Kuludokumendid vestluses: kuidas tšekk loetakse ja kirjendatakse

Kui saadate tšeki pildi vestlusesse, loeb raamatupidamistarkvara välja tarnija, kuupäeva, summad ja käibemaksu, kontrollib, kas numbrid klapivad ja kas käibemaksumäär on tarnija riigis olemas, määrab kategooria, kontrollib duplikaate ja näitab tulemust mõne sekundiga. Selged dokumendid on ekspordiks valmis, kõik kahtlane jääb teie otsustada.

1. samm: dokumendi saabumine

Kuludokument jõuab WhatsAppi fotona, ettevõtte oma postkasti edastatud e-kirjana või brauseris üles laaditud failina. Iga kanal toob midagi erinevat: vestluse fotol on ebaühtlane valgus ja kortsud, e-kirjas võib olla PDF-arve või struktureeritud e-arve. Struktureeritud XML jätab lugemise vahele, sest selle väljad on juba määratud; Eestis liigub üha rohkem ostuarveid e-arvena, vt e-arve Eestis ja operaatorid. Fotoga koos saadetud tekst („kliendilõuna, 3 inimest“) jäetakse kategooria vihjeks. Kanalitest lähemalt: kuludokumendid vestluses.

2. samm: andmete lugemine

Fotode ja struktureerimata PDF-ide puhul loetakse välja tarnija nimi ja käibemaksukohustuslase number, kuupäev, dokumendi number, read, maksustatav väärtus, käibemaksumäärad ja summad, kogusumma ja makseviis. Kortsus, viltused ja tuhmunud termotšekid on tavaline juhtum, mitte erand.

Kaks kontrolli eristavad hoolikat protsessi naiivsest:

• Aritmeetika. Maksustatav väärtus pluss käibemaks peab võrduma kogusummaga ja read peavad andma vahesumma.
• Usutavus. Käibemaksumäär peab tarnija riigis olemas olema. 20 % määr Tallinna tšekil, kus määrad on 24 %, 13 % ja 9 %, viitab lugemisveale.

Kui kontroll ebaõnnestub, märgitakse dokument, kuid seda ei kirjendata.

3. samm: tarnija tuvastamine

„Circle K“ Tartus ja „Circle K“ Vilniuses on käibemaksu mõttes eri tarnijad. Tarnija tuvastatakse käibemaksukohustuslase numbri või registrikoodi järgi, kui see on trükitud, muidu aadressi ja riigi järgi. ELi numbreid saab kontrollida Euroopa Komisjoni VIES-teenuses, mis on oluline ka selleks, et otsustada, kas piiriülene ost on pöördmaksustatav. Sama kontrolli saate proovida meie KMKR numbri kontrollis.

4. samm: kategooria

Kulu paigutatakse kategooriasse tarnija, ridade, teie sõnumi ja ajaloo põhjal ning seotakse kontoplaaniga. Eestis ei ole kohustuslikku riiklikku kontoplaani, iga ettevõte kasutab oma kontoplaani vastavalt Eesti finantsaruandluse standardile, seega seob teie raamatupidaja kategooriad oma kontodega. Kui parandate kategooriat, läheb sama tarnija järgmine dokument õigesse kohta. Ebaselged dokumendid jäetakse kategooriasse „Muu“, mitte ei arvata. Lähemalt: automaatne kategoriseerimine.

5. samm: käibemaks

Käibemaksu poolest erineb tšekk arvest kõige rohkem. Käibemaksudirektiivi artiklid 220a ja 238 lubavad liikmesriikidel lubada lihtsustatud arveid (üldiselt kuni 100 eurot, erandina kuni 400 eurot), kuid Eesti on seda kasutanud kitsalt. Maksu- ja Tolliameti juhendi järgi on lihtsustatud arve lubatud sõidupiletite, parkimisautomaatide, automaattanklate ja muude automaatide puhul ning summa ilma käibemaksuta ei tohi ületada 160 eurot. Ostja lisab arvele oma nime ja käibemaksukohustuslase numbri.

Iga dokumendi kohta küsitakse:

• millised määrad tarnija riigis kehtivad ja milline kehtib igale reale,
• kas dokument vastab sisendkäibemaksu mahaarvamise vorminõuetele,
• kas ost on riigisisene, ühendusesisene või import,
• kas teie ettevõte on üldse käibemaksukohustuslane; alla 40 000 euro registreerimispiiri kirjendate brutosummad ja midagi tagasi ei taotle.

Kontevia võtab määrad ja piirid hooldatud riigireeglitest, mitte sellest, mida tšekk näib ütlevat.

