Faturas com NIF pelo chat: do talão ao e-Fatura e à contabilidade

Quando envia a fotografia de uma fatura pelo chat, o programa de contabilidade lê o fornecedor, o NIF, a data, os valores e o IVA, verifica se as contas batem certo e se a taxa existe no país do fornecedor, atribui uma categoria, procura duplicados e mostra-lhe o resultado em segundos. Os documentos claros ficam prontos para exportar; os duvidosos esperam pela sua decisão.

Passo 1: entrada

A fatura chega como fotografia no WhatsApp, como e-mail reencaminhado para o endereço próprio da empresa ou como upload no browser. Cada canal traz coisas diferentes: uma fotografia tem luz irregular e vincos, um e-mail pode trazer um PDF ou uma fatura estruturada em XML. O XML dispensa a leitura, porque os campos já vêm definidos. Qualquer texto enviado com a fotografia ("almoço com cliente, 3 pessoas") fica como pista para a categorização. Veja os canais em faturas pelo chat.

Passo 2: leitura

Nas fotografias e nos PDF sem estrutura, a leitura extrai o nome e o NIF do fornecedor, a data, o número do documento, as linhas, os valores sem IVA, as taxas e o imposto, o total e o meio de pagamento. Talões térmicos amarrotados, tortos ou desbotados são o caso normal, não a exceção.

Duas verificações separam um processo cuidadoso de um ingénuo:

• Aritmética. Base mais IVA tem de dar o total, e as linhas têm de somar o subtotal.
• Plausibilidade. A taxa tem de existir no país e na região do fornecedor. No continente são 23 %, 13 % e 6 %; na Madeira 22 %, 12 % e 4 %; nos Açores 16 %, 9 % e 4 %, como mostra a tabela de taxas da AT. Um talão de Lisboa com 21 % indica erro de leitura; um talão do Funchal com 22 % está certo.

Quando uma verificação falha, o documento é assinalado, não lançado.

Passo 3: o NIF certo na fatura

Em Portugal, a questão mais prática não é técnica: é se a fatura está passada à empresa. O artigo 40.º do Código do IVA permite faturas simplificadas até 1 000 € nas vendas de retalhistas a particulares e até 100 € nas restantes operações. A fatura simplificada só leva o NIF do adquirente quando este é sujeito passivo ou quando o pede. Sem o NIF da empresa, o IVA não é dedutível e a despesa fica difícil de justificar.

Por isso, ao rever o resumo, confirme que o NIF do adquirente é o da empresa. Do lado do fornecedor, um número de IVA de outro país é verificado no VIES da Comissão Europeia. Pode fazer a mesma verificação na nossa ferramenta de NIF europeu.

Passo 4: o que o e-Fatura já sabe

Os fornecedores comunicam à AT os elementos das faturas até ao dia 5 do mês seguinte, como manda o artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012. Essas faturas aparecem no e-Fatura associadas ao NIF do adquirente. Isto ajuda de duas maneiras: permite confirmar que a fatura que fotografou foi de facto comunicada, e mostra faturas que nunca chegaram à contabilidade, por exemplo um talão perdido.

Para o IRS dos particulares, a AT pede que as faturas sejam validadas no e-Fatura até ao fim de fevereiro do ano seguinte; em 2026 o prazo foi 2 de março, porque 28 de fevereiro calhou a um sábado, segundo a newsletter da AT de fevereiro de 2026. Quem tem atividade aberta deve separar com cuidado as faturas pessoais das da atividade, porque o mesmo NIF serve as duas.

Passo 5: categorização

A despesa é colocada numa categoria a partir do fornecedor, das linhas, da sua mensagem e do histórico, e mapeada para o plano de contas do SNC usado pelo seu contabilista. Quando corrige uma categoria, o próximo documento do mesmo fornecedor vai para o sítio certo. Os documentos ambíguos ficam em "Outros" à espera da sua decisão, em vez de serem adivinhados. Mais em categorização automática.

Passo 6: dedutibilidade

A dedutibilidade para IRS ou IRC é uma questão separada do IVA. Uma despesa legítima da empresa pode ser só parcialmente aceite. As áreas onde as regras costumam pesar:

Um bom processo não aplica percentagens em silêncio. Lança a despesa, assinala o que pode ser dedutível ou precisa de dados extra (por exemplo os convidados de uma refeição de negócios) e marca as coimas como não dedutíveis logo à partida. A decisão final nos casos de fronteira é do seu contabilista certificado.

Passo 7: duplicados, revisão, exportação e arquivo

A mesma fatura chega muitas vezes duas vezes: uma como fotografia no balcão, outra em PDF por e-mail. Cada documento é comparado com os já processados em todos os canais; um possível duplicado é assinalado e decide você. Dois cafés iguais seguidos são legítimos, por isso nada é descartado automaticamente. Veja a deteção de duplicados.

A imagem original fica ligada a cada documento como cópia inalterável durante o prazo de conservação de 10 anos do artigo 19.º do Decreto-Lei n.º 28/2019. O artigo 23.º do mesmo diploma permite o arquivo digital de documentos em papel, desde que a digitalização seja legível, sem perda de informação e com controlos de integridade.

O que mostra o piloto do produto irmão

O nosso produto irmão DokladBot (Chéquia, abril a agosto de 2026) processou 2 455 documentos no seu piloto. A lição que a Kontevia retirou: mostrar cada resumo e deixar ao utilizador os documentos incertos conta mais para a confiança do que espremer a última gota de automatização.

Onde está a Kontevia

A Kontevia está em early access. A entrada por WhatsApp, e-mail e upload, a leitura com verificação aritmética e de taxas, a verificação no VIES, os planos de contas e as regras de IVA por país, a deteção de duplicados e o passo de revisão são o centro do produto. Conte com um processo que diz quando não tem a certeza, não com magia.

Fontes oficiais

• Portal das Finanças: Código do IVA, artigo 40.º (faturas simplificadas)
• Portal das Finanças: Decreto-Lei n.º 28/2019, versão consolidada
• Portal das Finanças: Decreto-Lei n.º 198/2012, comunicação de faturas
• Comissão Europeia: verificação de números de IVA (VIES)
• A sua Europa: reembolso do IVA

Informação geral que não substitui o aconselhamento de um contabilista certificado. Dados válidos a 11 de outubro de 2026.

Perguntas frequentes

Posso deitar fora a fatura em papel depois de a digitalizar?

O artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 permite digitalizar e arquivar em formato eletrónico os documentos em papel, com controlos de integridade e imagens legíveis sem perda de informação. Os originais de faturas de aquisição só podem ser destruídos depois de assegurados esses controlos e de exercido o direito à dedução do IVA.

Um talão sem NIF serve para deduzir o IVA?

Em regra, não. Uma fatura simplificada só identifica o adquirente se este pedir o NIF, e para deduzir o IVA a empresa precisa de uma fatura passada em seu nome, com o seu NIF e o IVA discriminado. Peça sempre o NIF da empresa no momento do pagamento.

Se a fatura já está no e-Fatura, ainda preciso de a guardar?

Sim. O e-Fatura mostra os dados que o fornecedor comunicou à AT, mas a obrigação de conservar os documentos de suporte durante 10 anos mantém-se. O documento ou a sua cópia digital fiável continua a ser a prova.

Posso recuperar o IVA de uma fatura de Espanha?

Não na declaração periódica portuguesa. O IVA de outro Estado-Membro recupera-se pelo procedimento europeu de reembolso, pedido eletronicamente no Portal das Finanças até 30 de setembro do ano seguinte ao da compra.

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