseres automatisk. Se dubletkontrol.

Hvad søsterproduktets pilot viser

Vores søsterprodukt DokladBot (Tjekkiet, april til august 2026) behandlede 2.455 bilag i sin pilot. Den vigtigste lære for Kontevia: at vise hver opdeling og overlade usikre bilag til brugeren betyder mere for tilliden end at presse det sidste ud af automatiseringen.

Hvor Kontevia står

Kontevia er i early access og er ikke et registreret digitalt bogføringssystem. Modtagelse via WhatsApp, e-mail og upload, aflæsning med regne- og satskontrol, VIES-tjek, danske momsregler, dubletkontrol og godkendelsestrinnet er kernen i produktet. Originalbilledet gemmes uforanderligt sammen med hvert bilag. Da bilag efter bogføringsloven skal opbevares i dit bogføringssystem, eksporteres de dertil sammen med billederne. Forvent en proces, der siger fra, når den er usikker.

Officielle kilder

• Lov om bogføring (Retsinformation)
• Erhvervsstyrelsen: Vejledning om bogføringsloven
• Skattestyrelsen: Forenklede fakturaer og kasseboner (Den juridiske vejledning)
• Skattestyrelsen: Få moms betalt i udlandet tilbage
• Europa-Kommissionen: VIES-kontrol af momsnumre

Generel information, som ikke erstatter rådgivning fra en revisor eller skatterådgiver. Oplysningerne gælder pr. 11. oktober 2026.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor længe skal bilag opbevares i Danmark?

Regnskabsmateriale skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. Materiale for regnskabsåret 2026 skal altså gemmes til udgangen af 2031. Kravet gælder også, hvis virksomheden skifter bogføringssystem.

Skal bilag opbevares digitalt?

For virksomheder omfattet af kravet om digital bogføring skal købs- og salgsbilag gemmes digitalt i bogføringssystemet. Salgsfakturaer skal gemmes i den version, de blev udstedt i. For købsfakturaer findes nogle undtagelser, men Erhvervsstyrelsen forventer, at hovedparten af bilag er digitale.

Er en kassebon nok til momsfradrag?

Ved køb under 3.000 kr. kan sælger udstede en forenklet faktura, og en kassebon kan træde i stedet, hvis den indeholder de samme oplysninger: sælgers navn, adresse og CVR- eller SE-nummer, fakturanummer, dato, varens art og beløb med moms. Fradrag kræver også, at købet vedrører virksomhedens momspligtige aktiviteter.

Kan jeg trække udenlandsk moms fra på en kvittering fra Tyskland?

Ikke i den danske momsangivelse. Udenlandsk moms søges tilbage via momsrefusion i TastSelv Erhverv, senest 30. september i året efter købet. Det er det pågældende lands regler, der afgør, om momsen kan refunderes.

Emner:bilagkvitteringerdigital opbevaringbogføringslovenforenklet fakturamomsfradragWhatsApp

Kontevia er i tidlig adgang. Landespecifik adfærd, der beskrives her, afspejler reglerne i det enkelte land, og er ikke et løfte om, at alle funktioner allerede er tilgængelige i dit land.