Darf ich Belege mit dem Handy fotografieren und das Original wegwerfen?

In Deutschland ja, wenn das Foto vollständig und lesbar ist, unveränderbar archiviert wird und das Verfahren in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Die GoBD erlauben ausdrücklich auch mobiles Erfassen per Smartphone. Ausnahmen gelten für Dokumente, deren Original andere Gesetze verlangen.

Wie lange muss ich digitale Belege aufbewahren?

In Deutschland seit 2025 acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen nach § 147 AO, zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen. In Österreich gilt nach der Bundesabgabenordnung grundsätzlich eine Frist von sieben Jahren.

Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen. Bei einer Bewirtung im Restaurant genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern auf oder neben der Rechnung. Steuerlich abziehbar sind 70 Prozent der angemessenen Kosten.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

In Deutschland eine Rechnung bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV, die ohne Namen des Kunden und mit Bruttobetrag und Steuersatz auskommt und trotzdem zum Vorsteuerabzug berechtigt. In Österreich liegt die Grenze bei 400 Euro brutto.

Belege digitalisieren per Chat: GoBD-konform fotografieren

Belege digitalisieren per Chat heißt: Kassenbon fotografieren, als Nachricht schicken, fertig. Das Finanzamt akzeptiert das Foto, wenn es vollständig und lesbar ist, unveränderbar archiviert wird und Ihr Ablauf in einer Verfahrensdokumentation steht. Dann darf der Papierbeleg in der Regel sogar weg. Dieser Artikel zeigt die Regeln der GoBD und was zwischen Foto und Buchung passiert.

Was die GoBD zum Fotografieren von Belegen sagen

Die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums und gelten für alle Unternehmen, die Bücher oder Aufzeichnungen digital führen. Seit der Fassung von 2019 ist klar: Belege dürfen nicht nur am Scanner im Büro, sondern auch mobil per Smartphone erfasst werden. Das Bild muss mit dem Original bildlich übereinstimmen und vollständig lesbar sein.

Die Umwandlung von Papier in eine elektronische Datei heißt in den GoBD ersetzendes Scannen. „Ersetzend“, weil das Digitalisat danach das Original ersetzt. Voraussetzung ist eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wer Belege erfasst, mit welchem Gerät, wann, wie die Lesbarkeit geprüft wird und wo die Dateien liegen. Die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband stellen dafür eine Muster-Verfahrensdokumentation bereit.

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Wann der Papierbeleg wirklich weg darf

Nach dem ersetzenden Scannen darf das Papieroriginal vernichtet werden, wenn die Verfahrensdokumentation existiert und eingehalten wird. Ausnahmen nennt § 147 Abs. 2 AO selbst: Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und bestimmte amtliche Zollunterlagen dürfen nicht nur als Bild aufbewahrt werden. Belege, die auf einer Dienstreise im Ausland entstehen, dürfen laut GoBD ebenfalls dort mobil erfasst werden.

Seit 2025 gilt für Buchungsbelege und Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 147 AO). Für eingehende E-Rechnungen ist laut der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 der XML-Datensatz das Original, nicht ein PDF-Ausdruck. Mehr dazu im Artikel E-Rechnungspflicht 2025, 2027, 2028.

Österreich: Belegerteilungspflicht und RKSV

In Österreich ist die Lage ähnlich, mit eigenen Begriffen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich sieben Jahre nach der Bundesabgabenordnung. Elektronische Archivierung ist zulässig, wenn die vollständige, geordnete und inhaltsgleiche Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist gesichert ist.

Auf der Ausstellerseite gilt die Registrierkassenpflicht nach RKSV, sobald der Jahresumsatz 15.000 Euro und die Barumsätze 7.500 Euro übersteigen (USP: Registrierkassenpflicht). Das betrifft den Empfänger eines Bons nur indirekt, erklärt aber den QR-Code auf jedem österreichischen Kassenbeleg. Kleinbetragsrechnungen sind in Österreich bis 400 Euro brutto möglich, in Deutschland bis 250 Euro.

Was zwischen Foto und Buchung passiert

📋Vom Kassenbon zur Buchung

Eingang – Der Beleg kommt als Foto per WhatsApp, als weitergeleitete E-Mail an die Belegadresse Ihres Unternehmens oder als Upload im Browser. Eine strukturierte E-Rechnung wird direkt aus dem XML gelesen, ohne Texterkennung.
Auslesen – Lieferant, USt-IdNr. oder Steuernummer, Datum, Belegnummer, Beträge und Umsatzsteuer nach Satz werden erkannt, auch bei zerknitterten oder schiefen Fotos.
Rechenprüfung – Netto plus Steuer muss den Bruttobetrag ergeben, und der Steuersatz muss im Land des Lieferanten existieren: 19 oder 7 Prozent in Deutschland, 20, 13, 10 oder 4,9 Prozent in Österreich. Passt etwas nicht, wird der Beleg markiert statt gebucht.
Lieferant zuordnen – Eine gedruckte USt-IdNr. wird in VIES geprüft. Die Tankstelle in Salzburg ist steuerlich ein anderer Lieferant als die gleichnamige in Freiburg.
Kategorie vorschlagen – Aus Lieferant, Positionen und Ihrer Nachricht („Kundentermin Hamburg“) entsteht ein Kategorievorschlag. Korrekturen merkt sich das System.
Dubletten prüfen – Derselbe Bon, einmal als Foto und einmal per E-Mail, wird erkannt und nicht doppelt gebucht.
Freigabe – Sie sehen den Beleg neben dem Originalbild und geben ihn frei. Erst dann geht er in den Export für die Steuerberatung.

