Kuitit kirjanpitoon chatissa: lukeminen, ALV ja arkistointi

Kun lähetät kuitin kuvan chatissa, kirjanpito-ohjelma lukee myyjän, päivämäärän, summat ja arvonlisäveron, tarkistaa että luvut täsmäävät ja että verokanta on olemassa myyjän maassa, ehdottaa kategorian, etsii kaksoiskappaleet ja näyttää tuloksen sekunneissa. Selvät tositteet ovat valmiita vietäväksi tilitoimistolle, epäselvät odottavat sinun päätöstäsi. Kuva säilyy tositteen liitteenä kirjanpitolain säilytysajan.

Vaihe 1: tosite saapuu

Kuitti tulee WhatsApp-kuvana, yrityksen omaan sähköpostiosoitteeseen välitettynä tai selaimessa ladattuna. Kanavat tuovat erilaista aineistoa: chatin kuvassa on epätasainen valo ja rypyt, sähköpostissa voi olla PDF-lasku tai rakenteinen verkkolasku. Rakenteisesta laskusta tietoja ei tarvitse lukea kuvasta, koska kentät on jo määritelty. Kuvan mukana lähetetty teksti, kuten ”asiakaslounas, 3 henkeä”, säilyy vihjeenä kategoriaa varten. Kanavista lisää sivulla kuitit chatissa.

Vaihe 2: tietojen lukeminen ja tarkistukset

Kuvasta ja PDF:stä luetaan myyjän nimi ja Y-tunnus tai ALV-tunniste, päivämäärä, kuitin numero, rivit, verottomat summat, verokannat ja veron määrät, loppusumma ja maksutapa. Rypistyneet, vinot ja haalistuneet lämpöpaperikuitit ovat normaali tapaus.

Kaksi tarkistusta erottaa huolellisen prosessin huolimattomasta:

• Laskutoimitus. Veroton summa plus vero on loppusumma, ja rivit summautuvat oikein.
• Uskottavuus. Verokannan on oltava olemassa myyjän maassa. Suomessa kannat ovat Verohallinnon mukaan 25,5 %, 13,5 % ja 10 %. Kuitti, jossa lukee 14 %, on joko luettu väärin tai ajalta ennen vuotta 2026, jolloin alennettu kanta oli vielä 14 %.

Ravintolakuitti on hyvä esimerkki: ruoka on 13,5 prosentin kannassa, alkoholijuomat 25,5 prosentin kannassa, ja molemmat voivat olla samassa kuitissa. Kun tarkistus ei täsmää, tosite merkitään, ei kirjata.

Vaihe 3: myyjän tunnistaminen

”Neste” Lahdessa ja ”Neste” Tallinnassa ovat arvonlisäverotuksessa eri myyjiä. Myyjä tunnistetaan Y-tunnuksesta tai ALV-tunnisteesta, jos se on painettu, muuten osoitteesta ja maasta. EU:n ALV-tunnisteet voi tarkistaa Euroopan komission VIES-palvelussa, ja samaa tarkistusta voi kokeilla ALV-tunnisteen tarkistuksella.

Vaihe 4: kategoria ja tililuettelo

Kulu sijoitetaan kategoriaan myyjän, rivien, viestisi ja aiemman historian perusteella ja kohdistetaan tililuettelon tilille. Suomessa ei ole pakollista valtakunnallista tilikarttaa, vaan kirjanpitovelvollinen laatii oman tililuettelonsa, ja tilitoimisto voi säätää kohdistuksen omiin tileihinsä. Kun korjaat kategorian, saman myyjän seuraava tosite menee oikeaan paikkaan. Epäselvät tositteet jäävät ryhmään ”Muut” päätettäväksesi. Lisää: automaattinen luokittelu.

Vaihe 5: arvonlisäverokohtelu

Kuitti on yleensä kevennetty lasku. Verohallinnon laskutusohjeen mukaan kevennetyt merkinnät riittävät, kun loppusumma on enintään 400 euroa, ja vähittäiskaupassa summasta riippumatta. Jokaisesta tositteesta kysytään:

• mitkä verokannat myyjän maassa on ja mikä koskee kutakin riviä,
• täyttääkö tosite vähennyksen muodolliset vaatimukset,
• onko osto kotimainen, EU:n sisäinen vai tuonti,
• onko yrityksesi ylipäätään arvonlisäverovelvollinen. Jos liikevaihto jää 20 000 euron vähäisen toiminnan rajan alle eikä yritys ole hakeutunut rekisteriin, kulut kirjataan verollisina eikä veroa vähennetä.

Vaihe 6: vähennyskelpoisuus tuloverotuksessa

Tuloverotuksen vähennyskelpoisuus on eri asia kuin arvonlisävero. Suomessa tyypillinen esimerkki on edustus: edustusmenoista vain puolet on vähennyskelpoisia tuloverotuksessa, eikä niiden arvonlisäveroa saa vähentää lainkaan.

