Tickets y facturas simplificadas por WhatsApp: cómo se contabilizan

Cuando fotografías un ticket y lo envías por WhatsApp, el sistema lo lee, identifica al proveedor, separa base e IVA, comprueba si es una factura simplificada válida para deducir, lo clasifica según el Plan General de Contabilidad y lo deja listo para tu gestor. La foto es lo fácil: lo que decide si el gasto cuenta es lo que pasa después.

Ticket, factura simplificada o factura completa

En España la diferencia no es de forma sino de contenido, y tiene consecuencias directas en tu IVA. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) distingue:

La regla práctica para un autónomo: cuando pagues algo de la actividad, pide la factura con tu NIF. Muchos establecimientos lo hacen en caja o a través de un código QR en el propio ticket. Un ticket simple puede justificar el gasto en el IRPF, pero el IVA de ese ticket se pierde.

Paso 1: la entrada del documento

El documento llega por WhatsApp, por correo a la dirección propia de tu empresa o subido en el navegador. Cada canal trae algo distinto: una foto torcida con papel térmico arrugado, un PDF de un proveedor o una factura electrónica estructurada. Si llega un fichero estructurado, como una factura Facturae, no hace falta leer nada: los campos ya vienen definidos.

El mensaje que acompaña a la foto también cuenta. Escribir «comida con cliente, 2 personas» o «gasolina, visita a obra en Getafe» ayuda a clasificar el gasto y deja constancia del motivo.

Paso 2: lectura y comprobaciones

Para las fotos y los PDF sin estructura, el sistema extrae proveedor, NIF, fecha, número de documento, líneas, base, tipo de IVA, cuota y total. Lo que separa un buen proceso de uno ingenuo son dos detalles:

• Confianza por campo. Un total bien impreso es fiable; un tipo de IVA leído de una línea borrosa, no.
• Comprobaciones aritméticas. Base más IVA debe dar el total, y el tipo debe existir en España: 21 %, 10 % o 4 %. Si no cuadra, el documento se marca y no se contabiliza.

Paso 3: proveedor, duplicados y tu NIF

El proveedor se identifica por su NIF cuando aparece y por nombre y dirección cuando no. Para proveedores de otros países de la UE el NIF-IVA se comprueba en VIES, lo que decide si una compra intracomunitaria va con inversión del sujeto pasivo.

Aquí entra también la detección de duplicados: el mismo ticket enviado por WhatsApp y después reenviado en PDF por correo se reconoce y no se contabiliza dos veces. Y se comprueba si el documento lleva tu NIF, porque de eso depende que la cuota vaya al modelo 303 o se quede como mayor gasto.

Paso 4: clasificación en el Plan General de Contabilidad

El gasto se asigna a una categoría y a una cuenta del Plan General de Contabilidad: combustible, suministros, restauración, material de oficina, servicios profesionales. Se combinan varias señales: el tipo habitual del proveedor, las líneas del ticket, tu mensaje, el importe y la hora. Una gasolinera a las 7:30 de un martes con el mensaje «visita a obra» es un gasto de desplazamiento; la misma gasolinera un sábado por la noche sin mensaje merece una pregunta. Cuando corriges una categoría, el sistema la recuerda para el mismo proveedor.

Paso 5: lo que es deducible para un autónomo

Que un gasto sea de la actividad no significa que sea deducible al cien por cien. La Ley del IRPF, en su artículo 30, fija reglas concretas para quien está en estimación directa:

• Comidas del propio autónomo: deducibles si se pagan con medio electrónico en un establecimiento de restauración, con el límite de 26,67 € al día en España y 48,08 € en el extranjero.
• Suministros de casa cuando trabajas desde la vivienda: el 30 % de la proporción de metros dedicados a la actividad.
• Vehículo: el IVA se presume afecto al 50 % y en el IRPF solo es deducible si el uso es exclusivo para la actividad, salvo excepciones como comerciales o transportistas.

Un buen proceso no aplica porcentajes en silencio: contabiliza el gasto, marca la parte deducible y te avisa de lo que falta, por ejemplo «este pago fue en efectivo, la comida no será deducible».

Conservación: cuatro años, mejor seis

Hacienda puede revisar tus impuestos durante cuatro años, el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria, y durante ese tiempo debes conservar facturas y justificantes. El Código de Comercio pide seis años para los documentos de empresarios, así que la recomendación habitual es guardar seis.

Ejemplo: una arquitecta autónoma en Madrid

Elena es arquitecta en Madrid. Un jueves compra tóner y papel para su impresora en una papelería de Chamberí y paga 60,50 € con tarjeta. Al salir manda la foto del ticket por WhatsApp con el texto «tóner y papel, proyecto Arganzuela».

Qué aprendimos del piloto checo

Nuestro producto hermano DokladBot (Chequia, abril–agosto de 2026) procesó 2.455 documentos en su piloto. La lección que pasó al diseño de Kontevia no fue sobre precisión de lectura, que rara vez era el cuello de botella, sino sobre la cola de revisión: los usuarios confiaban más cuando el sistema preguntaba por el 10 % dudoso que cuando lo contabilizaba todo sin avisar.

Dónde está Kontevia

Kontevia está en early access. La entrada por WhatsApp, correo y navegador, la lectura con confianza por campo, la comprobación de NIF-IVA en VIES, la clasificación con las reglas de España y la cola de revisión son el núcleo del producto. Puedes ver cómo funcionan los tickets por WhatsApp o repasar los plazos de conservación en el glosario. Si emites facturas, la guía de Verifactu explica qué cambia en tu programa.

Fuentes oficiales

• BOE: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación
• BOE: Ley 35/2006 del IRPF, artículo 30
• BOE: Reglamento del IRPF, artículo 9 (dietas)
• BOE: Ley 58/2003 General Tributaria
• BOE: Plan General de Contabilidad

Información general que no sustituye el asesoramiento de un asesor fiscal. Datos vigentes a 11 de octubre de 2026.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir el IVA de un ticket de restaurante?

Solo si el documento es una factura completa o una factura simplificada cualificada, con tu NIF y domicilio y la cuota de IVA separada. Con un ticket simple sin tus datos el gasto puede ser deducible en el IRPF, pero el IVA no.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los tickets y facturas?

A efectos fiscales, al menos cuatro años, el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria. El Código de Comercio exige seis años para los libros y documentos de empresarios. En la práctica conviene guardar seis.

¿Basta con una foto del ticket para tirar el papel?

Para destruir el original en papel con plena seguridad hace falta digitalización certificada con un software homologado por la AEAT. Sin ella, guarda la foto para tu contabilidad y conserva también el papel durante el plazo legal.

¿Qué pasa si la lectura del ticket sale mal?

Cada campo leído tiene un grado de confianza. Los importes dudosos, los proveedores desconocidos o las sumas que no cuadran van a una cola de revisión en lugar de contabilizarse sin más, y puedes corregir cualquier dato antes de aprobarlo.

Temas:factura simplificadatickets autónomosIVA deduciblegastos deducibles autónomosdigitalización de facturasconservación de facturasWhatsApp

Kontevia está en acceso anticipado. El comportamiento específico de cada país descrito aquí refleja la normativa de cada Estado, no una promesa de que todas las funciones ya estén activas en su país.