Αποδείξεις από το chat: πώς διαβάζονται, ελέγχονται και καταχωρίζονται

Όταν στέλνετε τη φωτογραφία μιας απόδειξης σε ένα chat, το λογισμικό διαβάζει τον προμηθευτή, την ημερομηνία, τα ποσά και τον ΦΠΑ, ελέγχει ότι τα νούμερα συμφωνούν και ότι ο συντελεστής υπάρχει στη χώρα του προμηθευτή, προτείνει κατηγορία, ελέγχει για διπλότυπα και σας δείχνει το αποτέλεσμα σε δευτερόλεπτα. Ό,τι είναι αμφίβολο περιμένει την απόφασή σας.

Βήμα 1: παραλαβή

Μια απόδειξη φτάνει ως φωτογραφία στο WhatsApp, ως e-mail που προωθείται στη διεύθυνση της εταιρείας ή ως μεταφόρτωση στο πρόγραμμα περιήγησης. Κάθε κανάλι φέρνει κάτι διαφορετικό: η φωτογραφία έχει άνισο φωτισμό και τσακίσεις, το e-mail μπορεί να περιέχει PDF ή δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Το δομημένο XML δεν χρειάζεται ανάγνωση, γιατί τα πεδία του είναι ήδη ορισμένα. Όποιο κείμενο στείλετε μαζί με τη φωτογραφία («γεύμα με πελάτη, 3 άτομα») κρατιέται ως ένδειξη για την κατηγορία. Τα κανάλια περιγράφονται στις αποδείξεις μέσω chat.

Βήμα 2: ανάγνωση

Από φωτογραφίες και PDF διαβάζονται επωνυμία και ΑΦΜ του προμηθευτή, ημερομηνία, αριθμός παραστατικού, γραμμές, καθαρά ποσά, συντελεστές και ποσά ΦΠΑ, σύνολο και τρόπος πληρωμής. Τσαλακωμένες, στραβές και ξεθωριασμένες θερμικές αποδείξεις είναι ο κανόνας, όχι η εξαίρεση.

Δύο έλεγχοι ξεχωρίζουν μια προσεκτική διαδικασία από μια αφελή:

• Αριθμητική. Καθαρό ποσό συν ΦΠΑ πρέπει να ισούται με το σύνολο και οι γραμμές να αθροίζουν στο υποσύνολο.
• Αληθοφάνεια. Ο συντελεστής πρέπει να υπάρχει στη χώρα του προμηθευτή. Συντελεστής 20 % σε απόδειξη από τη Θεσσαλονίκη, όπου ισχύουν 24 %, 13 % και 6 %, δείχνει λάθος ανάγνωση. Σε απόδειξη από τη Χίο ή την Κω όμως οι μειωμένοι κατά 30 % συντελεστές (17 %, 9 %, 4 %) είναι σωστοί. Στην Κύπρο ισχύουν 19 % κανονικός και 9 %, 5 % ή 3 % μειωμένοι, ενώ για βασικά είδη εφαρμόζεται προσωρινά 0 % έως τις 31.12.2026.

Όταν ένας έλεγχος αποτυγχάνει, το παραστατικό σημαίνεται, δεν καταχωρίζεται.

Βήμα 3: ταυτοποίηση προμηθευτή

Ένα πρατήριο με το ίδιο σήμα στην Αθήνα και στη Λευκωσία είναι διαφορετικοί προμηθευτές για τον ΦΠΑ. Ο προμηθευτής ταυτοποιείται από τον ΑΦΜ όταν είναι τυπωμένος, αλλιώς από τη διεύθυνση και τη χώρα. Οι ελληνικοί ΑΦΜ ΦΠΑ έχουν πρόθεμα EL, όχι GR, και οι κυπριακοί CY με οκτώ ψηφία και ένα γράμμα. Οι ενωσιακοί ΑΦΜ ελέγχονται στην υπηρεσία VIES της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, κάτι που μετράει και για την αντιστροφή της επιβάρυνσης. Δοκιμάστε τον ίδιο έλεγχο στον έλεγχο ΑΦΜ.

Βήμα 4: κατηγοριοποίηση

Το έξοδο κατατάσσεται σε κατηγορία με βάση τον προμηθευτή, τις γραμμές, το μήνυμά σας και το ιστορικό σας, και αντιστοιχίζεται στους λογαριασμούς των Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων (ν. 4308/2014) ή, στην Κύπρο, στο λογιστικό σχέδιο που χρησιμοποιεί ο λογιστής σας με βάση τα ΔΠΧΑ. Όταν διορθώνετε μια κατηγορία, το επόμενο παραστατικό του ίδιου προμηθευτή πηγαίνει στη σωστή θέση. Τα αμφίσημα μένουν στο «Λοιπά» για τη δική σας απόφαση. Περισσότερα στην αυτόματη κατηγοριοποίηση.