Vorsteuer und Betriebsausgabe sind zwei Fragen

Ein Kassenbon wirft zwei getrennte Fragen auf. Die erste: Darf ich die Vorsteuer ziehen? Bei einer Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV bis 250 Euro reichen Name und Anschrift des Lieferanten, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Über 250 Euro brauchen Sie eine vollständige Rechnung mit Ihrem Namen. Kleinunternehmer ziehen gar keine Vorsteuer und buchen brutto.

Die zweite: Ist die Ausgabe als Betriebsausgabe abziehbar, und in welcher Höhe? Hier greifen Sonderregeln aus § 4 Abs. 5 EStG:

📊Typische Sonderfälle bei Belegen

Ausgabe	Deutschland	Was zusätzlich nötig ist
Bewirtung von Geschäftspartnern	70 Prozent abziehbar, Vorsteuer voll	Anlass und Teilnehmer, maschineller Beleg aus dem Restaurant
Geschenke an Geschäftspartner	Abziehbar bis 50 Euro pro Empfänger und Jahr	Name des Empfängers
Tankbeleg Firmenwagen	Voll als Betriebsausgabe, Privatanteil gesondert	Zuordnung zum Fahrzeug
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro	Vorsteuerabzug ohne Kundennamen	Bruttobetrag und Steuersatz auf dem Bon

In Österreich gelten eigene Regeln, etwa für Geschäftsessen mit Werbecharakter. Ein gutes System wendet deshalb die Regeln des Landes an, in dem Ihr Unternehmen steuerpflichtig ist, und sagt Ihnen, welche Angabe noch fehlt, statt stillschweigend einen Prozentsatz abzuziehen.

Beispiel: Elektrobetrieb in Köln

Ein Elektromeister in Köln kauft im Baumarkt Material für 238 Euro brutto, davon 38 Euro Umsatzsteuer zu 19 Prozent. Er fotografiert den Bon an der Kasse und schickt ihn per WhatsApp. Weil der Betrag unter 250 Euro liegt, ist es eine Kleinbetragsrechnung: Vorsteuer 38 Euro, Aufwand 200 Euro, Kategorie Material.

Am Abend lädt er einen Kunden zum Essen ein und schickt das Foto der Restaurantrechnung mit der Nachricht „Bewirtung Kunde Müller, Angebot Neubau“. Das System erkennt die Bewirtung, übernimmt Anlass und Teilnehmer aus der Nachricht und markiert, dass nur 70 Prozent des Nettobetrags als Betriebsausgabe zählen. Am Monatsende muss er keinen Schuhkarton sortieren.

Was Erfahrung zeigt

Unser Schwesterprodukt DokladBot hat in seinem Pilotbetrieb (Tschechien, April bis August 2026) 2.455 Belege verarbeitet. Die wichtigste Lehre war nicht die Erkennungsgenauigkeit, sondern die Prüfliste: Nutzer vertrauten dem System mehr, wenn es bei unsicheren Belegen nachfragte, statt alles automatisch zu buchen.

Wie Kontevia arbeitet

Kontevia ist im Early Access. Sie schicken Belege per WhatsApp, per E-Mail oder laden sie im Browser hoch. Jeder Beleg wird ausgelesen, mit Steuersätzen Ihres Landes geprüft, einer Kategorie zugeordnet und auf Dubletten geprüft. Das Originalbild bleibt an jedem Beleg hängen und wird für die Aufbewahrungsfrist unveränderbar archiviert. Die Verfahrensdokumentation schreiben Sie oder Ihre Steuerberatung, Kontevia liefert dafür einen festen, nachvollziehbaren Ablauf. Mehr unter Belege per Chat und Dublettenerkennung.

Offizielle Quellen

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung. Alle Angaben entsprechen dem Stand vom 10. Oktober 2026.

Häufig gestellte Fragen

Darf ich Belege mit dem Handy fotografieren und das Original wegwerfen?: In Deutschland ja, wenn das Foto vollständig und lesbar ist, unveränderbar archiviert wird und das Verfahren in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Die GoBD erlauben ausdrücklich auch mobiles Erfassen per Smartphone. Ausnahmen gelten für Dokumente, deren Original andere Gesetze verlangen.
Wie lange muss ich digitale Belege aufbewahren?: In Deutschland seit 2025 acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen nach § 147 AO, zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen. In Österreich gilt nach der Bundesabgabenordnung grundsätzlich eine Frist von sieben Jahren.
Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?: Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen. Bei einer Bewirtung im Restaurant genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern auf oder neben der Rechnung. Steuerlich abziehbar sind 70 Prozent der angemessenen Kosten.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?: In Deutschland eine Rechnung bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV, die ohne Namen des Kunden und mit Bruttobetrag und Steuersatz auskommt und trotzdem zum Vorsteuerabzug berechtigt. In Österreich liegt die Grenze bei 400 Euro brutto.

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Kontevia befindet sich im Early Access. Die hier beschriebenen länderspezifischen Regelungen spiegeln die Vorschriften des jeweiligen Staates wider, sind aber kein Versprechen, dass jede Funktion in Ihrem Land bereits verfügbar ist.

Buchhaltung, die mit den EU-Vorschriften Schritt hält

Senden Sie einen Beleg per Chat oder E-Mail, und Kontevia liest ihn aus, verbucht ihn nach den Regeln Ihres Landes und bereitet die Umsatzsteuer sowie den Export für Ihre Steuerberatung vor. Der Early Access ist offen.

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