6. samm: kulude maksustamine

Eestis on ettevõtte tulumaks seotud kasumi jaotamisega: Maksu- ja Tolliameti järgi maksustatakse väljamakseid ühtse määraga 22/78 ja kui ettevõte jätab kasumi ettevõttesse, maksukohustust ei teki. Sellepärast on Eestis tähtis küsimus mitte „kas kulu on mahaarvatav“, vaid „kas kulu on ettevõtlusega seotud“. Ettevõtlusega mitteseotud kulud, erisoodustused ja kingitused võivad olla maksustatavad.

Hea protsess ei rakenda vaikselt protsente. See kirjendab kulu, märgib kulud, mis vajavad lisaandmeid (näiteks kliendilõuna külaliste nimed), ja märgib trahvid kohe ettevõtlusega mitteseotuks. Piirjuhtumite lõpliku hinnangu annab raamatupidaja.

7. samm: duplikaadid, ülevaatus ja eksport

Sama tšekk jõuab sageli kaks korda: korra fotona kassas, korra PDF-ina e-postiga. Iga dokumenti võrreldakse juba töödeldutega kõigis kanalites; kahtlane duplikaat märgitakse ja otsustate teie. Kaks ühesugust kohvi järjest on täiesti võimalik, seega midagi automaatselt ära ei visata. Vaata duplikaatide tuvastamine.

Originaalpilt jääb iga dokumendi juurde muutmatu koopiana. Käibemaksuseaduse § 36 järgi tuleb arveid säilitada seitse aastat väljastamise või saamise päevast ja elektroonilised arved säilitatakse elektrooniliselt algsel kujul.

Mida näitab sõsartoote piloot

Meie sõsartoode DokladBot (Tšehhi, aprill–august 2026) töötles piloodi jooksul 2455 dokumenti. Õppetund, mille Kontevia sellest võttis: iga tulemuse näitamine ja ebakindlate dokumentide kasutajale jätmine on usalduse jaoks olulisem kui viimase automatiseerimisprotsendi väljapigistamine.

Kus Kontevia on

Kontevia on early access faasis. Dokumentide vastuvõtt WhatsAppi, e-posti ja üleslaadimise kaudu, lugemine koos aritmeetika ja määrade kontrolliga, VIES-kontroll, riigipõhised käibemaksureeglid, duplikaatide tuvastamine ja ülevaatuse samm on toote tuum. Oodake protsessi, mis ütleb, kui ta pole kindel, mitte imet.

Ametlikud allikad

• Maksu- ja Tolliamet: lihtsustatud arve väljastamine
• Maksu- ja Tolliamet: maksukohustuslase kohustused ja arvete säilitamine
• Maksu- ja Tolliamet: tulumaks ja sotsiaalmaks
• Euroopa Komisjon: VIES käibemaksukohustuslase numbri kontroll
• Your Europe: käibemaksu tagastamine

Üldine teave, mis ei asenda maksunõustaja ega raamatupidaja nõuannet. Andmed seisuga 11. oktoober 2026.

Korduma kippuvad küsimused

Kas poe kassatšekk sobib sisendkäibemaksu mahaarvamiseks?

Üldjuhul mitte. Maksu- ja Tolliameti juhendi järgi ei ole poe kassatšekk lihtsustatud arve, sest poes saab küsida täisarve. Lihtsustatud arve on lubatud näiteks sõidupiletite, parkimisautomaatide ja automaattanklate puhul ning summa ilma käibemaksuta ei tohi ületada 160 eurot.

Kui kaua tuleb kuludokumente säilitada?

Käibemaksuseaduse § 36 järgi säilitab käibemaksukohustuslane väljastatud arvete koopiad ja ostuarved seitse aastat nende väljastamise või saamise päevast. Elektroonilised arved säilitatakse elektrooniliselt, algsel kujul.

Mis juhtub, kui mõni väli loetakse valesti?

Tulemus näidatakse teile enne, kui midagi raamatupidajale läheb. Summad, mis ei klapi, ja ebaselged dokumendid jäetakse teie otsustada, mitte ei kirjendata vaikselt. Iga välja saab parandada ja süsteem jätab sama tarnija paranduse meelde.

Kas teise ELi riigi tšekilt saab käibemaksu tagasi?

Mitte Eesti käibedeklaratsioonis. Välisriigi käibemaks taotletakse tagasi ELi tagastusmenetluses, mis esitatakse elektrooniliselt oma riigi maksuhalduri kaudu hiljemalt ostule järgneva aasta 30. septembriks.

Teemad:kuludokumendidtšekidalgdokumentsisendkäibemaksWhatsAppraamatupidamise automatiseerimine

Kontevia on varajase juurdepääsu faasis. Siin kirjeldatud riigipõhine käitumine peegeldab iga riigi reegleid, mitte lubadust, et kõik funktsioonid on juba täna teie riigis saadaval.