Βήμα 5: ΦΠΑ και myDATA

Ο ΦΠΑ είναι το σημείο όπου οι αποδείξεις διαφέρουν περισσότερο από τα τιμολόγια. Μια απόδειξη ταμειακής είναι συνήθως απλοποιημένο τιμολόγιο: σύμφωνα με το άρθρο 220α της Οδηγίας ΦΠΑ, τα κράτη μέλη μπορούν να επιτρέπουν απλοποιημένα τιμολόγια έως 100 ευρώ, και το άρθρο 238 τους επιτρέπει υψηλότερο όριο έως 400 ευρώ. Οι ερωτήσεις ανά παραστατικό είναι:

• ποιοι συντελεστές ισχύουν στη χώρα του προμηθευτή και ποιος σε κάθε γραμμή,
• αν το παραστατικό πληροί τις τυπικές προϋποθέσεις για έκπτωση του ΦΠΑ εισροών,
• αν η αγορά είναι εγχώρια, ενδοκοινοτική ή εισαγωγή,
• αν η επιχείρησή σας είναι υποκείμενη στον ΦΠΑ· στο ειδικό καθεστώς μικρών επιχειρήσεων καταχωρίζετε μικτά ποσά και δεν εκπίπτετε τίποτα.

Στην Ελλάδα υπάρχει και δεύτερη πλευρά: οι προμηθευτές διαβιβάζουν τα παραστατικά τους στο myDATA και τα έξοδα εμφανίζονται εκεί για χαρακτηρισμό. Μια ψηφιοποιημένη απόδειξη που λείπει από το myDATA, ή μια εγγραφή στο myDATA χωρίς απόδειξη, είναι το είδος της απόκλισης που πρέπει να ελέγξει ο λογιστής πριν από τη δήλωση ΦΠΑ.

Βήμα 6: εκπιπτόμενα έξοδα

Η έκπτωση για τον φόρο εισοδήματος είναι ξεχωριστή από τον ΦΠΑ. Ένα νόμιμο επιχειρηματικό έξοδο μπορεί να εκπίπτει μόνο εν μέρει. Τυπικά πεδία όπου οι κανόνες διαφέρουν:

Μια καλή διαδικασία δεν εφαρμόζει σιωπηλά ένα ποσοστό. Καταχωρίζει το έξοδο, σημαίνει ό,τι μπορεί να εκπίπτει ή χρειάζεται επιπλέον στοιχεία και χαρακτηρίζει αμέσως τα πρόστιμα ως μη εκπιπτόμενα. Την τελική κρίση για τις οριακές περιπτώσεις την έχει ο λογιστής σας.

Βήμα 7: διπλότυπα, έλεγχος και εξαγωγή

Η ίδια απόδειξη φτάνει συχνά δύο φορές: μία ως φωτογραφία στο ταμείο, μία ως PDF με e-mail. Κάθε παραστατικό συγκρίνεται με όσα έχουν ήδη επεξεργαστεί, σε όλα τα κανάλια· ένα πιθανό διπλότυπο σημαίνεται και αποφασίζετε εσείς. Δύο ίδιοι καφέδες στη σειρά είναι νόμιμοι, άρα τίποτα δεν απορρίπτεται αυτόματα. Δείτε τον εντοπισμό διπλότυπων.

Διατήρηση

Η αρχική εικόνα μένει συνδεδεμένη με κάθε παραστατικό ως αμετάβλητο αντίγραφο για την περίοδο διατήρησης της χώρας σας, ώστε κάθε ποσό στα βιβλία να οδηγεί πίσω στην πηγή του. Στην Ελλάδα τα βιβλία και τα στοιχεία φυλάσσονται κατά κανόνα όσο διαρκεί ο χρόνος παραγραφής της φορολογικής αξίωσης. Η ακριβής διάρκεια εξαρτάται από την περίπτωση, γι' αυτό συμφωνήστε την με τον λογιστή σας, και στην Κύπρο με βάση τις οδηγίες του Τμήματος Φορολογίας.

Τι δείχνει ο πιλότος του αδελφού προϊόντος

Το αδελφό μας προϊόν DokladBot (Τσεχία, Απρίλιος έως Αύγουστος 2026) επεξεργάστηκε 2.455 παραστατικά στον πιλότο του. Το δίδαγμα που κράτησε η Kontevia: η εμπιστοσύνη χτίζεται όταν κάθε ανάλυση εμφανίζεται και τα αβέβαια παραστατικά μένουν στον χρήστη, όχι όταν αυτοματοποιείται και το τελευταίο βήμα.