Hyvä prosessi ei laske prosentteja hiljaa. Se kirjaa kulun, merkitsee kohdat, joihin tarvitaan lisätietoja (esimerkiksi edustuslounaan vieraat), ja merkitsee sakot heti vähennyskelvottomiksi. Rajatapauksista päättää tilitoimisto.

Vaihe 7: kaksoiskappaleet, tarkistus ja vienti

Sama kuitti tulee usein kahdesti: kuvana kassalta ja PDF:nä sähköpostista. Jokaista tositetta verrataan jo käsiteltyihin kaikissa kanavissa, ja epäilty kaksoiskappale merkitään päätettäväksesi. Kaksi samanlaista kahvia peräkkäin on täysin mahdollista, joten mitään ei hylätä automaattisesti. Lisää: kaksoiskappaleiden tunnistus.

Sähköinen säilytys kirjanpitolain mukaan

Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 10 §:n mukaan tositteet säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, ja tilinpäätös, kirjanpidot ja tililuettelo vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Aineiston saa säilyttää sähköisesti, kun se pysyy luettavana koko ajan. Konteviassa alkuperäinen kuva jää jokaisen tositteen liitteeksi muuttumattomana kopiona, joten jokaisen luvun voi jäljittää lähteeseensä.

Kuvasta rakenteiseen kuittiin

Kuitin kuva on välivaihe. Valtiokonttorin vuoden 2026 arviomuistio sähköisistä liiketoimintatositteista käsitteli verkkolaskujen ja hankintasanomien ohella eKuittia, eli kuittia, joka siirtyy myyjän kassajärjestelmästä ostajan kirjanpitoon rakenteisena tietona. Lausuntoyhteenvedon mukaan muistioon ei liity käynnissä olevaa lainsäädäntöhanketta, joten kuvattu kuitti on vielä vuosia arkea. Kun rakenteisia kuitteja tulee, ne käsitellään kuten verkkolaskut: tiedot luetaan suoraan kentistä, ja kuvasta lukemisen epävarmuus poistuu.

Mitä sisartuotteen pilotti näyttää

Sisartuotteemme DokladBot (Tšekki, huhti–elokuu 2026) käsitteli pilotissaan 2 455 tositetta. Opetus, jonka Kontevia siitä otti: luottamuksen kannalta on tärkeämpää näyttää jokainen erittely ja jättää epävarmat tositteet käyttäjälle kuin puristaa automaatiosta viimeinenkin prosentti.

Missä Kontevia on nyt

Kontevia on early access -vaiheessa. Vastaanotto WhatsAppista, sähköpostista ja selaimesta, tietojen luku laskutoimitus- ja verokantatarkistuksineen, VIES-tarkistus, maakohtaiset arvonlisäverosäännöt, kaksoiskappaleiden tunnistus ja tarkistusvaihe ovat tuotteen ydin. Odota prosessia, joka kertoo, kun se on epävarma, ei taikuutta.

Viralliset lähteet

• Kirjanpitolaki 1336/1997 (Finlex)
• Verohallinto: laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa
• Verohallinto: arvonlisäveroprosentit
• Euroopan komissio: VIES-tarkistus
• Your Europe: arvonlisäveron palautukset

Yleistä tietoa, joka ei korvaa veroneuvojan tai tilitoimiston neuvontaa. Tiedot vastaavat tilannetta 11.10.2026.

Usein kysytyt kysymykset

Riittääkö kuitin kuva kirjanpitoon, vai pitääkö paperikuitti säilyttää?

Kirjanpitolaki sallii kirjanpitoaineiston säilyttämisen sähköisesti, kunhan aineisto pysyy luettavana ja tulostettavana koko säilytysajan ja sen alkuperä on todennettavissa. Kun kuva on tallennettu luotettavasti tositteen yhteyteen, paperikuittia ei yleensä tarvitse säilyttää erikseen. Varmista oman tilitoimiston käytäntö.

Kuinka kauan kuitit on säilytettävä?

Kirjanpitolain mukaan tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Tilinpäätös, kirjanpidot ja tililuettelo säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.

Mitä kuitissa pitää olla, jotta arvonlisäveron saa vähentää?

Verohallinnon mukaan kevennetyt laskumerkinnät riittävät, kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa: antopäivä, myyjän nimi ja Y-tunnus, tavaroiden tai palvelujen laji ja määrä sekä veron määrä tai peruste verokannoittain. Vähittäiskaupassa kevennys koskee myös suurempia summia.

Voiko ulkomaan kuitin arvonlisäveron vähentää omassa kausiveroilmoituksessa?

Ei. Toisessa EU-maassa maksettu arvonlisävero haetaan takaisin EU:n palautusmenettelyllä, joka tehdään sähköisesti oman maan veroviranomaisen kautta viimeistään ostoa seuraavan vuoden 30.9.

Aiheet:kuititkuittien säilytyssähköinen arkistointitositearvonlisäveroWhatsAppkirjanpitolaki

Kontevia on aikaisen käyttöönoton vaiheessa. Tässä kuvattu maakohtainen toiminta perustuu kunkin valtion sääntöihin, eikä ole lupaus siitä, että jokainen ominaisuus on jo käytössä maassasi.