Πού βρίσκεται η Kontevia

Η Kontevia βρίσκεται σε early access. Παραλαβή μέσω WhatsApp, e-mail και μεταφόρτωσης, ανάγνωση με αριθμητικό έλεγχο και έλεγχο συντελεστών, έλεγχος ΑΦΜ στο VIES, κανόνες ΦΠΑ και λογιστικά σχέδια ανά χώρα, εντοπισμός διπλότυπων και το βήμα ελέγχου αποτελούν τον πυρήνα του προϊόντος. Η Kontevia δεν διαβιβάζει χαρακτηρισμούς στο myDATA· ετοιμάζει τα δεδομένα για τον λογιστή σας. Περιμένετε μια διαδικασία που λέει πότε δεν είναι σίγουρη, όχι μαγεία.

Επίσημες πηγές

• Οδηγία 2006/112/ΕΚ (Οδηγία ΦΠΑ) στο EUR-Lex
• Ευρωπαϊκή Επιτροπή: έλεγχος ΑΦΜ στο VIES
• Your Europe: κανόνες τιμολόγησης
• Your Europe: επιστροφή ΦΠΑ
• Ευρωπαϊκή Επιτροπή: eInvoicing in Greece (myDATA και προσυμπληρωμένες δηλώσεις)

Γενική ενημέρωση που δεν αντικαθιστά τη συμβουλή λογιστή ή φοροτεχνικού. Τα στοιχεία ισχύουν στις 11 Οκτωβρίου 2026.

Συχνές ερωτήσεις

Αρκεί η φωτογραφία της απόδειξης για την εφορία;

Η Οδηγία ΦΠΑ αφήνει σε κάθε κράτος να ορίσει πώς διασφαλίζονται η γνησιότητα, η ακεραιότητα και η αναγνωσιμότητα για όλη την περίοδο διατήρησης. Στην Ελλάδα τα δεδομένα των παραστατικών διαβιβάζονται επιπλέον στο myDATA. Κρατήστε την αρχική εικόνα μαζί με την εγγραφή και ρωτήστε τον λογιστή σας για τις ειδικές απαιτήσεις αρχειοθέτησης.

Τι γίνεται όταν ένα πεδίο διαβαστεί λάθος;

Η ανάλυση εμφανίζεται σε εσάς πριν φτάσει οτιδήποτε στον λογιστή. Ποσά που δεν συμφωνούν και αμφίσημα παραστατικά μένουν για τη δική σας απόφαση αντί να καταχωρίζονται σιωπηλά, και μπορείτε να διορθώσετε κάθε πεδίο. Το σύστημα θυμάται τις διορθώσεις για τον ίδιο προμηθευτή.

Μπορώ να εκπέσω ΦΠΑ από απόδειξη άλλου κράτους μέλους;

Όχι στη δική σας δήλωση ΦΠΑ. Ο αλλοδαπός ΦΠΑ επιστρέφεται με την ενωσιακή διαδικασία επιστροφής, που υποβάλλεται ηλεκτρονικά μέσω της φορολογικής διοίκησης της χώρας σας, στην Ελλάδα μέσω ΑΑΔΕ και στην Κύπρο μέσω Tax For All, έως τις 30 Σεπτεμβρίου του επόμενου έτους.

Πρέπει να χαρακτηρίζω τα έξοδα στο myDATA;

Τα έξοδα που διαβιβάζουν οι προμηθευτές σας εμφανίζονται στο myDATA και, ανάλογα με το λογιστικό σας σύστημα, πρέπει να χαρακτηριστούν. Οι αποδείξεις που ψηφιοποιείτε βοηθούν να ελέγξετε ότι κάθε έξοδο υπάρχει και στις δύο πλευρές. Τον χαρακτηρισμό τον κάνει συνήθως ο λογιστής.

Θέματα:αποδείξειςέξοδαmyDATAχαρακτηρισμός εξόδωνΦΠΑWhatsAppαυτοματοποίηση λογιστικής

Η Kontevia βρίσκεται σε πρόωρη πρόσβαση. Η συμπεριφορά ανά χώρα που περιγράφεται εδώ αντικατοπτρίζει τους κανόνες κάθε κράτους και όχι μια υπόσχεση ότι κάθε λειτουργία είναι ήδη διαθέσιμη στη χώρα σας.